Configurar la nómina de tu empresa no tiene por qué ser una tarea imposible. Si quieres aprender a procesar manualmente la nómina por cuenta propia, tienes algunas opciones.
A continuación, te explicamos paso a paso lo que implica cada proceso, así como también qué opción puede ser la mejor para tu empresa. Recuerda que esta publicación es solo para fines educativos. Para obtener asesoría específica, consulta con un profesional.
Cómo aplicar manualmente los impuestos a la nómina
Los impuestos a la nómina son los impuestos federales, estatales y locales que un empleador retiene del sueldo del trabajador. Incluyen el Impuesto sobre la renta, el seguro social y Medicare. Para calcular correctamente cuál debe ser el impuesto a la nómina, es necesario conocer los tasas impositivas vigentes. Por ejemplo, el impuesto del seguro social para 2020 es del 6.2% y la tasa impositiva de Medicare es del 1.45%. Los porcentajes se determinan anualmente.
Si quieres saber cómo procesar la nómina por cuenta propia, sigue leyendo.
Primeros pasos con Nómina Square
Procesamiento de nómina en el que confían miles de personas.
Cómo procesar la nómina por cuenta propia
Resumen: Configurar la nómina de tu compañía por cuenta propia cuesta menos, pero requiere tiempo y puede dar lugar a errores.
Si eres experto en impuestos, es posible que puedas hacerlo tú mismo para pagar a tus empleados. Pero teniendo en cuenta todos los errores que puedes cometer en las nóminas (y las desagradables multas en las que puedes incurrir como resultado), asegúrate de estar completamente cómodo con todo lo que necesitas hacer antes de lanzarte.
Para comenzar:
Paso 1: haz que todos los empleados completen un formulario W-4. Para recibir su pago, los empleados deben completar el formulario W-4 para documentar su estado de declaración y hacer un seguimiento de las exenciones personales. Cuantas más exenciones o personas a cargo tengan los trabajadores, menos impuestos a la nómina se deducirán de sus sueldos cada periodo de pago. Por cada nuevo empleado que contrates, debes presentar un informe de nueva contratación. Ten en cuenta que hay una nueva versión del formulario W-4 para 2020, por lo que este es el formulario que debes hacer completar a los nuevos contratados a partir del 1 de enero de 2020.
Paso 2: Busca tu número de identificación del empleador o regístrate para obtenerlo. Antes de configurar la nómina, asegúrate de tener tu número de identificación del empleador (EIN). Un EIN es algo así como un número de seguro social (SSN, por sus siglas en inglés) para tu negocio y es utilizado por el Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) para identificar una entidad de negocios y cualquier otra persona que paga a los empleados. Si no tienes un EIN, puedes solicitarlo aquí, en el sitio del IRS. Es posible que también tengas que obtener un número EIN estatal. Consulta los recursos empresariales de tu estado para obtener más información.
Paso 3: Elige tu calendario de nómina. Después de registrarte para obtener tu número de identificación del empleador, asegurarte (no olvides la compensación de los trabajadores) y colocar los carteles informativos del lugar de trabajo, tendrás que agregar tres fechas importantes en tu calendario: las fechas de pago de los empleados, las fechas de vencimiento de los pagos de impuestos y las fechas límite de las declaraciones de impuestos (lee más sobre leyes laborales básicas aquí).
Paso 4: Calcula y retén los impuestos sobre la renta. Cuando llegue el momento de pagar a tus empleados, debes determinar qué impuestos federales y estatales debes retener de la paga de tus empleados utilizando el estimador de retención del IRS y el recurso de tu estado o una calculadora de sueldos fiable. También debes llevar la cuenta de la parte de impuestos del empleado y del empleador sobre la marcha.
Paso 5: Paga los impuestos a la nómina. Cuando llegue el momento de pagar los impuestos, tienes que presentar tus depósitos de impuestos federales, estatales y locales, según corresponda (normalmente de forma mensual).
Paso 6: Presenta los formularios de impuestos y los W-2 de los empleados. Por último, asegúrate de enviar la declaración de impuestos federales del empleador (normalmente cada trimestre) y cualquier declaración estatal o local, según corresponda. Y por último, pero no menos importante, no te olvides de preparar tus declaraciones anuales y formularios W-2 al final del año.
Nota: Esta no es una lista completa de tus responsabilidades como empleador. Para obtener asesoramiento específico para tu negocio, asegúrate de revisar los requisitos federales y estatales, o consulta con un profesional.
Alternativa 1: Usa un servicio de nómina
Resumen: Contratar un proveedor de nóminas para pequeños negocios tiene un costo bajo o medio y es fiable.
No te preocupes si no puedes hacer la nómina por cuenta propia. Los servicios de nómina hacen que a los propietarios de pequeños negocios les resulte más sencillo pagar a sus empleados y puedan regresar a sus funciones empresariales principales.
La mayoría de los servicios de nóminas calculan la paga y los impuestos de los empleados de forma automática y envían los impuestos a la nómina y las declaraciones al IRS y al departamento de impuestos de tu estado por ti. Con un proveedor de servicios completos como Nómina Square, puedes incluso llevar un registro de las horas trabajadas, importarlas directamente a tu nómina y pagar a los empleados mediante depósito directo.
Así es como funciona:
Cómo procesar la nómina con un servicio de nómina:
Al igual que la opción de hacerlo por cuenta propia, tienes que hacer que todos tus empleados completen un formulario W-4 y buscar o registrarte para obtener tu número de identificación del empleador.
A partir de allí:
Paso 1: Elige un proveedor de servicio completo de nómina. Si no sabes cómo hacer la nómina por cuenta propia, usa el software de nómina que reduce el riesgo de errores o multas. Muchos servicios de procesamiento de nómina, como Nómina Square, se encargan de tus impuestos a la nómina, las presentaciones e informes de nuevas contrataciones, y te permiten completar la nómina en línea. El registro se realiza en cuestión de minutos, por lo que podrás empezar a realizar tus propias nóminas el mismo día que te registres.
Paso 2: Agrega a tus empleados. Tienes que configurar a tus empleados antes de procesar su nómina. Agregar a los empleados a los que se les paga por primera vez suele ser más rápido. Si cambias a un nuevo proveedor de nóminas, también tienes que agregar la información de las nóminas del año hasta la fecha de los empleados actuales. En cualquiera de los casos, generalmente hay que introducir los nombres de los empleados, las direcciones, los números de seguro social y la información sobre las retenciones fiscales. Si usas Nómina Square y quieres pagar a los empleados mediante depósito directo, puedes escribir sus nombres y direcciones de correo electrónico para que puedan ingresar su información personal.
Paso 3: Haz un seguimiento de las horas trabajadas e impórtalas. El Departamento del Trabajo de Estados Unidos exige a los empleadores que conserven los registros salariales, como el registro de horas, durante un máximo de dos años. Algunos estados pueden requerir que se conserven durante más tiempo. Asegúrate de consultar los requisitos específicos de tu estado. Puedes hacer un seguimiento de las horas con tu Punto de venta Square e importar el registro de horas a la nómina.
Paso 4: Procesa tu primera nómina. Haz clic en Enviar y ya habrás terminado.
Paso 5: Lleva un registro de tus pagos y declaraciones de impuestos. El IRS exige que los formularios de impuestos se conserven durante tres años. Algunos estados pueden requerir que se conserven durante más tiempo. Asegúrate de consultar los requisitos específicos de tu estado. Con Nómina Square, puedes encontrar las copias de tus presentaciones de impuestos en tu Panel de Datos.
Alternativa 2: Contrata a un contador
Resumen: Contratar a un contador es la opción más costosa, pero es confiable.
Si no quieres aprender a configurar la nómina por cuenta propia para tu negocio o usar un servicio de nómina, considera la posibilidad de contratar a un contador. Un buen contador puede procesar tu nómina y asegurarse de que tus pagos de impuestos y presentaciones estén al día. Consulta estos cinco consejos que te ayudarán a encontrar el contador ideal.