Com processar pagaments: guia completa

Rebre pagaments és clau per a qualsevol negoci. Aquesta guia inclou una descripció general completa sobre el processament de pagaments, com funciona i les eines de pagament més innovadores.

---

Introducció al processament de pagaments

Si tot just acabes d’arrencar, és normal que el món dels pagaments et resulti una mica aclaparador. En cas que ja faci anys que tens un negoci, però, també t’has d’anar posant al dia, ja que els pagaments amb targeta i online canvien constantment.

No pateixis: aquesta guia explica tot el que cal saber per poder acceptar i processar pagaments.

Què significa processar un pagament?

Abans de començar a acceptar pagaments, és important entendre què vol dir realment processar pagaments. En poques paraules, és un procés automàtic que mou diners de manera fluida des del compte bancari d’un client als teus comptes comercials cada vegada que es fa una transacció amb targeta.

Què és un processador de pagaments?

Un processador de pagaments és un intermediari que connecta els comerços amb els bancs dels clients. Supervisa la transferència de fons cada vegada que es fa un pagament amb targeta en una botiga física o online, i transmet informació clau entre la targeta, el compte corrent del client i el compte bancari de l’empresa.

Durant una transacció, el processador de pagaments contacta amb la xarxa de targetes del client (per exemple, Visa) i el banc per comprovar si tenen prou diners al seu compte per cobrir la venda. Si en tenen, transmet aquesta informació al comerç i al client, i permet que es transfereixin diners entre els seus comptes.

Quines són les comissions per processar pagaments?

Les tarifes que ha de pagar la teva empresa depenen de l’acord que subscrius amb el processador de pagaments. Per exemple, Square agrupa tots els tipus de comissions bancàries i de xarxa en les seves comissions per a processaments de targetes per fer-ho tot més fàcil.

Els principals càrrecs són:

• Comissions del processador de pagaments. Pagues una tarifa fixa al processador de pagaments per cada transacció de pagament amb targeta.

• Comissions d’intercanvi. Les cobra el banc del client cada cop que fa un pagament amb targeta. La marca de la targeta, l’emissor i el país d’emissió poden afectar aquestes tarifes.

• Comissions d’avaluació. Les xarxes de targetes, com Visa i Mastercard, les cobren a canvi de processar les transaccions.

• Comissions de compliment de la normativa PCI DSS. Els càrrecs a què estan subjectes les empreses per complir la normativa global de seguretat de targetes PCI DSS.

Com funciona el processament de pagaments?

El procés de rebre pagaments normalment va així:

• Un client paga amb targeta en una botiga física o online.

• La passarel·la de pagament del comerç (per exemple, un TPV portàtil) envia la informació de la transacció al processador de pagaments.

• A continuació, la informació es transmet a la xarxa de targetes corresponent, que al seu torn contacta amb el banc del client.

• El banc comprova si el compte té prou diners per cobrir la venda.

• S’informa la xarxa de targetes i el processador de pagaments de si la transacció s’ha aprovat o rebutjat, i el processador de pagaments comunica la decisió a la passarel·la de pagament del comerç.

• Si s’aprova la venda, els fons es transfereixen del compte del client al compte de negocis de l’empresa. Després d’un període determinat, es transfereixen al compte bancari principal de l’empresa.

Quina és la diferència entre un processador de pagaments i una passarel·la de pagament?

La passarel·la de pagament és l’eina que fan servir els comerços per acceptar pagaments amb targeta. A les botigues físiques, es tracta dels dispositius de lectura de targetes (per exemple, els datàfons).

En el cas de les botigues online, adopten la forma de portals de processament de pagaments. La passarel·la de pagament és responsable de transferir la informació tècnica de la targeta des del comerç fins al processador de pagaments.

El processador de pagaments és un tercer encarregat de vincular les xarxes de targetes i els bancs implicats en una transacció, una vegada ha rebut les dades de la passarel·la de pagament. S’encarrega de comunicar a la passarel·la de pagament si la transacció s’ha aprovat o no.

El procés de pagament és fàcil i ràpid, i està molt ben explicat. Als clients també els encanta poder fer servir tot el hardware (Square Reader, Square Register i Square Terminal), i solen quedar gratament sorpresos.» - Pastisseria Tallón (Alacant, Espanya).

Preguntes freqüents

Cinc preguntes freqüents sobre els pagaments

1. Què he de fer per poder acceptar pagaments?

Per acceptar pagaments, necessites un sistema de TPV. El teu TPV ha de poder gestionar pagaments en efectiu, pagaments amb targeta (especialment sense contacte), pagaments fets amb el mòbil i, fins i tot, pagaments online.

2. Com es fan les transferències dels diners de les vendes?

Has de vincular el teu compte bancari al TPV. El programa de transferències de Square és ràpid: rebràs els diners al compte bancari al cap d’un o dos dies feiners.

3. Què són les devolucions de pagaments?

La devolució d’un pagament es produeix quan un client sol·licita al banc emissor de la seva targeta que li retorni un càrrec que li ha aplicat una empresa. En aquest cas, al venedor se li retenen els fons de la reclamació mentre es resol l’assumpte.

4. Què he de fer per acceptar pagaments amb targeta sense contacte?

Els pagaments amb targeta sense contacte són més fàcils i ràpids d’acceptar que els pagaments mitjançant targeta amb xip. Per completar aquest tipus de pagaments, cal apropar una targeta sense contacte a un TPV portàtil adequat. Per acceptar pagaments amb targetes sense contacte, necessites un TPV portàtil compatible amb aquest sistema.

5. Com puc acceptar pagaments fets amb el mòbil?

Per acceptar pagaments amb aplicacions mòbils, com ara Apple Pay, Google Pay o Samsung Pay, necessites un TPV portàtil capaç de reconèixer aquest tipus de pagaments. Els clients només han d’apropar el telèfon al TPV portàtil perquè es processin les transaccions. En el cas d’Apple Pay, han d’autoritzar els pagaments amb el Face ID.

Detalls

Triar un TPV per acceptar pagaments

Per acceptar pagaments, necessites un terminal de punt de venda (TPV). Un TPV inclou hardware que et permet processar pagaments i software per afegir articles i completar les vendes. El TPV també s’encarrega d’enviar l’import d’una venda al teu compte bancari després que s’hagi fet el pagament. És un pas clau de la cadena de processament de pagaments.

Quan triïs un TPV per processar els pagaments de la teva empresa, assegura’t que no només accepti pagaments en efectiu, sinó també pagaments amb targetes bancàries i pagaments amb el mòbil sense contacte (NFC). Com que cada vegada es fa servir menys l’efectiu i la gent sovint opta per pagar amb targetes de crèdit i moneders digitals, és important poder acceptar pagaments online.

Tanmateix, el teu sistema de TPV ha de ser capaç de fer molt més que processar pagaments. Cerca un TPV amb software inclòs que t’ajudi a gestionar el negoci de cap a peus i amb funcions com ara els informes de vendes, la gestió de l’inventari o la gestió dels empleats. Pensa que el TPV és com un centre de comandament del negoci, no només un sistema per acceptar i processar pagaments.

Els TPV integrats, com l’Square Register, també són una solució magnífica si el que vols és un processament de pagaments fluid.

Cobrar les vendes

Per rebre els diners provinents de les vendes, has de vincular un compte bancari al TPV. Aquest procés és ràpid i senzill amb Square. En un màxim de set dies feiners, necessaris per verificar el compte bancari, ja ho tindràs tot a punt per començar.

Poder gestionar el flux de caixa d’una manera eficaç pot tenir un impacte enorme en l’èxit de l’empresa. Cerca un sistema que ofereixi transferències fiables i ràpides,

com el que et presentem a Square. Si la teva empresa té horaris poc habituals, també pots personalitzar l’hora en què vols que s’agrupin les transaccions perquè es faci una transferència diària (hora que anomenem «de tancament del dia»).

Gestionar els rebuts

Normalment, quan acceptes el pagament d’un client, has de donar-li un justificant de la transacció (o almenys preguntar-li si en vol un). El teu sistema de TPV també s’ha de poder encarregar d’aquest pas, sigui amb una impressora externa de rebuts o mitjançant rebuts digitals.

Cada cop més empreses i clients prefereixen els rebuts digitals (els que s’envien per correu electrònic o missatges de text) com a confirmació del processament del pagament. Amb els rebuts digitals, s’estalvia paper i es guanya en comoditat, principalment perquè són molt més fàcils de conservar (tots sabem que els rebuts en paper solen acabar a les escombraries).

En els darrers anys, hem viscut una revolució en el funcionament dels rebuts. Ara, els rebuts digitals fins i tot poden oferir funcions extres, com els comentaris dels clients.

A més d’indicar tots els detalls de la venda (com ara els impostos, les taxes i els descomptes), els rebuts han d’incloure el nom i la informació de contacte de l’empresa. Els rebuts digitals de Square (que pots enviar directament als clients per correu electrònic després d’una venda) també tenen altres avantatges; per exemple, els clients poden fer-los servir per enviar-te comentaris sobre la seva experiència en un moment.

Gestiona les factures

Si formes part del sector de serveis, és probable que hagis de crear i enviar factures per rebre i processar pagaments. Igual que amb els rebuts, pots optar per les factures en paper o per les factures digitals.

Assegura’t d’incloure sempre aquestes dades a les factures:

• La informació de l’empresa (nom, adreça electrònica, adreça postal i número de telèfon).
• La informació del client (nom, cognoms i adreça postal).
• El número de factura (per als teus registres).
• La data i les condicions del pagament (que han d’especificar el termini en què esperes rebre el pagament).
• El preu i la descripció dels articles (així com la quantitat).
• Els impostos, les taxes i els descomptes corresponents.

Les factures són una extensió de la teva marca i, si fas servir les plantilles adequades, donaràs una imatge professional i de confiança. Tal com passa amb els rebuts, és molt més fàcil optar per les factures digitals.

A més, des del Tauler de control de Square, pots portar un registre de totes les factures des d’un sol lloc i ordenar-les en funció de si estan pagades o pendents.

Gestiona les devolucions dels pagaments

La devolució d’un pagament es produeix quan un client sol·licita al banc emissor de la seva targeta que li retorni un càrrec que li ha aplicat una empresa. Els clients poden fer-ho per diverses raons. Pot passar que no reconeguin el càrrec, o que sentin que els serveis no estaven a l’alçada del que s’anunciava.

Quan es demana la devolució d’un pagament, al venedor se li retenen els fons reclamats mentre l’emissor de la targeta resol l’assumpte i pren una decisió. Resoldre la reclamació pot ser un procés complicat i lent que impliqui una gran quantitat de paperassa i documentació, però és un altre possible pas de la cadena de processament de pagaments que cal tenir en compte.

Accepta pagaments amb targetes de crèdit i dèbit

Si no acceptes pagaments amb targeta, és probable que estiguis perdent vendes. Els clients cada vegada duen menys diners en efectiu a sobre i la incomoditat d’haver de trobar un caixer automàtic proper pot ser suficient perquè decideixin no comprar al teu establiment. A continuació t’indiquem més motius pels quals et convé acceptar targetes de crèdit i dèbit:

Els pagaments i els serveis de processament de pagaments continuen evolucionant de pressa. Pensa en la rapidesa amb què es va passar a fer servir les targetes sense contacte i els pagaments online, o els pagaments amb aplicacions mòbils com Apple Pay i Google Pay.

Aquests són alguns motius de més pels quals et convé acceptar targetes de crèdit i dèbit al teu negoci:

Millores el flux de caixa

Les transaccions de pagament amb targeta normalment es completen en uns quants dies feiners.

Atreus més clients

Els clients esperen que pagar al teu negoci sigui una cosa fàcil. Si només porten targetes i no les acceptes, és possible que optin per anar a la competència. Segons un estudi recent, es van produir 201 milions de transaccions amb targeta de crèdit només el febrer del 2021.

Els clients gasten més

La gent tendeix a gastar més quan paga amb targeta. I les despeses amb targeta estan pujant de manera considerable: el nombre d’operacions per TPV va augmentar un 15,2 %, fins a acumular 1,26 milions de transaccions, tan sols els primers tres mesos del 2021. Ara que els clients no s’han de preguntar «tinc prou diners en efectiu per pagar això?», tenen molta més llibertat per gastar, cosa que es tradueix en més compres impulsives.

Transmets confiança

Si enganxes adhesius o cartells a prop de la teva passarel·la de pagament per informar els clients que acceptes les targetes principals, els transmetràs més confiança.

Els pagaments són segurs i estan protegits

Els pagaments amb targeta de crèdit es controlen rigorosament per reduir el risc de frau. Square supervisa cada transacció perquè els venedors puguin evitar tota mena de problemes i incidents.

La inversió és mínima

Encara que tinguis un pressupost molt ajustat, pots començar a acceptar pagaments amb targeta sense problemes. Square ofereix datàfons assequibles a una tarifa competitiva de només 1,25 % + 0,05 € per als pagaments sense contacte o mitjançant targetes amb xip.

Accepta pagaments fets amb el mòbil (NFC)

Cada vegada més, els clients volen fer pagaments sense contacte amb els dispositius mòbils.

La pandèmia de la COVID-19 és un dels motius pels quals s’ha passat dràsticament de les transaccions mitjançant targetes amb xip als pagaments a través del mòbil i de targetes sense contacte. Com que no cal tocar el TPV portàtil, els pagaments sense contacte són més higiènics.

Tanmateix, aquests tipus de pagaments ja eren molt habituals, fins i tot abans de la pandèmia, perquè són molt pràctics i molt més ràpids que les transaccions amb xip, ja que no cal escriure manualment cap codi al TPV portàtil. Amb els pagaments a través del mòbil, els clients no s’han de posar a regirar la bossa per trobar la cartera cada cop que han de pagar. És un procés més ràpid en general, la qual cosa és un avantatge per als venedors més ocupats i per als clients amb pressa.

Espanya ja és el tercer país europeu amb un nombre més alt de transaccions mitjançant diferents dispositius a Europa, tan sols precedit pel Regne Unit i França, i per davant d’Alemanya.

Els pagaments a través del mòbil no requereixen contacte físic entre el telèfon i la passarel·la de pagament. Per pagar, els clients només han d’apropar breument la targeta al dispositiu, o mantenir-la-hi en contacte un moment. Els exemples més populars de solucions de pagament mitjançant el mòbil són Apple Pay, Google Pay i Samsung Pay.

És important saber que aquests pagaments són tan segurs com els pagaments amb xip i PIN. Per protegir la informació bancària, tenen diverses capes de seguretat integrades en el procés. Les dades que es transmeten en una transacció mòbil es converteixen en testimonis i són dinàmiques, per la qual cosa canvien constantment. Això significa que les dades del compte que es llegeixen en un dispositiu no es poden clonar en res valuós per als estafadors.

A més, Apple Pay està protegit per Face ID, la tecnologia de reconeixement facial d’Apple. Per iniciar una transacció amb Apple Pay, els usuaris han de desbloquejar els seus telèfons tot confirmant la seva identitat facial. Així doncs, encara que et robin el dispositiu, ningú no podrà accedir a les teves dades.

Per fer servir Apple Pay a la teva botiga, els clients només han de seguir uns quants passos senzills:

• Després de registrar la targeta a l’iPhone, han de fer doble clic al botó lateral.
• A continuació, han de verificar la seva identitat amb Face ID (només caldrà que mirin al telèfon directament).
• Finalment, col·loquen la part superior del telèfon a prop de la zona sense contacte del TPV portàtil fins que es mostri una marca i la paraula «Fet».

A diferència de les targetes amb xip, que poden anar força lentes, els pagaments sense contacte són extremament ràpids (només tarden uns quants segons a processar-se). Per tant, a fi d’oferir la millor experiència possible al client (i preparar el teu negoci per al futur), has de tenir tots els recursos per acceptar tant targetes sense contacte com pagaments amb el mòbil.

El sistema de TPV Square pot ajudar la teva empresa a acceptar i processar pagaments mitjançant el mòbil i targetes sense contacte fàcilment. L’Square Reader és una eina portàtil per acceptar targetes amb xip, targetes sense contacte, Apple Pay i Google Pay, mentre que l’Square Terminal inclou funcions addicionals com imprimir rebuts.

Amb l’Square Register, pots fer encara més coses. És un sistema de TPV totalment integrat que permet a les empreses gestionar els pagaments, les vendes online i les entregues, i tot des d’un sol lloc.