Guía de la cuenta de ahorro para gastos médicos (HSA, por sus siglas en inglés) para propietarios de pequeños negocios

Este artículo es solo de para fines informativos. Si piensas en brindar a tus empleados cuentas de ahorro para gastos médicos o cuentas de gastos flexibles (FSA, por sus siglas en inglés), consulta con tu asesor financiero o proveedor de seguro.

Imagina esto: Eres totalmente saludable. Hasta que no lo eres. Luego, las facturas comienzan a acumularse.

Como empleador de un pequeño negocio, sabes que esto te puede pasar a ti o a tus empleados en cualquier momento, por eso, encontrar la manera de ahorrar para emergencias es fundamental. Una cuenta de ahorro para gastos médicos puede ayudarte a ti y a tu equipo a sentirse financieramente estables y, como las primas aumentan, puedes ahorrar dinero.

En este artículo, se tratarán los siguientes temas:

¿Qué es una cuenta de ahorro para gastos médicos?
¿Cómo funciona una cuenta de ahorro para gastos médicos?
¿Cuánto puedes contribuir para una cuenta de ahorro para gastos médicos?
¿Hay límites en cuanto a quiénes pueden usar una cuenta de ahorro para gastos médicos?
¿Qué es un plan de salud con deducible alto?
¿Cuáles son los beneficios de una cuenta de ahorro para gastos médicos?
¿Cuáles son los desafíos de una cuenta de ahorro para gastos médicos?
¿Cuál es la diferencia entre una cuenta de ahorro para gastos médicos y una cuenta de gastos flexibles?
¿Cuáles son las responsabilidades del empleador?
Cómo puedes abrir una cuenta de ahorro para gastos médicos
¿Cómo deduces las contribuciones de la cuenta de ahorro para gastos médicos a través de la nómina?
¿Listo para ofrecer beneficios?

¿Qué es una cuenta de ahorro para gastos médicos?

Una cuenta de ahorro para gastos médicos permite a tus empleados reservar dinero antes de impuestos para pagar gastos médicos calificados. Están diseñadas para reducir los costos del seguro de atención médica de los empleados y empleadores. Los empleados pueden usar los fondos antes de impuestos para pagar todo, desde las visitas al médico hasta las recetas (se incluye la atención oftalmológica y odontológica).

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¿Cómo funciona una cuenta de ahorro para gastos médicos?

Los empleados designan un monto anual específico de los dólares antes de impuestos que aportan a su cuenta de ahorro para gastos médicos. Al depositar fondos libres de impuestos en tu cuenta de ahorro para gastos médicos con el fin de pagar los gastos antes de alcanzar tu deducible (y otros gastos de bolsillo, como los copagos), puedes reducir tus costos generales de atención médica. Los fondos de la cuenta de ahorro para gastos médicos se renuevan año a año si no los gastas, y pueden hacerte ganar intereses.

Este es un beneficio real. Si tienes una cuenta de ahorro para gastos médicos, no tienes que preocuparte por usar los fondos a fin de año. Puedes seguir ahorrando, y habrá más posibilidad de que estés preparado para esos costos que son realmente grandes.

A partir de los 65 años, puedes usar tus fondos de la cuenta de ahorro para gastos médicos con otros objetivos que no sean médicos. No hay penalización, aunque tendrás que pagar impuestos sobre la renta por los fondos retirados, similar a una cuenta de jubilación individual tradicional (IRA, por sus siglas en inglés). (Si retiras fondos para usos que no son médicos antes de los 65 años, hay una penalización fiscal adicional del 20%).

Además, puedes agregar un beneficiario a tu cuenta de ahorro para gastos médicos. Si el beneficiario es tu cónyuge, tu cuenta puede seguir usándose como cuenta de ahorro para gastos médicos después de tu fallecimiento, sin importar si él o ella tiene un plan médico con un deducible alto (HDHP, por sus siglas en inglés). Si el beneficiario no es tu cónyuge, la persona heredera recibe una distribución al momento de tu muerte, que se convierte en un ingreso imponible.

¿Cuánto puedes contribuir para una cuenta de ahorro para gastos médicos?

Hay límites sobre cuánto puede contribuir anualmente una persona o una familia a una cuenta de ahorro para gastos médicos. En 2018, las personas pudieron contribuir con hasta $3,450 antes de impuestos en su cuenta, y una familia hasta $6,900 al año. Si tienes más de 55 años, puedes optar por las contribuciones de recuperación, de hasta $1,000 al año.

¿Hay límites en cuanto a las personas que pueden usar una cuenta de ahorro para gastos médicos?

Es importante notar que la cuenta de ahorro para gastos médicos solo se puede usar si tienes un plan de salud con deducible alto que sea apto para las cuentas de ahorro para gastos médicos (las empresas de seguro generalmente etiquetan los planes como aptos para cuentas de ahorro para gastos médicos).

Además de tener la póliza de seguro adecuada, para contribuir con una cuenta de ahorro para gastos médicos no puedes tener otros tipos de cobertura médica (con unas pocas excepcioness), tienes que estar inscripto en Medicare o depender de otras personas.

¿Que es un plan de salud con deducible alto?

Los HDHPS son planes que tienen deducibles más altos que los planes de seguro tradicionales y primas mensuales más bajas. Esto significa que pagas más por atención médica antes de que el seguro comience a pagar. Por este motivo, los planes de salud con deducibles altos generalmente se combinan con las cuentas de ahorro para gastos médicos para que puedas pagar esos costos altos por adelantado con dinero que no ha sido gravado.

El gobierno define los planes HDHP como planes con deducibles mínimos y gastos de bolsillo máximos:

  Individual Familiar
Mínimo deducible $1,300 $2,700
Máximo de gastos de bolsillo $6,650 $13,300

* El límite máximo de gastos de bolsillo no se aplica a los servicios fuera de la red.

Recuerda, no todos los planes HDHP son elegibles para las cuentas de ahorro para gastos médicos. Según Value Penguin, en 2016, solo el 23% de los planes de salud con deducible alto en el intercambio federal fue elegible para una cuenta de ahorro para gastos médicos. Por eso, si no tienes la seguridad, no dejes de llamar a la aseguradora.

¿Cuáles son los beneficios de una cuenta de ahorro para gastos médicos?

Con el aumento de los costos de atención médica, una cuenta de ahorro para gastos médicos ofrece una opción asequible que te ayuda a ti y a tus empleados.

Los beneficios para tus empleados incluyen los siguientes:

  • Contribuir a una reserva con fondos antes de impuestos (de modo que un dólar ganado es un dólar ahorrado para la atención médica)
  • Aumentar esas ganancias sin impuestos
  • Mayor flexibilidad en la atención médica: pueden contribuir con el monto que crean apropiado para su situación (hasta el límite legal)
  • Los fondos permanecen con los empleados, incluso si dejan su trabajo
  • Retiro de fondos sin impuestos para gastos calificados

Para ti, como empleador, los beneficios incluyen los siguientes:

  • Ahorro en impuestos: al igual que los empleados, los empleadores no tienen que pagar impuestos sobre la nómina por las contribuciones a la cuenta de ahorro para gastos médicos (siempre y cuando se deduzcan mediante la nómina).
  • Deducción de impuestos federales para las contribuciones realizadas a la cuenta de ahorro para gastos médicos de los empleados.
  • Posibilidad de cambiar los planes HDHP y pasar a cuentas de ahorro para gastos médicos con facilidad.
  • Más responsabilidad a los empleados para que administren su atención médica, lo cual reduce tus costos de administración.
  • Oferta que ayuda a reclutar los mejores talentos, y a retener a esos empleados.

¿Cuáles son los desafíos de las cuentas de ahorro para gastos médicos?

Las cuentas de ahorro para gastos médicos pueden ser la mejor opción para ti y tus empleados. La parte que presenta un mayor desafío, tanto para los empleados como para los empleadores, es asegurarte de que cumplas con todas las normas correspondientes a su uso.

Como empleador, uno de los mayores beneficios de una cuenta de ahorro para gastos médicos es la deducción del impuesto federal que puedes obtener. Por eso, deberías familiarizarte con la documentación del Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) para asegurarte de que tu oferta de la cuenta de ahorro para gastos médicos no esté sujeta al pago del impuesto federal sobre la renta. Puedes obtener más información acerca de las especificaciones de impuestos de la cuenta de ahorro para gastos médicos en el sitio web del IRS.

Para los empleados, es importante guardar los registros y los recibos de todas las compras realizadas con retiros de la cuenta de ahorro para gastos médicos, por si te hacen una auditoría. Sin un justificante, tu compra puede estar sujeta al impuesto federal sobre la renta, y es posible que tengas que pagar un 20% adicional como penalización si tienes menos de 65 años.

¿Cuál es la diferencia entre una cuenta de ahorro para gastos médicos y una cuenta de gastos flexibles?

Una cuenta de gastos flexibles permite a los empleados contribuir con ganancias antes de impuestos a una cuenta que puede pagar los costos de asistencia médica, como copagos, deducibles, etc. Los empleadores tienen que patrocinar un plan de cuenta de gastos flexibles, que establece las normas de elegibilidad. En 2018, los empleados pudieron contribuir con hasta $2,650 a sus cuentas médicas de gastos flexibles.

¿Cuáles son las responsabilidades de los empleadores en cuanto a la constitución y el mantenimiento de una cuenta de ahorro para gastos médicos?

Si quieres permitir que los empleados contribuyan con dólares antes de impuestos para una cuenta de ahorro para gastos médicos, tienes que constituir y mantener un plan de cafetería de la Sección 125 que contemple los aplazamientos para cuentas de ahorro para gastos médicos. Como parte de esto, tendrás que recopilar las elecciones de aplazamientos de los empleados y enviar el monto aplazado directamente al custodio de la cuenta de ahorro para gastos médicos.

También deberías hablar con tus empleados para ver quiénes son elegibles para una cuenta de ahorro para gastos médicos y cuánto pueden contribuir. Aunque la mayor responsabilidad cae en el empleado, el empleador tiene cierta responsabilidad de no exceder esos límites en las contribuciones (y los errores suelen generar más trabajo para los empleadores).

Y al finalizar cada año, tendrás que proporcionar los documentos fiscales apropiados (un W-2 para los empleados y los formularios que le permiten a tu negocio deducir los beneficios, Sección 106 del IRC).

Eso significa que tienes que llevar buenos registros de la cantidad que contribuyen tus empleados con cada pago.

Hay muchas normas y reglamentos sobre la constitución y el mantenimiento de cuentas de ahorro para gastos médicos; por este motivo, asegúrate de hablar con tu contador o abogado antes de comenzar con tu programa.

¿Cómo puedes abrir una cuenta de ahorro para gastos médicos?

Puedes abrir una cuenta de ahorro para gastos médicos a través de tu banco u otra institución financiera. En muchos casos, los proveedores de atención médica ofrecen una tarjeta de débito para acceder a los fondos para estas compras.

¿Cómo te aseguras que las contribuciones a la cuenta de ahorro para gastos médicos se deduzcan a través de la nómina?

Una vez que hayas decidido cómo administrar una cuenta de ahorro para gastos médicos, también debes determinar cómo asegurarte de que estás deduciendo la cantidad correcta del dinero del pago de cada empleado para pagar esos beneficios.

Una manera es usar un servicio de nómina como Nómina Square. Nómina Square calcula las deducciones y contribuciones de forma automática cuando ejecutas la nómina para ahorrarte tiempo (los cálculos manuales no son necesarios). Esos montos se guardan en tu cuenta bancaria para que puedas distribuirlos a los proveedores correspondientes para asegurar la exactitud. A continuación, también determinamos los requisitos de tributación y declaración para cada beneficio con el fin de asegurarnos de que cumples con la normativa.

¿Estás listo para ofrecer beneficios?

Nómina Square trabaja junto con los principales proveedores de beneficios para que tú y tu equipo puedan acceder al seguro de salud, 401(k) y más, todo en un solo lugar.

Si ya usas Nómina Square, puedes inscribirte en los beneficios directamente desde el Panel de datos de Nómina Square. Puedes elegir los beneficios que mejor se adapten a tus necesidades y presupuesto, y nosotros nos encargaremos de todo lo demás, desde la inscripción de los empleados hasta el cálculo de las deducciones y contribuciones para cada pago. Nómina Square también determina los requisitos de tributación y declaración para cada beneficio con el fin de asegurarse de que tus impuestos y formularios de impuestos sean precisos.

Crea una cuenta en Nómina Square para saber más sobre cómo inscribirse a los beneficios. Si ya tienes beneficios que quieres sincronizar con Nómina Square, aprende a incorporar tus beneficios a Nómina en nuestro Centro de atención al cliente.