Has iniciado un negocio y no dejas de leer sobre el EIN, pero no estás seguro de lo que es. A continuación, te explicamos qué es el número de identificación del empleador (EIN), para qué se usa y cómo puedes obtener uno propio.
¿Qué es el número de identificación del empleador?
El número de identificación del empleador (EIN), también conocido como número de identificación del empleador federal, número de identificación fiscal federal, número de identificación federal o incluso EIN federal, es un número único de nueve dígitos que el Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) emite a los negocios para fines de identificación fiscal. Un EIN es como un número de seguro social para un negocio.
¿Qué tipo de negocio necesita un número de identificación del empleador?
Aunque EIN es la abreviatura en inglés de “número de identificación del empleador”, actúa como un identificador nacional para un negocio. Cualquier negocio que contrate empleados necesita un EIN. La mayoría de los negocios, incluso las entidades comerciales sin empleados, tienen uno. (Un servicio de nómina en línea puede ayudar a pagar a los empleados e incluso encargarse de las declaraciones y los pagos del impuesto sobre la nómina.) Además, las sociedades anónimas y las sociedades colectivas necesitan un EIN del IRS. Obtén más información sobre quién necesita un EIN.
En pocas palabras, cualquiera de las siguientes entidades comerciales necesita un EIN:
- sociedad de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés)
- LLC de múltiples miembros
- LLC de un solo miembro
- organización sin fines de lucro
¿Para qué necesitas un EIN?
El IRS usa el EIN para identificar a los negocios con fines fiscales. Además, los negocios usan su EIN para abrir cuentas bancarias comerciales, solicitar licencias comerciales y establecer cuentas con proveedores.
Algunos tipos de negocios que no necesitan un EIN, como aquellos con un propietario único, optan por obtener la identificación del IRS de todos modos. Algunos trabajadores independientes (un tipo de propietario único) usan un número de identificación del empleador en lugar de su número de seguro social para protegerse contra el robo de identidad. Los propietarios únicos también usan a veces un EIN para mostrar su condición de trabajador independiente en lugar de empleado.
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¿Quién o qué es la parte responsable?
Al solicitar un número de identificación del empleador, la “parte responsable” es la persona o entidad a cargo del negocio. En la solicitud del EIN, la parte responsable ingresa su nombre y un número de identificación de contribuyente, como su número de seguro social (SSN, por sus siglas en inglés), el número de identificación personal de contribuyente (ITIN, por sus siglas en inglés) o el número de identificación del empleador (EIN).
Obtén más información sobre las partes responsables.
¿Cuál es la diferencia entre un número de identificación federal y un número de identificación fiscal estatal?
El IRS emite los números de identificación del empleador a nivel federal. (También se conocen a veces como FEIN: número de identificación del empleador federal). Los negocios que venden productos sujetos a impuestos o tienen empleados o propiedades en un estado pueden necesitar un número de identificación fiscal estatal (también llamado número de identificación estatal).
Un negocio puede necesitar uno o más números de identificación del empleador del estado (también llamado número de identificación fiscal estatal). Diferentes organismos estatales emiten estos números en los estados donde opera el negocio. En algunos estados, un negocio puede tener un número de identificación del empleador estatal específico para declarar el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre las ventas, la retención de impuestos y el impuesto sobre el seguro de desempleo. Algunas agencias estatales, según la manera en que se administren los impuestos en el estado, pueden permitir a los negocios declarar varios impuestos con un solo número de identificación del empleador estatal.
Es importante mencionar que los negocios que operan en más de un estado pueden necesitar un número de identificación del empleador estatal en cada estado en el que hacen negocios.
Además, aunque un negocio puede tener varios números de identificación estatal del empleador, por lo general solo tendría un número de identificación del empleador.
¿Qué diferencias hay entre el EIN y el TIN?
TIN significa número de identificación de contribuyente y se refiere a diferentes tipos de números de identificación que emite el IRS. El EIN, o número de identificación del empleador, es un tipo de TIN.
¿Cómo puedo solicitar un EIN?
La forma más fácil de obtener un número de identificación del empleador para tu negocio es solicitarlo de forma gratuita en línea en IRS.gov mediante el Asistente de EIN. Si no quieres solicitar tu EIN por Internet, puedes descargar el formulario SS-4 y enviarlo al IRS por correo o fax. También hay empresas privadas que ayudan a los negocios a solicitar un EIN pagando una cuota.
¿Qué es el formulario EIN?
El formulario del número de identificación del empleador que se encuentra en el sitio web del IRS debe completarse de una sola vez porque la sesión vence después de 15 minutos de inactividad por razones de seguridad. Así que asegúrate de tener toda la información necesaria de tu negocio antes de empezar. Debes brindar información sobre la estructura legal de tu negocio, el motivo por el que solicitas un EIN, la parte responsable, la dirección, etc.
¿Cómo puedo verificar mi EIN?
Puedes comunicarte con la Línea de Impuestos de Especialidades y Negocios del IRS, de lunes a viernes de 7 a. m. a 7 p. m. hora local, al (800) 829-4933 para verificar tu EIN. Ten en cuenta que, por razones de seguridad, el IRS solo puede compartir el EIN de tu negocio con una persona autorizada, como el propietario único, el director del negocio, el socio de una sociedad u otras funciones similares.
¿Cómo puedo buscar mi EIN?
¿Qué sucede si pierdes tu número de identificación del empleador o lo olvidas? Si has solicitado previamente un EIN para tu negocio, pero no encuentras el número, existen varias formas de localizarlo. Si usaste tu EIN para abrir una cuenta bancaria comercial, comunícate con tu banco para recuperar tu EIN. Del mismo modo, si presentaste una declaración de impuestos anterior para tu negocio, puedes encontrar tu EIN buscando tu declaración de impuestos. Si ninguna de estas opciones funciona, puedes llamar a la Línea de Impuestos de Especialidades y Negocios del IRS al (800) 829-4933.
¿Tendré que cambiar de EIN alguna vez?
Sí, los negocios suelen necesitar un nuevo EIN cuando han tenido un cambio de propietario o un cambio estructural. La siguiente tabla explica cuándo los diferentes tipos de negocios necesitan un nuevo EIN y cuándo no:
Empresa unipersonal
| Situación | ¿Necesitas un nuevo EIN? |
| Quiebra | Sí |
| Constitución en sociedad del negocio | Sí |
| Incorporación de socios y funcionamiento como una sociedad | Sí |
| Adquisición de un negocio existente (mediante compra o herencia) que funcione como empresa unipersonal | Sí |
| Cambio del nombre del negocio | No |
| Traslado a una nueva ubicación | No |
| Incorporación de una nueva ubicación | No |
| Administración de varios negocios | No |
Sociedad anónima
| Situación | ¿Necesitas un nuevo EIN? |
| Nueva acta de constitución de la secretaría de estado | Sí |
| Empresa subsidiaria de una sociedad anónima que usa el EIN de la sociedad matriz | Sí |
| Conversión del negocio en una empresa subsidiaria de una sociedad anónima | Sí |
| Cambio a una sociedad o conversión en un empresa unipersonal | Sí |
| Formación de una nueva sociedad anónima después de una fusión estatutaria | Sí |
| El negocio como división de una sociedad anónima | No |
| Uso del EIN existente por parte de la sociedad anónima después de una fusión de negocios | No |
| Quiebra | No |
| Cambio del nombre o ubicación del negocio | No |
| Cambio de estatus fiscal a una sociedad anónima de tipo S | No |
| Reorganización que solo cambia la identidad o el lugar | No |
| Conversión a nivel estatal en la que la estructura del negocio se mantiene igual | No |
Sociedad
| Situación | ¿Necesitas un nuevo EIN? |
| Incorporación | Sí |
| Socio a cargo de la sociedad y la opera como empresa unipersonal | Sí |
| Finalización de la sociedad y comienzo de una nueva | Sí |
| Quiebra | No |
| Cambio del nombre del negocio | No |
| Mudanza a una nueva ubicación | No |
| Incorporación de una nueva ubicación | No |
| Creación de una nueva sociedad a partir de la finalización de una sociedad [IRC sección 708(b)(1)(B)] | No |
| Cambio de manos de la mitad o más de la propiedad de un negocio en un periodo de 12 meses | No |
El IRS tiene más información sobre cuándo se necesita solicitar un nuevo EIN.