意識するだけで変わる、今すぐ注目したいコスト削減ポイント

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商品やサービスを売れば自ずと利益は増え、やる気を持ち続ける限りビジネスが失敗するということは絶対に無く、念願の二号店オープンも、全国ネットのテレビCM出演も夢じゃない!と思うことはできても、実現するのはかんたんではありません。

しかし、ビジネスとは「収入」だけが全てではないということを、現実を生きる経営者はリアルに知っています。商品やサービスを売り上げに変えるまでには、仕入れ、店作り、労働力に支払う賃金、広告宣伝活動など、あらゆる「支出」がつきものです。廃業や閉店しないように事業を続けていくだけでも、さまざまな場面にお金がかかります。

入ってくるお金がある一方、出ていくお金もあるので、入ってくるお金(売り上げ)を増やすために魅力的なサービスの発案や集客に注力したいと思うのも自然のことです。しかし、「出ていくお金を少なくする」ことも可能ということも忘れてはいけません。もちろん、出費を抑えるといっても、提供するサービスを減らしたり、品質を下げるという意味ではありません。お店のファンが減るようなことはなるべく避けましょう。

そこで例えば、社内文書の管理方法や従業員控え室の光熱費を見直してみてください。始めから「必要経費」として割り切っていませんか。実は、これらの経費も使い方を見直して改善することで、コスト削減に大きく貢献することができます。今回の記事では、「かかって当然」と思われがちの店舗運営や事業経営の経費について、今すぐ実践できるコスト削減のポイントをまとめました。

Time is Money.(時は金なり)

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「時間の無駄」と聞いて、すぐに「つまりお金の無駄だ」という思考に繋がることは、普段の暮らしではあまりないかもしれません。

しかし、「Time is Money.(時は金なり)」ということわざがあるように、時間はお金同様に貴重なものであり、使い方によっては人生の損得に関わります。

これをビジネスに当てはめてみましょう。仕事をするには時間がかかりますが、ある目的を一定の品質で成し遂げるための「やり方」次第では、目的達成にかかる時間を大幅に削減することができます。仕事にかかる時間が短くなるということは、その時間に対して経営者が支払う経費も少なくなるということです。

最も分かりやすい例が、従業員に対して支払う人件費です。所定労働時間内に業務が終わらず残業した場合、従業員に対する残業代の支払いが発生します。オフィスなどの光熱費も余計にかかります。「時間内に終わらない場合は残業して当然」ではなく、「今の方法は本当に効率的か」と問いかけて、業務の仕方や優先順位を正しく判断して無駄な残業を無くすことが重要です。

飲食店や小売店であれば、日々のオペレーションを見直してみましょう。調理や食器洗いの手順、商品の陳列方法など、効率的なやり方を模索することで、それまでかかっていた時間より短い時間で業務がこなせるようになります。仕事が早く終われば、他の業務に時間を割くことができます。同じ時間内でも、効率的な接客で多くのお客様を捌くこともできるでしょう。時間を有効活用することで、売り上げにも繋がる場合もあります。

在庫管理に無駄な時間をかけていませんか。効率的な在庫管理方法を確立していないと、在庫の出入りがあるたびに、帳簿と実際の在庫の間にズレが生じ、その都度在庫を数え直す必要があったり、在庫不足に気づかずお客様に迷惑をかけることもあるかもしれません。また、在庫をためてしまうと、保管スペースの確保や維持費にもコストがかかります。SquareのPOSレジは、商品が売れた時点で在庫情報を更新し、いつでもどこからでも最新データを確認することができます。在庫が少ない商品や売り切れ商品などの情報をメールで受け取ることもでき、在庫管理をより効率的に正確に行うことができます。在庫管理にかける時間を節約して業務全体の効率を上げましょう。

スムーズな会計処理は、時間の節約だけでなく、お客様の満足度アップにも繋がります。金額の入力ミスや決済エラーなどを防止するために、すべての従業員が正確に素早く会計処理ができるよう教育を徹底しましょう。Squareのアカウントをお持ちであれば、普段から使い慣れているスマートフォンやタブレット端末などのスマートデバイス上でSquare POSレジをお使いいただけます。専用のICカードリーダーと併せて使えば、カード決済もかんたんに受け付けることができ、スピーディーな会計が実現します。

目に見えるものから見直す

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オフィス、従業員の控え室、お店の外観、トイレ、社内文書、目に見えるすべてのものの使い方を見直してみましょう。

ペーパーレスへの取り組みを強化しましょう。例えば、領収書や請求書の発行・送付です。これらの文書は、法律上では原則紙による保存が義務付けられていますが、一定の条件を満たしている場合は電子データによる保存も認められています。お客様の中には、スマートフォンやパソコンなどでかんたんに確認・管理できる電子式の書類を好む方もいらっしゃいます。

また、請求書を送付するだけでも、印刷、封筒や切手の購入、発送料と、あらゆる出費が発生します。宛先や送る部数が増えるほど、出費はかさんでいきます。お客様がどのような形式を希望しているのかを確認して、積極的にペーパーレス化に取り組みましょう。

Squareでは、POSレジにプリンターを接続して紙のレシートを発行できますが、お客様のSMSに電子レシートを送ることもできます。お客様のメールアドレスにクラウド請求書を送ることもできるので、紙のやりとり無しで支払いを受け付けることができます。

他にも、従業員の提出書類など社内文書の作成や提出のプロセスも電子データやメールを使って紙にかかるコスト削減を目指しましょう。大量の紙は保管するにもコストがかかることを忘れてはいけません。

従業員の勤務時間を管理するには、Squareの従業員管理機能がおすすめです。タイムカードを購入する必要がなく、スマートデバイス上で全ての従業員の勤怠を一元管理することができます。

広告媒体も見直すポイントです。チラシやポスティングをしていても集客効果が見られないようならば、ターゲットを変えるか、コストのかからない広告媒体に切り替えることを検討しましょう。メルマガ配信やソーシャルメディアを利用した情報発信は、印刷費やチラシ配りなど人件費をかけることなく不特定多数に向けて宣伝を拡散することができます。

参考:読まれないメルマガにさようなら。メールマーケティングを始めるべき理由まとめ

仕入れ品目や商品の生産方法はどうでしょうか。売れないものを仕入れたり生産し続けすることは無駄なコストになるだけです。商品やサービスの売れ行きをしっかりと把握して、確実に売り上げになるものを仕入れましょう。生産の仕方も見直して、失敗や無駄を抑えた工程を模索しましょう。

文房具やコピー機、従業員が使うトイレットペーパーなどの備品や消耗品は、従業員一人ひとりの意識を高めることでコスト削減に繋げることができます。社内メールやミーティングなどを利用して注意喚起を呼びかけましょう。

「目に見えるもの」の節約は、経営者と従業員が一丸となって取り組んでこそ効果が期待でき、徹底すればするほど削減できるコストは大きくなります。

目に見えないものもコスト削減対象!

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目に見えるものは、使った分だけ減ったり無くなったりするので、コスト削減は取り組みやすいかもしれません。

それでは、目に見えないもののコスト削減はどうでしょう。例えば、光熱費です。オフィスの電気を点ければ部屋が明るくなるのは当然で、蛇口をひねれば水が出るのも当たり前と思っている従業員が多いのではないでしょうか。しかし、当然ながら、部屋を明るくしている光の一筋にも、食器を洗う水の一滴にもお金がかかっていて、誰かがそのお金を負担しています。

電気の付けっ放しや水の出しっ放しなど、明らかに業務に必要ない無駄なコストは積極的に減らしていかなければなりません。消費しているものが目に見えないと、つい無意識になりがちですが、節約を呼びかける張り紙をしたり従業員同士で声を掛け合ったりして小さなことからコスト削減を徹底してみてください。

飲食店や美容室など、お客様の滞在時間が比較的長いと、夏場や真冬など店内の空調にも気を配る必要が出てきます。冷暖房にかかる電気代やガス代は、毎日払い続けることを考えると莫大な出費になります。例えば、窓際の空調だけを強めにしたり、季節に合わせて快適に過ごせるように内装を工夫して、できる範囲で光熱費の節約に取り組んでみましょう。また、電力やガスの自由化によって、消費者自ら供給会社を選べるようになりました。料金メニューや特徴をしっかり比較して、メリットとなる契約内容を選ぶようにしましょう。

電話料金も目に見えない出費です。必ずしも対面や口頭によるやりとりが必要ではない場合や、お客様や取引先が文面による連絡を好む場合は、積極的にメールを利用しましょう。インターネット通信によるIP電話は無料のものが多く、カメラやマイクを接続して相手の顔が見えるビデオ会議が利用できるサービスもあります。

「目に見えないもの」も、使い方や利用しているツールを見直すことで、コスト削減に繋がる
アイデアは沢山出てきます。

とはいえ、極端なコスト削減は、不便や不満を招くことにもなりかねません。経費節約だけに意識が偏りすぎて、従業員にとって不快な職場環境を作ってしまうと、かえって業務の効率が落ちたり、働く意識を低下させることになります。

まずは出来ることから見直し、少しの節約でも長期に渡れば大きなコスト削減になるということを忘れず、みんなでアイデアを出し合いながら取り組んでいきましょう。

執筆は2017年5月24日時点の情報を参照しています。

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