スマートワークを自社に導入するには

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近年、労働力不足が心配されるなか、職場のダイバーシティや従業員の生産性向上に取り組む動きが、さまざまな企業で見られます。そのような中、注目を集めているのが、スマートワークという働き方です。今回は、スマートワークについて紹介します。

スマートワークとは

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スマートワークとは、制度改革や先進技術(ICT)の導入などを積極的に行うことによって、従業員が業務の生産性を高め効率よく仕事をすること、多様な働き方を認めることで個人の能力を最大化することをいいます。ポイントは、労働時間を短くすることを目指すのではなく、生産性向上と業務効率化に重点が置かれていることです。たとえば、介護や育児と仕事の両立を考え在宅勤務をしている従業員のために、ビデオ会議システムを活用して円滑なコミュニケーションを取れる環境を整備したり、会議室をガラス張りにして落ち着けない空間にすることで、会議自体を早く終わらせる仕組みを作ったりしている企業もあるようです。

日本経済新聞社は2017年12月、上場企業・有力非上場企業602社を「働きやすさ」の視点で格付けした「スマートワーク経営調査」をまとめて公開しました。働きやすいと格付けされた上位40社のうち、4割が今期過去最高の純利益を見込んでいます。スマートワークを促進し、従業員の能力を最大限に引き出す経営と、企業の高い成長率には相関関係があると考えられます。

参考:大規模企業調査 上場全社を中心とした総合的な企業力判定調査(日経スマートワーク経営調査日本経済新聞)

スマートワーク推進のメリット

スマートワークを推進することで、業務の効率化が期待できます。どの業務を簡略化できるか、より注力する必要があるかなどを改めて見直すきっかけになるでしょう。効率化することで空いた時間を他の業務に充てたり、社内外のコミュニケーションに使ったりすることで、新たなアイデアを生み出せるかもしれません。

加えて、ワーク・ライフ・バランスの両立がしやすくなる結果として、従業員満足度の向上による離職率の低下、そして新たな人材確保にもつながるでしょう。

スマートワーク導入時のチェックポイント

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経営者自らが宣言する

スマートワークを導入することを、組織のトップである経営者自らが表明することが重要です。スマートワークを導入する目的や方向性を従業員に共有することで、会社全体の取り組みであることを社内にアピールできます。社内全体に、効率よく仕事を終わらせようと互いに協力し合う雰囲気が生まれることも期待できるでしょう。「あらためて考える、リーダーシップとは何か」の記事もぜひ参考にしてみてください。

業務管理、評価の基準を見直す

スマートワークを推進すると、在宅勤務など社外で業務をしている従業員の作業内容や進捗を適切に把握できないのでは、と懸念する人もいるかもしれません。しかし、勤怠管理や作業状況を把握するITツールは日々進化しています。これらの技術と適切な制度を採用することで、社内と同様の環境を実現することは難しくありません。

たとえば、最近では在席状況を確認できるユニファイドコミュニケーション (さまざまな通信手段をひとつのネットワークに統合してコミュニケーションが取れるようにする仕組み)や、ログ管理システムなどが発達しています。

また、スマートワークで必要なのは、業務内容の明確化や適切なタイミングでの進捗の確認、そして評価基準の見直しです。業務内容にもよりますが、「◯◯の仕事を△△日までに××件完成させること」などを従業員と共有することが大切です。

Squareの従業員管理機能は、タイムカードとして従業員の勤怠管理をできるだけでなく、従業員ごとの売り上げデータも確認可能です。適切な評価やフォローアップをするのに役立つでしょう。ぜひ導入を検討してみてください。

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機密情報の漏洩対策

機密情報の漏洩リスクは、ICT技術の活用によって減らすことができます。たとえば、端末にデータを残さずに作業できる技術や、端末の盗難・紛失時にそなえてリモートワイプ(データの遠隔消去)する技術などがあります。

加えて、従業員一人一人の情報リテラシーを高めることも大切です。「ビジネスに必須!情報リテラシーを高めるには」の記事もぜひ参考にしてみてください。

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執筆は2018年4月5日時点の情報を参照しています。
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