Al pensar en lanzar un negocio, no se suele reparar en los métodos y buenas prácticas de la cadena de suministros. Ahora bien, una vez que te pones manos a la obra, rápidamente te das cuenta de que una cadena logística fiable es clave para garantizar la prosperidad del negocio a largo plazo. Contar con los proveedores adecuados puede ayudar a tu empresa a ofrecer productos y servicios de alta calidad y cumplir en todo momento con las expectativas de tus clientes. Si, por el contrario, tus proveedores no son fiables, tus recursos y tu reputación pueden verse afectados negativamente. Es importante encontrar un proveedor fiable por varios motivos:
● Permite mantener la calidad de los productos y servicios que ofreces y ganarte así la fidelidad de tus clientes.
● Reduce la probabilidad de recibir pedidos con retraso o inventario de peor calidad, lo cual te ayuda a evitar retiradas de productos o problemas jurídicos que podrían afectar a la reputación de tu negocio.
● Ayuda a estar al día de las tendencias del mercado y puede proponer soluciones que quizás no conozcas.
● Puede ofrecerte descuentos por volumen y mayores plazos de pago una vez consolidada la relación comercial, lo cual te ayudará a reducir costes, a gestionar el flujo de caja y a ofrecer precios competitivos.
● Puede convertirse en un buen aliado a medida que crece tu negocio, así como ayudarte a encontrar proveedores de confianza en otros mercados o nichos.
Para encontrar el proveedor que mejor encaje con tu negocio, ten en cuenta lo siguiente:
1. Identifica las necesidades de tu negocio
Por muy obvio que parezca, primero debes determinar qué necesita tu negocio y qué necesitas del proveedor. Para ello, crea una lista de requisitos partiendo de lo siguiente:
Estándares de calidad: ¿El proveedor deberá cumplir unos estándares de calidad estrictos? ¿El proveedor tiene alguna de las certificaciones reconocidas por el sector?
Rango de precios y condiciones de pago: La misión de todo negocio es obtener beneficios. Si las tarifas del proveedor se salen de tu rango de precios, se verán afectados tus márgenes de beneficio, especialmente si te encuentras en un mercado de precios competitivos. Analiza las condiciones de pago del proveedor: algunos ofrecen pagos a plazos, mientras que otros exigen el pago por adelantado, especialmente si es la primera vez que trabajáis juntos. Otros, por su parte, pueden ofrecerte descuentos según el volumen de tus pedidos.
Frecuencia de suministro: ¿Con qué frecuencia necesitas los productos o servicios? ¿Qué nivel de volumen o disponibilidad necesitas del proveedor? ¿Hay períodos de baja y alta demanda en tu negocio?
Proveedores nacionales o extranjeros: ¿Quieres un proveedor nacional o prefieres uno extranjero? Es posible que necesites a los dos. Por ejemplo, podrías recurrir a proveedores nacionales para adquirir ingredientes perecederos y garantizar su frescura, y optar por proveedores extranjeros para los productos no perecederos. En el caso de los proveedores nacionales, deberías considerar su proximidad y qué opciones de entrega te ofrecen. En el caso de los proveedores extranjeros, deberías considerar la ubicación de sus almacenes, así como sus rutas y los plazos de envío.
Requisitos específicos del sector: ¿El proveedor debe cumplir alguna normativa específica del sector? Puede tratarse de estándares establecidos por organismos reguladores; por ejemplo, si vendes o importas alimentos, deberás cumplir con los requisitos establecidos por la legislación nacional referentes a la verificación de proveedores.
Una vez creada tu lista de requisitos, ya puedes empezar a buscar.
2. Identifica los mejores proveedores
Puedes encontrar proveedores de confianza de las siguientes maneras:
Búsqueda online: Suele ser el punto de partida más fácil, ya que al introducir «producto + proveedor + ubicación» en cualquier buscador ya deberías encontrar resultados interesantes. También puedes recurrir a directorios online de tu sector para agilizar la búsqueda. Por lo general, en estos directorios se muestran listas de proveedores ordenados por determinadas características, como la ubicación y la categoría del producto. Eso sí, es posible que tengas que pagar para poder acceder. Para encontrar estos directorios, busca «producto + proveedor/mayorista/fabricante + directorio».
Ferias y exposiciones: Las ferias comerciales son un lugar excelente para conocer en persona a posibles proveedores y ver de primera mano sus productos. Antes de asistir a una feria, consulta el horario, el plano del recinto y la lista de expositores para aprovechar tu tiempo al máximo, y ten preparada tu lista de requisitos para mantener conversaciones productivas. Asegúrate de recopilar folletos, muestras y otros recursos disponibles que puedan ayudarte a decidirte por algún proveedor.
Recomendaciones: Habla con otros propietarios de negocios, socios o compañeros del sector que puedan conocer a proveedores de confianza. También puedes buscar recomendaciones en foros empresariales o grupos online. Y no te olvides de compartir con ellos tu lista de requisitos, pues les ayudarás a entender qué tipo de proveedor necesita tu negocio.
3. Evalúa posibles proveedores
Una vez creada tu lista de los candidatos que cumplen con tus requisitos, ten en cuenta lo siguiente:
Comunicación: ¿Cómo de rápido responde a tus consultas? ¿Te gusta su estilo comunicativo? Por lo general, si te cuesta contactar con un proveedor durante la fase de consulta, el problema de comunicación continuará una vez establecida la relación comercial.
Reputación: ¿El sitio web del proveedor tiene reseñas de negocios reales? ¿Has podido ver alguno de sus clientes actuales o pasados? Si puedes, contacta con alguno de estos clientes y pregúntales cómo les ha ido con este proveedor. Busca reseñas sobre el proveedor en páginas web de terceros, toma nota de las quejas más habituales y trata de averiguar cómo se gestionaron las disputas.
Prácticas éticas: Este aspecto es especialmente importante si tu negocio aplica una política de sostenibilidad. ¿El proveedor habla de forma transparente sobre sus procesos de producción y aprovisionamiento? Confirma que el proveedor comparte los mismos valores que tu negocio y que pueda demostrarlo en sus procesos.
Preguntas para el proveedor:
- ¿Cuánto tiempo llevas en el sector?
- ¿Qué procesos de control de calidad has implementado para garantizar un nivel de calidad constante en tus productos y servicios?
- ¿Cuál es tu disponibilidad actual?
- Si mi negocio crece, ¿podrás mantener el ritmo?
- ¿Puedes gestionar fluctuaciones de demanda?
- ¿Puedes personalizar productos específicos?
- ¿Qué ocurre si necesito un embalaje especial?
- ¿Cuáles son tus plazos para tramitar y entregar los pedidos?
- ¿Cómo gestionas los pedidos urgentes?
- ¿Cuál es tu estructura de precios?
- ¿Ofreces descuentos por volumen?
- ¿Cuáles son tus condiciones de pago?
- ¿Hay alguna tarifa o cargo adicional que deba conocer?
- ¿Podrías hablarme sobre tu gestión de la cadena de suministro, del inventario y de la tramitación de pedidos?
- ¿Cómo garantizas el cumplimiento de las normativas y de las certificaciones del sector?
- ¿Aplicas alguna política de sostenibilidad, ya sean prácticas respetuosas con el medioambiente o de aprovisionamiento responsable?
- ¿Cómo es tu política de devoluciones, reemplazos y reclamaciones?
- ¿Podrías proporcionar referencias de clientes actuales que avalen tu fiabilidad y calidad?
- ¿Cómo gestionas los problemas o reclamaciones que se presentan durante la relación comercial?
4. Elige tu proveedor
Para facilitarte la tarea, crea una plantilla que te permita ir puntuando a los proveedores según los criterios que has definido, las preguntas que les haces y la información que te dan. Así podrás centrarte en quienes obtengan las puntuaciones más altas.
Una vez seleccionados los proveedores, guarda esta plantilla, pues te servirá como documento de referencia. Por ejemplo, si llegases a necesitar un proveedor urgentemente, podrías recurrir al siguiente en tu lista.
5. Prueba a tu proveedor
Antes de comprometerte a largo plazo, te recomendamos que realices un pedido de prueba para confirmar los datos y características que has recopilado del proveedor. De lo contrario, si te comprometes a ciegas desde ya y se presenta algún problema puede ser difícil dar marcha atrás en tu relación comercial. Al realizar tu pedido de prueba, asegúrate de incluir aquello que quieras comprobar, como por ejemplo algún requisito de calidad específico.
Buenas prácticas de gestión logística: es posible que tu proveedor habitual no pueda cumplir con tus períodos inesperados de alta demanda. Por su parte, tu proveedor puede sufrir algún imprevisto que afecte a su producción.
Un estudio de la Universidad de Míchigan identificó dos métodos efectivos para aumentar la resiliencia de la cadena de suministro. El primer método consiste en contar con un proveedor secundario y de apoyo que pueda responder a tus solicitudes en caso de que se presente algún problema. De esta manera, ganarás en flexibilidad, si bien esta opción puede acarrear mayores costes y crear una cadena de suministro más compleja. El segundo método consiste en llevar un seguimiento detallado de tus proveedores principales y evaluar periódicamente la posibilidad de que se produzcan interrupciones. De esta manera, puedes anticiparte a cualquier problema y adoptar las medidas oportunas sin necesidad de comprometerte con un proveedor secundario. Independientemente del método que elijas, recuerda que la gestión manual de varios proveedores puede ser complicada y requerir mucho de tu tiempo. Aprovecha nuestras herramientas de gestión de inventario para llevar un control de todos tus pedidos. Con Square para comercios, disfrutarás además de funciones de gestión de proveedores que te permitirán llevar el seguimiento de todos tus proveedores desde un mismo lugar. Y eso no es todo: también podrás crear previsiones inteligentes de existencias y generar órdenes de compra automáticas en cuanto se vaya reduciendo el inventario disponible.
Una vez decididos tus proveedores, evalúalos periódicamente para identificar obstáculos y garantizar la eficiencia de tu cadena logística.