Este artículo se incluye con fines educativos y no constituye asesoría legal, financiera ni fiscal. Para obtener asesoramiento específico aplicable a tu negocio, comunícate con un profesional.
Los empleados felices son buenos para el negocio. Según un Informe de retención de empleados del Work Institute, encontrar un reemplazo cuando el empleado se va le cuesta al empleador el 33% del salario anual del empleado. En un mercado de trabajo hipercompetitivo, este es el motivo por el que los negocios deben intentar ofrecer beneficios interesantes que no solo atraigan a los empleados, sino que también los retengan. Tener una política de vacaciones bien pensada es una manera de hacerlo.
¿Qué es una política de vacaciones?
Una política de vacaciones, también conocida como política de permiso con goce de sueldo (PTO), es un conjunto de guías que determinan la cantidad de tiempo que los empleados pueden tomarse durante un año calendario o un año fiscal.
El tiempo sin trabajar que un empleado puede tomarse varía según el tipo de trabajo y la antigüedad en el empleo. No hay una política única; por eso, es importante determinar qué es lo que funciona para tu negocio.
Te contamos cómo comenzar a crear una política de vacaciones para tu negocio.
Tipos de políticas de vacaciones
Las políticas de vacaciones suelen clasificarse según tres categorías principales:
1. La política de vacaciones tradicional
En este caso, los empleados reciben una cantidad fija de días para categorías de permiso específicas, como vacaciones, ausencia por enfermedad, días personales, etc. Las políticas de vacaciones más tradicionales dependen de la antigüedad en el puesto, lo que significa que a mayor cantidad de tiempo trabajada, más tiempo de vacaciones. Eso puede incentivar a los empleados a quedarse en tu negocio.
2. Política de vacaciones flexible (o política de permiso con goce de sueldo)
Este tipo de política ofrece a los empleados una cantidad total de días de descanso por año y la libertad de elegir cómo usarlos. Puede ser especialmente atractiva para los empleados que son padres y necesitan tomarse algún día libre para sus obligaciones parentales que no suelen estar disponibles en los calendarios de vacaciones tradicionales. La contracara de este tipo de política es que puede ser más difícil saber cuánto tiempo recibe cada empleado y organizar el personal que lo va a cubrir.
3. Política de vacaciones ilimitada
Este tipo de política permite a los empleados tomarse la cantidad de tiempo que quieran, siempre que completen sus tareas o que reciban la aprobación para hacerlo. Este tipo de política pone el foco en los objetivos y los resultados en vez de en la cantidad de horas trabajadas. Además, suele ser más popular en el área de tecnología y otros sectores donde las organizaciones compiten por contratar a los trabajadores más capacitados. Sin embargo, una política de vacaciones ilimitada puede no funcionar bien para trabajadores por hora o en industrias organizadas por turnos, como restaurantes u hotelería.
Cómo implementar una política de vacaciones que funcione para tu negocio.
Ahora que conoces los tipos de políticas de vacaciones que deberías considerar, te dejamos algunas guías que te ayudarán a crear e implementar una.
1. Revisa las leyes locales y estatales que se aplican a tu negocio
Según dónde esté ubicado tu negocio, puede haber legislación local y estatal que se aplique y que pueda afectar las políticas de permisos con goce de sueldo de tu negocio. Asegúrate de saber cuáles son y tenlas en cuenta a la hora de crear tu política de vacaciones.
2. Define las condiciones de tu política
Considera las áreas descritas a continuación y decide qué condiciones incluirás en tu política de vacaciones.
Decide cuánto tiempo recibirán los empleados
Si quieres usar una política tradicional o flexible, tendrás que decidir la cantidad total de días de vacaciones que el empleado tendrá por año. Ten en cuenta que más tiempo de descanso será más atractivo para los empleados, pero debes asegurarte de que tu negocio cuente con la cobertura de personal adecuada para todo el año.
Especifica un proceso de aprobación
Si bien puedes elegir que los empleados se tomen tiempo de descanso sin aprobación, un proceso de aprobación bien definido facilita la administración de las necesidades del personal y garantiza que siempre cuentes con el personal que necesitas. Por ejemplo, puedes especificar con cuánta antelación los empleados tienen que solicitar el tiempo de descanso y quién puede aprobarlo.
Especifica las fechas límites para ausentarse por enfermedad
Esto es muy importante para los restaurantes y los negocios que dependen de los trabajadores por hora. Si bien nadie sabe cuándo se enfermará, una fecha límite justa puede incentivar a los empleados a ser más proactivos y comunicativos para que tú tengas tiempo de encontrar un reemplazo.
Decide si quieres tener políticas de vacaciones diferentes para distintos tipos de empleados
Si tienes empleados con condiciones de empleo diferentes, por ejemplo, a tiempo completo y a tiempo parcial, te sugerimos que crees políticas de vacaciones diferentes para cada grupo, según el tamaño de tu negocio. Los empleados a tiempo completo suelen recibir más tiempo de descanso y beneficios, pero también puedes crear una política de vacaciones atractiva para el personal a tiempo parcial.
Decide si el tiempo de descanso será acumulativo o una cantidad determinada al comienzo del año
En una política acumulativa, los empleados ganarán tiempo de descanso según las horas que hayan trabajado. Por ejemplo, los empleados pueden tomarse un día de descanso por cuatro semanas trabajadas. Eso da un total de 12 días de descanso al año. Si el tiempo de vacaciones no se acumula, los empleados pueden tomarse tiempo de descanso cuando lo necesiten sin tener que haber trabajado una cantidad de días estipulada para ganar ese tiempo. Cuando hayan usado el tiempo máximo permitido, no podrán solicitar más tiempo de descanso.
Decide si el tiempo sin usar se puede acumular (o no)
El tiempo de descanso se puede acumular o puedes adoptar un enfoque “lo usas o lo pierdes”. El primer enfoque es más flexible, pero debes estipular cuánto tiempo pueden acumular los empleados y cómo pueden hacerlo. El segundo enfoque pareciera ser más restrictivo, pero puede incentivar a que los empleados se tomen las vacaciones.
Los estudios siguen mostrando que tomarse tiempo de descanso beneficia tanto a los negocios como a los empleados. Un estudio de investigación de Project: Time Off muestra que los empleados que trabajan para empresas que les incentivan a que se tomen vacaciones (68%) son mucho más felices con sus trabajos que aquellos que tienen trabajos en los que no les incentivan o que los gerentes tienen una postura ambivalente respecto de tomarse vacaciones (42%).
3. Documenta la política
Cuando ya tengas claro cuáles serán las condiciones de la política, el próximo paso es documentar las decisiones clave. Buscar ayuda legal profesional antes de crear una política es una buena idea, especialmente para confirmar si hay legislación local o estatal específica que se aplique a tu negocio. Esto podría ayudarte a evitar errores costosos.
4. Haz cumplir la política
Una política de vacaciones solo es útil si los empleados la usan. Esto significa que debes asegurarte de que todos en tu organización conozcan las políticas de vacaciones y las cumplan. Para asegurarte de que los empleados no infrinjan la política ni hagan un mal uso de ella, comunica las condiciones con claridad y alienta a los empleados a que den su opinión. En última instancia, el objetivo es lograr un buen equilibrio entre la vida y el trabajo de los empleados, a la vez que haces crecer tu negocio. Para ello, que los empleados crean que la política es muy restrictiva o injusta puede tener el efecto contrario.
Administra a tu equipo y las políticas con la tecnología correcta
Incluso si tienes pocos empleados, hacer un seguimiento manual de las horas puede ser arduo. El software para administrar al personal puede ayudarte a gestionar de manera eficiente las tareas de recursos humanos, como los turnos, las aprobaciones de tiempo de descanso y mucho más. Por ejemplo, con Turnos Square, puedes controlar las horas del equipo de un vistazo, administrar calendarios de turnos y aprobar solicitudes de tiempo de descanso, todo desde el mismo Panel de Datos. Además, obtienes perspectivas valiosas del rendimiento de los empleados para que puedas tomar mejores decisiones sobre cómo administrar tu negocio.
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