紛失防止!絶対に知っておくべきマイナンバーの管理方法

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従業員のマイナンバーの管理は徹底していますか。源泉徴収票の作成業務や社会保障関連書類の届出業務において、事業者は従業員のマイナンバー(個別番号)を収集して記載する義務があります。2013年5月に公布された行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(番号利用法、マイナンバー法とも呼ばれます)によって、マイナンバーなどを含む特定個人情報の扱いには厳しい規制がかかっています。この法律は、小規模事業者にも適用されます。

番号利用法を根拠として2016年1月に始まったマイナンバー制度は、日本国内に住民票を持つ全ての国民に個別番号を付与することで「行政の効率化」「国民の利便性の向上」「公平・公正な社会の実現」を目的として導入された新たな社会基盤です。

行政処理の効率化とは、特定個人を識別することができる情報(氏名・住所・生年月日・性別)とマイナンバーを紐づけることで「社会保障」「税」「災害対策」の3分野における個人情報特定の効率化を指します。

行政サービスの利用者にとっては、申請時に必要な添付書類が削減されるなどのメリットがあり、国民の利便性の向上に繋がるとされています。

さらに、ゆくゆく適用範囲を広げることで、国民の所得状況や年金などの情報を把握し、社会保障や税における不法行為の防止、また、国のサポートを必要としている国民に手を差し伸べやすくなり、公平・公正な社会の実現を図れるという期待が込められています。

しかし、行政処理全体の効率化が見込まれる反面、マイナンバーを紛失したり盗まれたりすると、連携している情報が漏えいし、プライバシーの侵害に関わる大きな問題に発展する危険があります。したがって、個人が自身のマイナンバー管理に責任を持つことはもちろん、従業員のマイナンバーを収集・管理する事業者は、マイナンバーの重要性を理解し、適正な管理を徹底することが必須です。

今回は、事業者が従業員のマイナンバーを収集・管理するうえで特に重要となる注意点と、万が一紛失してしまった時の対処方法をお伝えします。

担当者・責任者を明確に

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マイナンバーの記載が必要な書類の取扱者や担当部署、またマイナンバーを従業員から収集する際の責任者を明確にします。なるべく少数に絞り、社内で情報の一元管理を徹底し、漏洩リスクを最小限に留めます。

マイナンバーの記載が必要な届出書類などは、関係機関によって異なるので事前に把握しておく必要があります。

国税庁
総務省
厚生労働省

利用目的の明示

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事業者側は、マイナンバーを収集する際、提供を求める従業員全員に対して情報の利用目的を明示しなければなりません。事前に社内ネットワークや就業規則を通して、社内に限定した方法で周知をします。

マイナンバーの利用目的は、現時点では「社会保障」「税」「災害対策」に限られています。これらの手続きに必要な場合を除き、事業者が従業員にマイナンバーの提供を求めることはできません。

本人確認を行う必要もあります。マイナンバーカードに記載されている個別番号が正しい番号であるか、またその個別番号が提供者本人のものであるかを確認します。いわゆる「なりすまし」の防止策ですが、担当者の処理上の入力ミスなどを防ぐためにも、マイナンバー収集時には本人確認を必ず行いましょう。

参考:マイナンバーにおける本人確認の措置(内閣官房) 

保管は厳重に

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特定個人情報に該当するマイナンバーの取り扱いは、担当者と責任者に限定して慎重に行います。他の従業員や部外者が触れることができないような対策が必要です。

電子データで保存する場合、管理するパソコンにセキュリティーソフトを導入するのは大前提です。ログインパスワードを設定し、パソコン本体は外部に持ち出せないようにします。番号を書面で控えている場合も同様に、鍵のかかるロッカーに入れて厳重に保管します。

マイナンバーを安全に管理するための措置として、個人情報保護委員会が提供しているガイドラインを参考にすることをおすすめします。担当者や責任者だけでなく、従業員全体で内容を理解しておく必要があります。

特定個人情報の扱いに不正が発覚した場合、個人情報保護委員会から指導や勧告命令を受けることがあり、場合によっては処罰の対象になります。社内研修を開いて共通の認識を図る場を設けるといいかもしれません。

マイナンバーの取扱業務は委託することが可能です。その場合、特定個人情報の安全管理の徹底が引き継がれるように、委託元は委託先に対する適切な監督が義務付けられています。情報の取り扱いに関する義務は委託先においても同様に生じます。

廃棄は適切に

マイナンバーが記載されている書類の保存期間は、源泉徴収票の場合は7年間、健康保険・厚生年金保険に関する書類の場合は2年と、所管法令によって異なります。この期間を経過した場合、マイナンバーを含む資料は速やかに廃棄または削除しなければなりません。

廃棄の方法は、復元することができない手段とされており、紙面であればシュレッダーを、電子データであればハードディスクの物理的な破壊がこれに当たるでしょう。

紛失してしまったら

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マイナンバーの収集・保管・廃棄におけるポイントは、社内で統一したルール作りと周知を徹底することです。しかし、情報の管理不徹底や入力ミスなどのヒューマンエラーによって引き起こされる漏えいリスクは決してゼロであるとはいえません。

従業員がマイナンバーを紛失した場合、盗難に遭った場合、従業員の提出した情報を誤って流出してしまった場合など、あらゆる事態を想定して、報告やサポートに関する体制を整えておきましょう。また、管理体制の見直し、再発防止策の打ち出しを必ず行い、社内に徹底周知します。

最後に、マイナンバーを紛失した時に必要となる再発行手続きの手順をご紹介します。手遅れになることのないよう、全ての従業員が把握しておく必要があります。

個人カードコールセンターに一報を

紛失が発覚した時点で、他者による悪用や個別番号の漏えいを防ぐために速やかに個人カードコールセンターにマイナンバーカードの機能の一時停止を申し込みます。24時間365日受け付けています。

その後、マイナンバーカードが発見された場合、各市区町村の窓口で一時停止を解除することができますが、カードの発見場所によって、再発行手続きするかどうかを判断する必要があります。例えば、明らかに自宅内で紛失し発見した場合は、外部に個別番号情報が漏えいした可能性は低いと判断できます。しかし、勤務先などで不特定多数の目に触れた可能性が高いと考えられる場合は、再発行を検討するべきでしょう。

警察に連絡

警察に遺失届を出しましょう。受理番号は、再発行手続きの際、紛失経緯などについて説明する時に必要となるので無くさずに控えておきます。

再発行手続は各市区町村で

通知カードとマイナンバーカードの再発行は、住民票がある市区町村で行いますが、手続き内容がそれぞれ異なるので事前に電話して確認しましょう。

マイナンバーカードを紛失した場合は、再発行手続きと併せてカードの機能停止手続きが必要なので、個人番号カードコールセンターに再度連絡する必要があります。

マイナンバー制度が本格始動してから一年以上経ちますが、現在の普及率は決して高いとはいえません。全ての国民にマイナンバーカードが交付されるのに時間を要しているなか、紛失や盗難による再発行にも時間がかかるであろうことは想像に難くありません。無用なトラブルを避けるためにも、マイナンバーの管理体制を見直してみてはいかがでしょうか。

執筆は2017年3月8日時点の情報を参照しています。
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