Què és una ordre de compra: exemple i definició

Aquest article té una finalitat didàctica i no representa cap mena d’assessorament financer, legal o fiscal. Per rebre assessorament específic i aplicable al teu negoci, posa’t en contacte amb un professional.

Una ordre de compra (PO) o una nota de comanda és un document enviat per un comprador al seu proveïdor. Demostra el seu compromís de pagar per productes o serveis específics d’un venedor i estableix les condicions de pagament.

Una PO comunica les necessitats del comprador al venedor i estableix les seves expectatives per a la transacció. Tant si estàs fent una inversió de capital com si simplement compres articles nous per afegir al teu inventari, la transacció comença amb una ordre de compra.

Les ordres de compra o notes de comanda poden ser útils, ja que simplifiquen el procés de compra. El procés per adquirir béns amb una ordre de compra sol ser el següent:

• El comprador identifica la necessitat d’un producte o servei.
• S’emet una PO al venedor, ja sigui electrònicament o per correu postal mitjançant plantilles de comanda.
• El proveïdor rep la PO i confirma que pot tramitar la comanda.
• Si pot tramitar la comanda, el proveïdor es posa a treballar assignant existències o personal.
• Si la comanda no es pot tramitar, s’avisa al comprador i la comanda es cancel·la.
• S’envien els productes o es presten els serveis. S’assigna un número de PO perquè ambdues parts puguin identificar la comanda concreta.
• Aleshores, el venedor envia una factura de la comanda, fent-la coincidir amb el número de PO.
• El comprador paga la factura d’acord amb les condicions establertes a la PO.

Exemple d’ordre de compra

Ara ja saps la definició d’ordre de compra, però com en seria un exemple?

Tot i que una PO és un document legal, no hi ha un format específic que hagi de tenir un formulari d’ordre de compra. Tant si fas servir les nostres plantilles com si crees el teu propi formulari des de zero, la teva PO hauria de contenir la informació següent:

• Un número de PO únic per a la transacció
• Les adreces de facturació i enviament del comprador
• L’adreça, el número de telèfon i l’adreça electrònica del proveïdor
• Les dates de comanda i d’entrega
• Noms del personal/departaments que han demanat i aprovat la comanda
• Una llista detallada dels productes que s’han de comprar (incloent-hi els codis dels articles o els números SKU i els preus)
• Condicions dels pagaments
• Qualsevol descompte aplicable
• El valor total de la comanda (inclòs l’IVA si escau)

Avantatges i desavantatges de les ordres de compra

Les ordres de compra poden simplificar el procés de comandes, millorant la visibilitat i la precisió a l’hora de gestionar les finances de la teva empresa. Com que els fons han d’estar disponibles abans de l’emissió d’una PO, utilitzar-les fomenta una millor gestió del pressupost per gestionar el flux de caixa operatiu.

Com que estableixen clarament les expectatives del comprador, ajuden a evitar sorpreses desagradables i poden facilitar l’entrega ràpida i sense problemes dels productes.

Tanmateix, poden suposar burocràcia extra i limitar l’eficiència de les empreses més petites. L’ús d’una targeta de crèdit del negoci pot ajudar les empreses més petites a aconseguir els mateixos objectius de manera més eficient.

Gestió de les ordres de compra amb Square per a comerços

És fàcil crear i gestionar ordres de compra amb el sistema de TPV de Square per a comerços. Un cop l’hagis configurat, pots fer-les servir per fer un seguiment dels proveïdors, abastar-te de productes i rebre inventari.

Per crear una ordre de compra nova amb Square per a comerços:

1. Al Tauler de control en línia de Square, ves a la pestanya Article > Gestió de l’inventari > Ordres de compra> Crea una ordre de compra.
2. Introdueix els detalls de l’ordre de compra> fes clic a Crea o a Desa com a esborrany. Pots afegir fins a un màxim de 500 articles a cada ordre de compra.
3. Comprova l’adreça electrònica del proveïdor i, si vols, afegeix una nota.
4. Si vols una còpia de l’ordre de compra, selecciona Envia-me’n una còpia, Desa com a PDF o Desa com a CSV.

Preguntes més freqüents sobre les ordres de compra

Per què les empreses fan servir ordres de compra?

Les ordres de compra poden ser beneficioses per a les empreses perquè estableixen expectatives clares per a la transacció i protegeixen tant el comprador com el venedor, ja que són legalment vinculants.

Quina diferència hi ha entre una ordre de compra i una factura?

El comprador envia una ordre de compra per demanar productes i establir les condicions de la transacció abans que comenci. De totes maneres, normalment el venedor crea una factura per confirmar que s’han enviat productes o s’han prestat els serveis.

Què és una ordre de compra?

Una ordre de compra general és un acord entre un comprador i un venedor per a diverses entregues durant un període de temps determinat, per un preu establert. Es fan servir habitualment entre negocis que tenen una relació llarga i sovint inclouen descomptes.