Cómo organizar una inauguración preliminar de un restaurante

Como propietario de un restaurante, sabes que estás en una industria altamente competitiva. Actualmente, hay más de 1 millón de restaurantes en Estados Unidos, y cada día abren más. Además, es una industria impulsada por el consumidor y, con la cantidad de medios de comunicación generados por el consumidor que existen, el boca a boca viaja rápidamente. Por ello, los propietarios de restaurantes están bajo más presión que nunca por generar una buena primera impresión cuando abren sus puertas.

Dada la cantidad de presión que se ejerce sobre la gran inauguración de un restaurante, muchos restauradores están adoptando el modelo de inauguración preliminar. Este modelo te permite poner a prueba tu concepto, tu comida y tus servicios con un número reducido de personas antes de abrir el negocio para el público en general.

Ventajas de la inauguración preliminar

Independientemente de qué tipo de negocio tengas, una inauguración preliminar puede prepararte para el éxito en el día de la gran inauguración. Estos son algunos beneficios clave de organizar una inauguración preliminar:

• La práctica hace la perfección: desde el área principal hasta el área de la cocina, hay muchas partes en funcionamiento. Una inauguración preliminar te permite observar y formar a tus empleados en vivo, pero en un entorno controlado para que puedas perfeccionar tus comidas, servicio y operaciones.

• Obtén comentarios reales: antes de abrir oficialmente, es importante pedir comentarios. Una inauguración preliminar te permite evaluar las reacciones de los clientes al concepto, menú y servicio de tu restaurante para que puedas hacer cambios, en caso de ser necesario.

• Genera expectación: el día de la gran apertura, querrás ver clientes haciendo fila para entrar. Si bien hay varias formas de promocionar tu restaurante (redes sociales, campañas por correo electrónico, etc.), el boca a boca es una de las maneras más efectivas de impulsar el tráfico. Si organizas una inauguración preliminar exitosa, podrás generar expectación para el día de la apertura.

• Crea oportunidades de ganancia: repartiendo cupones, ofertas de “Compra uno, llévate otro gratis” u otras ofertas promocionales en la inauguración preliminar, puedes establecer futuras fuentes de ingresos. Si la inauguración preliminar sale bien, es probable que los invitados regresen.

¿Cuáles son los inconvenientes de una inauguración preliminar?

En una situación ideal, tendrás la oportunidad de organizar una inauguración preliminar, pero pueden surgir algunos inconvenientes, como los siguientes:

• Fecha: cuando organices la inauguración preliminar, debes hacerlo con una fecha de inauguración en mente. Lo ideal es que la gran inauguración sea poco después de la inauguración preliminar, de modo que se aproveche la publicidad y los clientes potenciales no pierdan el interés. Si decides organizar una inauguración preliminar, crearás cierta urgencia para la inauguración oficial.

• Gastos: en el periodo previo a la gran inauguración, es probable que tengas que hacer frente a una serie de variables, como la construcción, la renovación y la obtención de permisos. Durante ese tiempo, estarás pagando un alquiler sin ingresos. Dada esta situación, la mayoría de los propietarios de restaurantes quieren abrir lo más rápido posible. Pero si optas por una inauguración preliminar, necesitarás días o semanas adicionales antes de abrir oficialmente, lo que significa más tiempo sin ingresos. Además, es probable que haya que organizar una serie de eventos y que se ofrezca comida y bebida gratis o con descuento.

• Esfuerzo: hay mucho por hacer mientras te preparas para abrir un restaurante. Además de las renovaciones y los permisos, tienes que enfocarte en contratar a los empleados y en el marketing. Independientemente del formato de tu inauguración preliminar, su organización requiere mucha energía y planificación, lo que puede ser abrumador los días previos a la gran apertura.

Pensar en el menú ideal para la inauguración preliminar

Cuando pienses en qué servir en la inauguración preliminar, hay algunos factores a tener en cuenta. En primer lugar, piensa en el menú como la vista previa de tu menú más amplio y enfócate en opciones simples y limitadas. Esto también te ayudará a preservar el tiempo y presupuesto. Y por más que lo ideal sea mantener un menú limitado, asegúrate de tener una oferta variada e incluye algunos de tus platos únicos. Esto hará que tu restaurante destaque y deje a los clientes con ganas de probar más.

Crear una estrategia de precios

Un factor importante a tener en cuenta es cuánto cobrar en tus eventos de inauguración preliminar. Tienes algunas opciones:

• Gratis: esta puede ser la forma más efectiva de obtener comentarios y crear confianza con los clientes potenciales, pero también es cara. Si organizas un evento gratis, considera la posibilidad de pagar a tu equipo un salario por hora más elevado, dado que probablemente no reciban propina.

• Con descuento: esta es una buena opción intermedia. Si optas por esta modalidad, asegúrate de informar a los invitados cuál sería el costo normal de los platos para que puedan dejar propina en consecuencia. Además, asegúrate de que la prensa conozca los precios correctos para poder informarlos.

• Precio completo: si bien obviamente esta es la opción más económica para ti, es considerado ofrecer una bebida gratis o algún otro beneficio para incentivar a la gente a ofrecer comentarios constructivos.

Planificar y organizar una inauguración preliminar

Como parte de una inauguración preliminar, hay que tener en cuenta tres fases distintas:

• Planificación: tu tipo de restaurante debería influir en el formato óptimo de la inauguración preliminar. Por ejemplo, si tienes un restaurante de servicio completo, puedes organizar una fiesta privada con servicio de comida tipo cóctel. En cambio, si se trata de un restaurante de servicio rápido, puedes organizar una inauguración más informal con comida a precio reducido. Haz una lista de verificación para asegurarte de cubrir todos los factores clave (costo, duración, lista de invitados) cuando planifiques el evento.

• Ejecución: crea un calendario de ejecución y tómate el tiempo necesario para formar a tus empleados. Prioriza la experiencia del cliente en la inauguración preliminar, dado que es una oportunidad fundamental para dar una buena primera impresión.

• Modificaciones: aplica los conocimientos obtenidos en la inauguración preliminar y haz mejoras antes de la gran apertura. Revisa cada aspecto de tu restaurante (desde el menú hasta los tiempos de espera) y haz los ajustes que sean necesarios.

Consejos para tener éxito

Para asegurarte de que la inauguración preliminar se desarrolle de la mejor manera posible, proporcionamos los siguientes consejos:

• Prepara a tus empleados: antes del evento, habla con los meseros sobre el menú de la inauguración preliminar. Haz que prueben las opciones para que puedan hablar de las ofertas con conocimiento.

• Prueba tu tecnología: asegúrate de utilizar tu punto de venta, tu sistema de pagos con tarjeta e impresoras durante la inauguración preliminar para confirmar que todo funcione correctamente.

• Habla con los invitados: forma a tus empleados para que hablen en cada mesa y agradezcan a los invitados por asistir. Esto te permitirá obtener comentarios sinceros para que puedas realizar mejoras antes de la gran apertura.

• Presta atención al servicio al cliente: no esperes que los invitados sean más indulgentes porque es una inauguración preliminar. Solo tienes una posibilidad de dar una primera impresión, así que asegúrate de que tu servicio de atención al cliente sea el adecuado. Toma nota de todo lo que tengas que mejorar.

• Limita la cantidad de invitados: invita a una cantidad de personas que tu cocina y empleados puedan manejar cómodamente para que puedas tener éxito en la inauguración preliminar.

• Haz que el evento dure poco tiempo: para garantizar que el evento salga bien, asegúrate de que sea manejable. Al hacer un evento corto, podrás atenerte a un presupuesto, pero seguir dando a tus invitados un adelanto de lo que va a ocurrir.

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