Cómo utilizar el software de gestión de agenda para aumentar el volumen de negocio

Empresaria programando su agenda desde su ordenador

Cómo utilizar el software de gestión de agenda para conseguir más citas

Introducción al software de gestión de agenda

Si tienes una peluquería, tienes que gestionar un sistema de reservas, y eso no significa simplemente poner cosas en el calendario. Mantener la agenda de citas llena y funcionando sin problemas requiere atención constante. Por suerte, hay una serie de herramientas y estrategias de agenda en línea que te facilitan la gestión. En esta guía te explicamos cuáles son y proporcionamos un manual para que mantengas tu agenda llena y tu negocio siga creciendo..

Prueba Reservas de Square

Un sistema de reservas que genera más negocio.

Cuatro preguntas frecuentes sobre los softwares de gestión de agenda

1. ¿Cuáles son las ventajas de utilizar un sistema de reserva en línea?

Un software de gestión de agenda en línea te ayuda a gestionar las citas fácilmente y también puede ayudarte a conseguir más clientes.

2. ¿Cómo se reservan las citas?

Con un software de gestión de agenda, los clientes pueden elegir las horas disponibles de tu calendario que más les convengan. Además, puedes aceptar y programar las citas directamente desde el software.

3. ¿Cómo evitar que los clientes falten a las citas?

El software de gestión de agenda de Square incluye importantes funciones de protección ante ausencias, como el poder exigir a los clientes que indiquen un número de tarjeta de crédito al hacer la reserva en la herramienta en línea, o que paguen la cita por adelantado. Esto ayuda a reducir drásticamente que los clientes falten a sus citas.

4. ¿Cómo conseguir aumentar las citas?

Aumentar las citas requiere de una estrategia de marketing adecuada. En concreto, cuidar tu presencia en línea a través de las redes sociales, el marketing por correo electrónico, los sitios de reseñas y tu sitio web; todo esto ayudará a tu negocio a aumentar el número de reservas.

Por qué es útil usar un software de gestión de agenda en línea

¿Pasas horas cada semana hablando por teléfono con clientes tratando de agendar sus citas? ¿Alguna vez has sentido la frustración de no poder descifrar la letra ilegible de tu agenda de papel antes de que llegue un cliente? ¿Alguna vez has registrado por error las citas de un cliente en tu agenda de papel y has deseado que hubiera una manera mejor de organizar a tus clientes?

Un software de gestión de agenda de clientes puede ayudarte a evitar todas estas situaciones. Pero además de reducir la confusión y el tiempo dedicado a la administración, existen otras ventajas clave de usar una aplicación o un software de gestión de reserva de citas. A continuación, describimos cómo utilizar un software para mantener tu agenda llena y agilizar su gestión.

Usar un software de gestión de agenda para mejorar la experiencia del cliente

La comodidad es uno de los factores más importantes para ofrecer una experiencia positiva a tus clientes. Y en esta era digital en que vivimos, especialmente ahora que tenemos que lidiar con el COVID-19 y el aumento en la tendencia de la digitalización de peluquerías, para los clientes es cada vez más importante poder realizar tareas cotidianas online, como concertar una cita para un corte de pelo. Si no ofreces una forma de reservar online , el proceso acaba siendo engorroso para tus clientes, así que posiblemente acabarás recibiendo un montón de llamadas de teléfono.
Con un software de gestión de agenda como Citas Square, puedes crear un sitio de reservas online para que los clientes reserven una cita en tu centro de belleza cuando más les convenga. Es como un recepcionista online, disponible las 24 horas al día, los 7 días de la semana. Incluso puedes invitar a tus clientes a que reserven sus citas online enviándoles por correo un enlace al sitio de reservas de tu peluquería. De esa manera, si no tienen tiempo para concertar su próxima visita inmediatamente después de su cita, pueden encontrar un momento más tarde cuando les venga mejor

Añade tu calendario de citas a tu página web

Es importante que añadas un calendario de citas online a tu página web, lo que es fácil de hacer con Citas Square. Solo tienes que añadir un simple fragmento de código HTML directamente al sitio web. Si tienes tu calendario de citas en un lugar visible y accesible en tu web, los clientes podrán reservar hora de forma fácil y rápida. Esto es especialmente importante para los clientes nuevos, que no son tan propensos a llamar directamente a tu negocio para pedir una cita.
Citas Square también está optimizado para dispositivos móviles, por lo que tus clientes pueden hacer reservas por teléfono en cualquier momento y lugar. Esta es una ventaja importante, ya que hemos observado que la mayoría de los clientes reservan citas de esta manera.

Consulta tu calendario de citas sobre la marcha

Tener un software o una aplicación de gestión de agenda gratuita no solo es más cómodo para tus clientes, sino que también es más ágil para ti. Si utilizas un software o aplicación de citas no tendrás que estar físicamente en tu negocio para comprobar la agenda. Consultar tu agenda desde cualquier lugar te facilita enormemente la gestión de tus horas de trabajo y te ahorra mucho tiempo.
La aplicación Citas Square te pone al alcance de la mano toda la información que necesitas para gestionar tu negocio. Puedes configurar y editar tu calendario de citas desde cualquier lugar y aceptarlas de forma automática o manual a medida que los clientes las van reservando online. También puedes completar pagos en cualquier lugar, la aplicación te permite verificar clientes directamente desde tu teléfono o iPad a través de Citas Square o de tu Square Register.

En lugar de pasar el día al teléfono tratando de encontrar huecos para los clientes, puedes optimizar tus tareas diarias. Con la aplicación Citas Square, es como si tu empresa estuviera abierta las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y puedes ver tu calendario de citas directamente en tu móvil.

Optimiza el proceso de reserva para conseguir más ventas

Tener todo centralizado en un software de gestión de agenda, al que tus empleados y tú podéis acceder desde cualquier lugar, agiliza la gestión del trabajo. De hecho, podría ahorrarte varias horas a la semana.
Después de que los clientes reserven sus citas a través de tu sitio web (que está integrado en tu página de citas personalizada) y las confirmes, los clientes recibirán notificaciones y recordatorios automáticos por mensaje de texto y correo electrónico, por lo que no tienes que hacer un seguimiento manual. Todo ese tiempo que ahorras lo puedes dedicar a atender a más clientes cada mes. Vemos esta tendencia en todos los vendedores que utilizan el software de gestión de reservas en línea de Square. Los negocios que utilizan el software de gestión de reservas Citas Square consiguen el doble de citas que los que no lo usan. Lo que significa muchas más ventas.

Reduce las ausencias con un software de gestión de reservas

Las faltas a citas son un gran problema. No solo modifican la agenda, sino que además la dejan con un hueco de tiempo en el que podrías haber estado atendiendo a un cliente. Afortunadamente, el software de gestión de agenda puede ayudarte enormemente a reducir las ausencias en tu salón de belleza. Veamos cómo se hace:

Habilita las funciones de protección ante ausencias a citas en tu software de gestión de agenda

Citas Square tiene protección ante ausencias a citas incorporada directamente en el software. Puedes exigir a los clientes que indiquen un número de tarjeta al hacer una reserva online. También puedes elegir aplicar una tarifa si alguien falta a una cita o cancela en el último minuto. Los negocios que utilizan Citas Square han descubierto que solo con aplicar estas políticas ya se reducen las ausencias. El simple hecho de poner la información de la tarjeta a menudo es suficiente para evitar que los clientes falten a sus citas.

Exige pagos por adelantado a los clientes en tu software de gestión de agenda

La función de prepagos de clientes de Citas Square te da la posibilidad de solicitar el pago por adelantado cuando alguien hace una reserva con la herramienta, así es mucho más probable que se presenten.
Y más allá de ayudarte a reducir las ausencias, los pagos anticipados tienen dos ventajas más. Primero, ayuda con el flujo de caja. Si necesitas comprar suministros o materiales antes de un servicio, al exigir a los clientes que paguen por adelantado no tendrás que financiar esas compras de tu bolsillo. En segundo lugar, el prepago hace que la experiencia del cliente sea mucho más fluida. Si los clientes ya han pagado, no tendrán que preocuparse de nada más que disfrutar del servicio durante su cita.

Envía recordatorios a través del software de gestión de reservas

Los recordatorios de citas impresos son cosa del pasado. Para asegurarte de que tus clientes recuerdan sus citas y se presentan, envía recordatorios por correo electrónico y mensajes de texto. Citas Square te facilita la tarea. Puedes enviar recordatorios de citas a los clientes directamente desde el software de gestión de agenda y decidir con cuánta antelación quieres que se envíen. (Según nuestra experiencia, por lo general, lo más eficaz es de uno a tres días antes de la cita).

Comunica cualquier cambio de horario a tus clientes

A veces puede pasar que seas tú quien llega tarde o necesita cambiar una hora. En lugar de llamar a los clientes para explicárselo (lo que implicaría más llamadas telefónicas), puedes avisar de cualquier cambio de horario directamente desde la herramienta de gestión de agenda online. Citas Square tiene una función de notificaciones a clientes que te permite enviar mensajes personalizados para avisarles de cualquier cambio en su cita. Puedes seleccionar cómo quieres avisar: por mensaje de texto, correo electrónico o ambos. También puedes añadir un mensaje personal para el cliente, un pequeño gesto que será bien recibido. “Lo siento, llego 20 minutos tarde, ¡pero tenemos vino!” suena mucho mejor que un mensaje rígido que parece que ha sido enviado por un sistema automatizado.

Cómo usar tus canales en línea para conseguir más citas

Integrar un software de gestión de citas en línea y añadirlo a tu sitio web es un excelente primer paso para llenar tu agenda. Pero más allá de eso, hay varias cosas que puedes hacer para atraer a nuevos clientes y hacer que los habituales vuelvan.

Mejora tu sitio web

Haz los cambios necesarios en tu sitio web para que tenga un aspecto lo más atractivo y profesional posible. Incluye detalles sobre tu negocio, el logotipo y fotos tuyas y del personal. Y no olvides describir claramente todos los servicios que ofreces para que los clientes tengan toda la información que necesitan para concertar una cita en el software de gestión de agenda. Si estás empezando, aprovéchate de herramientas como el “filtro de relleno, para que parezca que hay algunas horas reservadas en el calendario. De esa manera, los posibles clientes no temerán que seas un novato total.

Presta atención a los comentarios en línea

Es crucial hacer un seguimiento de los sitios de reseñas como los de Google y Facebook para saber cómo va la reputación en línea de tu empresa. Y es igual de crucial responder. Asegúrate de prestar atención tanto a los comentarios positivos como a los negativos, respondiendo a todos y cada uno de ellos. Si te dejan una opinión negativa, siempre empieza por agradecer al cliente su visita y sus comentarios, y luego mantén una actitud positiva en el resto de la respuesta. No des excusas, contesta de forma honesta, y explica qué vas a hacer para que no vuelva a suceder. De esa manera, si otros clientes potenciales miran tu reseña y ven una respuesta, sabrán que se están tomando medidas para solucionar el problema.
Ten en cuenta que los comentarios también pueden llegar en un foro más privado. Con el software de comentarios de clientes de Square, los clientes pueden dejar comentarios sobre su experiencia desde su recibo digital y elegir si quieren o no que les respondas. Asegúrate de leer cada uno de ellos con atención y, si puedes, responde con un mensaje personalizado. Si mantienes una buena relación y conexión con tus clientes será más probable que regresen.

Establece una presencia en las redes sociales

Aumentar el número de seguidores en las redes sociales del salón de belleza ayuda a que lo descubra más gente, y establece tu negocio como un centro de referencia. En un sector como el de la belleza, que se centra en la imagen, una foto vale más que mil palabras. En redes sociales, concentra tus esfuerzos en las plataformas con muchas fotos como Facebook, Pinterest e Instagram. Súbete al carro de los hashtags y haz publicaciones regulares en cosas como #Cambiodelook para mostrar fotos del antes y el después de los clientes. Throwback Thursday (jueves de regreso al pasado) (#tbt) y #Photooftheday (foto del día)son excelentes para resumir algunos de los mejores looks de tu centro de belleza de la semana.

Las redes sociales también son un lugar estupendo para enterarte de lo que los clientes dicen de ti. Si alguien te menciona en una publicación, responde rápidamente para que sepan que le estás leyendo.