外注をうまく活用して業務を効率化!

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起業したばかりで一人で業務を行なっている方やビジネスが軌道に乗り始めて人手が足りないと感じている方、業務の一部を社外に依頼したいと思うことはありませんか。

社内業務の一部を外部に発注することを外注(がいちゅう)と言います。データ入力、ウェブサイト制作、デザイン、翻訳やライティングなどさまざまな業務が外注サービスとして挙げられます。今回は、外注の利用について紹介します。

メリット

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外注する業務によって異なる場合もありますが、外注で得られるメリットを紹介します。

業務効率化

業務の一部を外注することによって、会社もしくは部署全体の業務効率化を図ることができます。たとえば、社内にウェブサイト制作の知識や経験を持つ従業員がいないとします。自分で調べながら制作することもできますが、経験者よりも時間と労力を要します。外注すれば、ウェブサイト制作に費やしていた時間を、他の業務に充てることできます。

コスト削減

外注することは、長期的に見ればコスト削減につながることがあります。たとえば、外注できる業務を従業員に担当させた場合、従業員の人件費や教育費がかかります。確かに外注もコストはかかりますが、長期的に見ると人件費の方が高くなる場合があります。従業員を雇用すると給与や社会保険料は常に支払う必要があります。一方、外注は業務量や時期によってコストをコントロールすることができます。とりわけ長期契約のプロジェクトの場合、外注する方が従業員を雇うよりもコスト削減につながることが多いでしょう。

クオリティ向上

自社の苦手分野や未経験分野を社外の経験豊富な専門家に外注することで、業務のクオリティを高めることができます。また、社内で対応するよりも早く完成することが多く、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

デメリット

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メリットがたくさんある外注ですが、どのようなデメリットが考えられるのでしょうか。

情報管理

個人情報や機密情報などは、情報管理を徹底しなければ外部に流出してしまう危険性があります。お客様の個人情報が外注先から流出した場合、責任は外注先だけでなく発注者にもあります。損害賠償を請求されるばかりか、社会的信用も失うことになりかねません。外注先のセキュリティ対策の確認や秘密保持契約を結ぶことも重要です。秘密保持契約(Non-disclosure agreement 略称:NDA)は、法人間で結ぶ、業務を遂行する上で知り得る個人情報や機密情報を第三者に漏らさないことを約束する契約のことを言います。

しかしながら、どんなに情報流出対策を徹底したとしても、最終的には情報を扱う人間のモラル次第という面もあります。そのため、情報共有は必要最低限に留めることをおすすめします。

独立行政法人情報処理推進機構では、次のようなガイドラインを定めています。ぜひ参考にしてください。

参考:委託関係における情報セキュリティ対策ガイドライン(独立行政法人情報処理推進機構)

ノウハウ蓄積

社内で業務に関するノウハウを蓄積できないこともデメリットとして挙げられます。外注先の変更があった時など、社内に知識や経験がないと新しい外注先にうまく引き継ぎができない可能性もあります。外注先に任せきりにするのではなく、「実務は外注先、管理は自社」という意識を持つようにしましょう。

外注先選び

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業務の外注を決めたら、まず外注先を決める必要があります。インターネットの普及により、候補を探すことは比較的簡単にできるのではないでしょうか。クラウドソーシングサイトで探すことも方法の一つでしょう。数ある候補の中から外注先を決める時には、企業情報の確認やスケジュールや費用が合うか、目的を達成できそうか、また企業文化や担当者との相性なども含めて総合的に見て判断しましょう。

上手な外注管理

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業務を社外に依頼する時には、円滑なコミュニケーションが重要です。どのようなことに気をつければ良いかを紹介します。

明確な指示

外注先に依頼を出す時には、明確で具体的な指示を出すようにしましょう。社内だと、その都度状況を確認し、細かな軌道修正をすることができます。たとえ指示が曖昧だとしても、社内の慣例などでなんとなく理解できてしまうこともあるかもしれません。一方、外注の場合は指示が曖昧だと、意図しない結果を招いたり、指示内容の確認に時間を取られてしまったりします。外注先に依頼する時は、社内よりも明確な指示をするように心がけましょう。また、業務上のやりとりは全てメールなど書面で残しておくことが大切です。

定期的なコミュニケーション

長期に渡る契約の場合、外注先とは定期的にコミュニケーションをとる機会を設けることが大切です。メールのやりとりだけでなく、顔を合わせることが好ましいです。直接会うことが難しくても、インターネットを通じたビデオ通話などを活用してはどうでしょうか。依頼した業務の進捗状況やフィードバックなどを共有することで、より効率的でクオリティの高い結果を達成することができるでしょう。

メンバー意識

長期に渡る契約の場合、たとえ社外であっても同じプロジェクトを遂行するチームメンバーという意識を持って接しましょう。同じチームメンバーなら、積極的にコミュニケーションを取ろうという意識も芽生えるのではないでしょうか。

メリット・デメリットを理解し、円滑なコミュニケーションを心がけることで外注をビジネスの発展に役立てることができます。経営や業務の状況を考慮しながら、検討してみてはいかがでしょうか。

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執筆は2017年11月13日時点の情報を参照しています。
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