Este artículo se ha creado con fines informativos y no debe entenderse como asesoramiento financiero, legal ni fiscal. Si necesitas ese tipo de asesoramiento para tu negocio, recurre a un profesional.
El sector del comercio minorista está en constante cambio. Hoy en día, las empresas que lo conforman deben adaptar su modelo de negocio continuamente para satisfacer las necesidades de unos clientes cada vez más exigentes y para encontrar el equilibrio entre la gestión de los establecimientos físicos y de las ventas online, entre muchos otros aspectos. ¿Y qué implicaciones tiene esto para la fase de aprovisionamiento de la cadena de suministro?
La fase de aprovisionamiento consiste en encontrar proveedores que puedan proporcionarte los productos necesarios para cumplir con tus objetivos operativos y de ventas. Por una parte, implica evaluar a los proveedores en función de criterios como la calidad, el precio, la fiabilidad y los estándares éticos. Por otra parte, también abarca la negociación de contratos, la gestión de las relaciones con los proveedores y la garantía de un suministro seguro y fiable de los bienes necesarios para que tu negocio siga funcionando.
Estas relaciones con los proveedores desempeñan un papel esencial en tu cadena de suministro. Idealmente, se debe encontrar el equilibrio entre adquirir productos de alta calidad de proveedores en quienes puedas confiar a largo plazo y hacerlo a un precio que te permita tener un margen de rentabilidad, lo cual no es tarea fácil.
Para logarlo, es esencial contar con un proceso que garantice la fiabilidad y la calidad de forma constante a pesar de los imprevistos que puedan surgir en la cadena de suministro. A continuación, exponemos los pasos que cada empresa debería seguir para identificar lo que necesita, evaluar a los posibles proveedores y gestionar la relación con ellos para lograr el éxito a largo plazo.
Identifica las necesidades de tus clientes
El primer paso en este proceso es determinar qué necesitas adquirir. ¿Qué artículos quieren tus clientes y qué debes hacer para poder ofrecérselos?
Los comercios minoristas suelen utilizar software o aplicaciones de terceros y sus plataformas de ventas online para descubrir nuevos productos. Square para comercios te ayuda a agilizar este proceso al conectar tus aplicaciones para que se coordinen perfectamente.
Ten en cuenta que tus necesidades pueden cambiar con el tiempo y deben evaluarse de forma continuada. Por ejemplo, es posible que no considerases prioritaria la sostenibilidad hace unos años, pero en la actualidad sí lo es para muchas empresas minoristas. Que una empresa cuente con políticas de abastecimiento ético y tenga en cuenta las prácticas sociales y medioambientales de sus proveedores puede ser un factor importante para determinados clientes. En algunos casos, pueden llegar a rechazar una marca si sus prácticas medioambientales son deficientes.
Si la ética y la sostenibilidad es un factor relevante para el público al que te diriges, empieza por hacer un análisis de mercado para evaluar los posibles proveedores que cumplan con esos requisitos. La asociación Sourcing Industry Group (SIG) ofrece los siguientes consejos para crear estándares de suministro ético:
● Entiende a los proveedores de tu cadena de suministro y forja relaciones con todos ellos, no solo con los de primer nivel.
● Busca inspiración en otros miembros de tu comunidad y en sus historias de éxito, y sigue su ejemplo a la hora de implementar prácticas de aprovisionamiento ético.
● Saca partido a las herramientas tecnológicas que tienes a tu disposición, como el informe de ventas por proveedor que ofrece Square para comercios, para conocer los indicadores clave de rendimiento (o KPI, por sus siglas en inglés) predefinidos en torno al abastecimiento responsable.
Elige los proveedores adecuados
Cuando hayas determinado qué demandan tus clientes, establece ciertos requisitos para asegurarte de que los proveedores que eliges que también satisfagan el resto de necesidades básicas de tu negocio. Estos criterios ayudan a sentar las bases en torno a cuestiones como la calidad, el precio y los plazos de entrega. Plantéate los siguientes aspectos a la hora de escoger a tus proveedores:
● ¿Pueden satisfacer solicitudes personalizadas
● ¿Tienen cantidades mínimas de pedido?
● ¿Te importa que no trabajen exclusivamente para tu empresa?
● ¿Disponen de una política de protección ante productos defectuosos o tendrás que asumir tú el coste?
● ¿La empresa proveedora es ética y sostenible?
Establecer estos requisitos antes de comprometerte con un proveedor te ayudará a evitar problemas en la cadena de suministro. Antes de seleccionar una empresa proveedora, debes evaluarla en función de un conjunto de criterios que variarán en función de las prioridades de tu negocio y que servirán para determinar en qué medida satisface tus necesidades. Algunos de estos criterios son:
● El precio
● La calidad
● La fiabilidad
● El cumplimiento de los plazos
● La solidez financiera
● La capacidad de respuesta
● La flexibilidad
● Las prácticas sociales y medioambientales
● Los valores
Audita a las empresas proveedoras
Una vez que hayas identificado las necesidades de tu negocio y hayas estudiado las posibles empresas proveedoras, podrás auditar a las mejores candidatas. Esto implica reunirse con las que presenten las mejores propuestas para decidir cuál es la más adecuada para tu cadena de suministro.
Llevar a cabo una investigación o auditoría es imprescindible para evaluar correctamente a los proveedores, ya que garantiza que sean empresas legítimas y fiables. También es el momento adecuado para valorar sus capacidades, incluida la de producción, así como su estabilidad financiera. Además, si es posible, conviene visitar estas empresas in situ para una mejor evaluación.
Un buen punto de partida es asegurarte de que dispongan del flujo de caja necesario para cumplir con sus compromisos. Por otra parte, tienes la opción de consultar los registros mercantiles y públicos para validar las acreditaciones, e incluso puedes pedir muestras de productos para evaluar su calidad.
Asimismo, es importante evaluar la trayectoria y el historial de estos proveedores, y la mejor manera de hacerlo es pidiendo opiniones y referencias de otros clientes. Si un proveedor no está dispuesto a aportar esta información, puede ser un indicio de que oculta algo.
Por último, también es recomendable que investigues por tu cuenta: puede bastar con una búsqueda por internet o con preguntar a otros negocios.
Negocia las condiciones y los contratos
Negociar un contrato justo con tus proveedores es esencial para garantizar que todas las partes cumplan con lo acordado. Los contratos deben detallar los productos o servicios que el proveedor entregará u ofrecerá y en qué plazos. También debe estipular lo que tu empresa ofrecerá a cambio (por ejemplo, los precios) y lo que ocurrirá en caso de incumplir el acuerdo.
Acordar unas buenas condiciones, incluidos los precios y los términos de pago, puede parecer una tarea compleja, pero, si se hace bien, será una importante medida de ahorro. Los proveedores suelen ofrecer sus precios estándar y es crucial saber cómo abordarlos y solicitar cambios. Si estudias el mercado y te preparas para la negociación con algunos datos concretos, seguramente conseguirás llegar a un acuerdo que os beneficie mutuamente. Para ello, ten en cuenta lo siguiente:
● Recaba datos tanto actuales como de los últimos años, incluidas las comparaciones de precios de otros proveedores.
● En función de tus pronósticos de demanda, valora tus patrones de compra estimados.
● Si ya has trabajado con una empresa proveedora antes, incluye su rendimiento con respecto a los objetivos predefinidos.
Es importante entender qué busca el proveedor para poder redactar un contrato que os interese a ambas partes. Por ejemplo, puedes ofrecerle la oportunidad de impulsar su negocio o su marca a cambio de una rebaja en los precios, así como un contrato a largo plazo que reduzca el riesgo en torno a ese proveedor (y que estipule los objetivos que deben cumplirse) o la opción de consolidar pedidos.
Si identificas, por un lado, las necesidades que deben satisfacer tus proveedores y, por otro, aquello que tú puedes ofrecerles, tendrás el poder de negociación necesario para garantizar una alianza comercial estratégica.
Afianza la relación con tus proveedores
Forjar relaciones sólidas con proveedores de confianza puede ser determinante para tu cadena de suministro. No solo debes comunicarles tus objetivos comerciales estratégicos, sino también ser consciente de sus prioridades y de los desafíos a los que se enfrentan. Todo ello puede generar oportunidades que os beneficien mutuamente.
Para lograr afianzar esas relaciones es crucial establecer un acuerdo respecto a los indicadores clave de rendimiento (KPI), disponer de directivas claras y crear sistemas eficaces para las compras, la gestión de inventario y los procedimientos de pago.
Square para comercios te ayuda a identificar esos indicadores mediante datos fiables y en tiempo real, de modo que puedas conocer el rendimiento del negocio y tomar medidas informadas. También te permite gestionar el inventario y los proveedores, entre muchos otros aspectos de tu negocio, desde tu dispositivo personal o de Square, que se sincroniza de forma inmediata con el resto.
Crea una cadena de suministro ágil y flexible
Las empresas minoristas se adaptan continuamente a las necesidades de sus clientes, independientemente de dónde se encuentren, a la vez que lidian con la inestabilidad económica. Del mismo modo, la gestión de la cadena de suministro es un proceso en constante transformación, y el proceso de aprovisionamiento también requiere una mejora continua, impulsada no solo por las necesidades de los clientes, sino por las cambiantes condiciones del mercado.
En general, es vital que los proveedores estén preparados para afrontar los posibles imprevistos y mitigar los riesgos que puedan surgir. Entender las expectativas de tus clientes y factores como la estacionalidad para hacer una correcta planificación requiere disponer del conjunto adecuado de herramientas. Por tanto, las empresas minoristas necesitan desarrollar sistemas ágiles y flexibles que no solo les ayuden a vender, sino que les permitan abordar este tipo de problemas. Así pues, para que tu cadena de suministro funcione con agilidad y a medida que amplíes tus canales de venta, debes disponer de datos que provengan de operaciones de inventario optimizadas. De este modo, aumentarás la precisión de tus operaciones y tu marca generará una mayor confianza.
Y es esa la necesidad que cubre Square para comercios: sus herramientas automatizadas te permiten supervisar la calidad, llevar un seguimiento el rendimiento y generar previsiones más precisas con informes en tiempo real. Además, podrás gestionar todos tus proveedores, así como ampliar la red de colaboradores para evitar depender de una única empresa y consolidar una cadena de suministro más resiliente y flexible.
En definitiva, los tiempos cambian y tu cadena de suministro también debería hacerlo. Empieza por revisar las prácticas de aprovisionamiento de tu empresa y elegir proveedores que no solo satisfagan tus necesidades de inventario, sino que además se ajusten a un modelo que garantice la agilidad y la flexibilidad de tu cadena de suministro.