企業には必須な就業規則の作成について

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規模の大小を問わず、どの企業にも必ず「就業規則」があります。会社に勤務したことがある人なら熟読したことはなくても、一度ぐらいは目にしたことがあるのではないでしょうか。

今回は、就業規則に関して紹介します。

就業規則とは

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日本の労働基準法では、就業規則について次の通りに定めています。

常時10人以上の従業員を使用する使用者は、労働基準法(昭和22年法律第49号)第89条の規定により、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長に届け出なければならない

参考:モデル就業規則について(厚生労働省)

従業員が10人以上の企業には必ず「就業規則」があり、従業員はその規則に従って、働いていることになります。

記載事項

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経営者以下、各従業員が安心して働くために、そして事業運営を円滑に行うために就業規則はなくてはならないものです。勤務時間や休日、賃金や手当て、福利厚生・退職時の手続き、さらには安全や衛生に関することまで網羅されています。

就業規則には、記載しなければならない事項があります。一つは、絶対的必要記載事項でどんな就業規則にも必ず盛り込まなければならないものです。もう一つは各事業場内でルールを定める場合には、必ず記載しなければならない相対的必要記載事項です。

絶対的必要記載事項

(1) 労働時間関係始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項

(2) 賃金関係賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関 する事項

(3) 退職関係退職に関する事項(解雇の事由を含みます。)

相対的必要記載事項

(1)退職手当関係
適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項
(2)臨時の賃金・最低賃金額関係
臨時の賃金等(退職手当を除きます。)及び最低賃金額に関する事項
(3)費用負担関係
労働者に食費、作業用品その他の負担をさせることに関する事項
(4)安全衛生関係
安全及び衛生に関する事項
(5)職業訓練関係
職業訓練に関する事項
(6)災害補償・業務外の傷病扶助関係
災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
(7)表彰・制裁関係
表彰及び制裁の種類及び程度に関する事項
(8)その他
事業場の労働者すべてに適用されるルールに関する事項

参考:モデル就業規則(厚生労働省)

さらに、創業時は人数が少なかったけれど、企業の規模が大きくなり、従業員が増えるとそれに見合った規則の変更が必要になります。時代の変化とともに、時勢に合った規則の改定が必要な場合もあるでしょう。

就業規則は内容変更や追記が可能です。その際は、就業規則の作成時と同様、労働基準法第89条に従って所轄労働基準監督署長に届け出る必要があります。歴史が長い企業の就業規則を見ると、変更や追記したという記録があるのはこのためです。

また、作成した就業規則は、従業員一人一人に配布する、従業員がいつでも見れるように掲示する、備え付ける義務もあります。就業規則を苦労して作成しても、社内のキャビネットに眠ったままで従業員が存在を知らないのでは意味がありません。

最近は社内イントラネット上に就業規則を載せている企業も多いので、検討してみてはいかがでしょうか。

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就業規則の大切さ

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就業規則は「常時10人以上の従業員を使用する使用者は作成しなければならない」と説明しました。では、従業員数10人未満の企業では就業規則の作成は不要なのでしょうか。

これから起業しようと考えている人の中には、最初から10人以上の従業員を抱えてスタートする人もいるかもしれません。しかし、まずは10人未満で始める人が多いのではないでしょうか。

法律上、従業員が1人の場合は就業規則の作成は不要です。しかし、規模が拡大すれば日々の業務に忙殺されて、就業規則を作成する時間がないという事態に陥ることも考えられます。従業員数がそれなりに増えてきたところで就業規則がないとなると、何かあったときの対応に困るのは経営者です。たとえ10人未満で会社をスタートしたとしても、就業規則は起業時に作成することをおすすめします。

起業の際は、資金調達や銀行口座開設、関係各所への届出などが優先となり、就業規則の作成まで手が回らないことがほとんどではないでしょうか。しかし、経営者には「このような会社にしたい」「自社の商品やサービスが世の中でこのような存在になってほしい」といった経営理念や目標があるはずです。これらを達成するために、また理念に共感しともに目標達成を目指す従業員が安心して働くためにも、就業規則は従業員の数にかかわらず作成しておくことが大切です。

就業規則はどのように作成するのか

就業規則をどうやって作成すればよいのでしょうか。インターネット検索で見つかるテンプレートや、以前勤務していた会社の就業規則をモデルに、自身で作成するのも一つの方法です。

しかしながら、就業規則は所轄の労働基準監督署長に届け出るものであり、必ず記載しなければならない事項が決まっています。初めての人には難しく感じられてしまうことがあるでしょう。

そこで就業規則作成の専門家である社会保険労務士や労務関係を得意とする弁護士に依頼する方法があります。作成自体を専門家に依頼することはもちろん、自身で作成したものを見直してもらうことも可能です。労働基準法は改正も頻繁にあり、テンプレートや他社の就業規則を参考に作成すると最新の法律と合っていないことも発生します。その場合、せっかく作成した就業規則を再度作成しなければいけません。このようなことを防ぐためにも、やはり一度は専門家のチェックを受けることをおすすめします。

就業規則は労務管理だけではなく、会社をどのようにしていきたいかという理念を基に作成するものです。従って、自身で作成するときはもちろん、専門家に作成を依頼する際もまずは起業理念や目標を再確認し、会社と従業員双方にとってバランスのとれた就業規則となるよう、時間をかけて考案することをおすすめします。

従業員が増えたら管理に便利なツールを使おう

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起業当初は経営者一人でなんでもやっていたけれど、従業員を雇えるほど順調に成長することは嬉しい一方、従業員管理に時間がかかるようになってきます。

たとえば、Squareの従業員管理機能なら、勤怠のデータや従業員ごとの売り上げのデータがすぐにわかるので、従業員の評価や給与額の決定の参考になります。

就業規則を通して、従業員が安心して働くことができる職場作りを目指しましょう。

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執筆は2017年12月27日時点の情報を参照しています。
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