¿Qué es una orden de compra?

Este artículo se ha creado con fines informativos y no debe entenderse como asesoramiento financiero, legal ni fiscal. Si necesitas ese tipo de asesoramiento, recurre a un profesional.

Una orden de compra es un documento mediante el cual un negocio solicita productos o servicios específicos a su proveedor y donde se establecen las condiciones del pago.

En la orden de compra, el cliente especifica lo que necesita y sus expectativas al respecto. Cualquier transacción, ya sea una inversión de capital o una simple compra de artículos para añadirlos al inventario, se inicia con una orden de compra.

Con una orden de compra o nota de pedido se simplifica el proceso de compra, que suele ser el siguiente:

• El negocio identifica que necesita un producto o servicio.
• Crea una orden de compra a partir de plantillas y la envía al proveedor, ya sea por vía electrónica o correo postal.
• El proveedor recibe la orden de compra y confirma su disponibilidad.
• Si puede tramitar la orden de compra, el proveedor determina las existencias o el personal que necesita.
• Si no puede tramitarla, se lo notifica al cliente y se cancela el pedido.
• Se envían los productos o se prestan los servicios solicitados. Para identificar el pedido, se asigna un número a la orden de compra.
• Después, el proveedor envía la factura correspondiente a ese número de orden de compra.
• El cliente paga la factura de acuerdo con las condiciones establecidas en la orden de compra.

Ejemplo de orden de compra

Ahora que ya sabes lo que es una orden de compra, veamos un ejemplo.

Aunque una orden de compra es un documento legal, no es necesario que tenga un formato concreto. Independientemente de si usas nuestras plantillas o creas una propia, tu orden de compra deberá incluir siempre esta información:

• Número de orden de compra, exclusivo de la transacción correspondiente
• Dirección de facturación y de envío del cliente
• Dirección postal, número de teléfono y dirección de correo electrónico del proveedor
• Fecha del pedido y fecha de entrega
• Nombres de los empleados o departamentos que hayan solicitado y aprobado el pedido
• Lista de todos los productos de la compra (con los códigos o SKU de los artículos y sus precios)
• Condiciones de pago
• Cualquier descuento aplicable
• Precio total del pedido (con IVA, si corresponde)

Ventajas y desventajas de las órdenes de compra

Las órdenes de compra simplifican los pedidos. Como los fondos deben estar disponibles antes de emitir una orden de compra, estas resultan muy útiles para elaborar presupuestos y gestionar el flujo de efectivo operativo con mayor visibilidad y precisión.

Al comunicar de forma clara las expectativas del cliente, también evitan contratiempos y agilizan el proceso de entrega de productos.

No obstante, suponen un trámite administrativo adicional que puede obstaculizar las operaciones en empresas pequeñas. En esos casos, una tarjeta de crédito de empresa puede resultar más eficiente.

Gestionar órdenes de compra con Square para comercios

Con Square para comercios, es muy fácil crear y gestionar órdenes de compra para hacer un seguimiento de tus proveedores, reponer productos y recibir inventario.

Para crear una orden de compra con Square para comercios, sigue estos pasos:

1. En el Panel de control en línea de Square, ve a la pestaña Artículos > Gestión de inventario > Pedidos > Crear pedido.
2. Introduce los detalles de la orden de compra y haz clic en Crear o en Guardar como borrador. Puedes añadir un máximo de 500 artículos a cada orden de compra.
3. Comprueba la dirección de correo electrónico del proveedor y, si quieres, añade una nota.
4. Si necesitas una copia, selecciona Enviarme una copia, Guardar como PDF o Guardar como CSV.

Preguntas frecuentes sobre las órdenes de compra

¿Por qué se usan órdenes de compra en las empresas?

Las órdenes de compra son muy útiles para las empresas, ya que definen las expectativas con respecto a la transacción y protegen tanto al cliente como al proveedor por ser legalmente vinculantes.

¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?

Antes de iniciar una transacción, el cliente envía una orden de compra solicitando los productos o servicios que necesita e indicando las condiciones. Después, el proveedor suele crear una factura para confirmar que se han enviado los productos o que se han prestado los servicios.

¿Qué es una orden de compra abierta?

Las órdenes de compra abiertas son acuerdos entre un cliente y un proveedor para hacer varias entregas a lo largo de un período determinado por un precio establecido. Se suelen utilizar entre empresas con una relación estable y a menudo incluyen descuentos.