時間を無駄にしない会議の進め方

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チームワークにはコミュニケーションが欠かせません。レストランを経営するにも、イベントを運営するにも、経営者と従業員がコンセプトや目標を共有した上で協力して業務に取り組まなければ、意図した通りにお客様にサービスを提供することが難しくなってしまいます。

そのため、メンバー間で認識の齟齬や勘違いが生じないよう相互連絡を徹底し、いつでも情報を共有できる体制作りが求められます。通常の業務をこなしながら仲間と連携していくための効果的な情報共有手段には、掲示板や従業員専用サイトの活用や、メーリングリストを使った連絡事項の一斉配信などが挙げられるでしょう。

しかし、コミュニケーションはメールのやりとりや連絡事項の通知だけでうまくいくとは限りません。メールだけのコミュニケーションでは、例えば決め事をしようとしても、お互いの表情が見えず相手の反応を判断することが困難です。また、一方的に連絡事項などを発信するだけでは、関係者が情報を受け取るタイミングや把握するまでの時間などに差が生じ、素早い連携が実現しにくくなってしまいます。

一方、会議とは、同じ時間と空間(ビデオ会議も含む)に関係者が集まり、リアルタイムで行う口頭でのコミュニケーションです。お互いの表情や声の抑揚などの非言語情報は誤解を防ぐ意思疎通方法として効果的で、問題解決や新しいアイデアの創出にも適しています。メンバーがお互いの顔を見ながら意見を出し合ったりディスカッションすることはチームワークに必要な結束力を固める手段の一つです。

とはいえ、会議はやり方を間違えれば大きなデメリットになってしまいます。ただでさえ参加者の時間を拘束している上、ほとんどの場合、会議に費やすコストは売り上げや事業発展などの生産的な活動に直結するものではないので、仮に会議を開催しても何も進展が無いと人件費や時間の無駄遣いになる可能性があります。

打ち合わせ、ミーティング、話し合い、会議、呼び方はさまざまですが、どの場合も集まるメンバーが共有する時間と空間が無駄にならないように予め設定した目標や計画に沿って執り行うことは基本です。今回は、チームワークが必要不可欠な業種の経営者に向けて、時間を無駄にしない会議の進め方についてお話しします。

開始・終了時間を決める

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会議を始めるにはまず、参加者が決められた時間に揃う必要があります。そのため、会議の主催者は、関係者が出席できるように一人ひとりのスケジュールを把握して最適な日時を調整し、開始日時を事前に周知しなければなりません。遅刻するメンバーがいないように、掲示板やメールで会議の告知を徹底しましょう。
重要なのは開始時間だけではありません。定められた時間にメンバーを招集するということは、各参加者の時間を拘束するということです。当然、いつまでも拘束するというわけにはいかないので、会議の終了時刻を事前に決めて周知し、会議前後の参加者のそれぞれの予定を考慮しましょう。

アジェンダの共有

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アジェンダとは、一般に「予定表」や「約束事」と訳されます。会議の日時と開始・終了時刻を関係者向けに告知する際、「どのような目的で、どのような内容を議題とした会議が、どのような時間配分で進められるのか」が分かるように、次のような情報をアジェンダに盛り込むことが好ましいです。

開催日時 終了時間も明確に記しましょう。
目標(議題) 解決したい課題や、決定したい事項などを明らかにします。
プログラム 各議題の発案者と時間配分も盛り込みましょう。
出席者と役割分担 出席必須のメンバーと任意のメンバーが分かるように明記しましょう。司会進行役や書記などの役割分担を事前に決めておくことで会議がスムーズに行えます
事前準備事項 会議までに各自で準備する宿題などがあれば事前に告知しましょう。(例:当日までに新メニューの名前案を一人5個考えてくる)

時間配分通りにプログラムが進められるように、会議進行中はタイムキーパーの役割を準備することをおすすめします。

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出るのは必要な人だけ、あとは議事録で共有

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出席者は本当に必要なメンバーに絞りましょう。例えば、連絡事項の共有が目的の会議であれば、チームからは代表者一人が出席し、会議後にチーム内で個別に共有した方が業務を中断するメンバーも少なく済みます。

アジェンダを受け取ったら、自分が会議に出席する必要性があるかを各自の責任範囲と照らし合わせてが判断する必要があります。関係性の薄い会議に出席するのと、その時間に本来の業務に取り組むのとでは明らかに後者が生産性が高いことは想像に難くないでしょう。

誰を会議に招待するかも主催者が意識すべきポイントです。会議の場で上長や責任者の承認や確認などが必要な場合は、上司やマネージャーなどの管理職を呼ぶ必要があるかもしれませんが、例えば、働き方改善についてのディスカッションや新キャンペーンのブレーンストーミングなど、業務内容や立場関係なくお互い意見を出し合うことが求められる場に目上の人がいると、正直な意見を出しにくいと感じるメンバーもいるかもしれません。斬新なアイデアも生まれにくくなる可能性もあります。会議の内容、目的を考慮して会議に招待するメンバーは慎重に選ぶようにしましょう。

会議を効率的に進めるために

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会議のアジェンダも事前にしっかり共有され、会議当日に必要なメンバーも全員時間通り集まっているのになかなか時間内に目標を達成することができず無駄に終わってしまうことはありませんか。

会議は、集まったメンバー同士の直接のコミュニケーションの場です。その場の雰囲気や、進行の方法、環境、もしかしたら当日の天気まで会議の進捗や生産性に関わってくる可能性もあります。しかし、前述の通り、出席者の時間を拘束する会議ですから、できるだけ決められた時間内で最大の効果や収穫を得たいと思うのは自然のことです。これを実現するにはどのような工夫ができるでしょうか。

質問を事前にメールで受け付けましょう。会議の終わりに質疑応答の時間を儲けると、その場で質問を考えたり、質問に答えるのに時間がかかったりして会議が延長してしまうことがありませんか。例えば、アジェンダを共有するときに各自から質問をメールなどで事前に募っておきます。すると会議までに回答を準備する時間ができ、当日は回答するだけなので時間を大幅に節約することができます。また、人前では言いにくい質問や意見がある場合も、事前にメールで主催者に向けて共有するのであればやりやすいと感じるメンバーもいるのではないでしょうか。

環境に配慮してみましょう。毎回、同じ会議室でドアをぴったり閉めて外の風景も見えない閉鎖的な環境で額を突き合わせていると、マンネリ化した環境にうんざりして集中力や意見を出す積極性も失われてしまう可能性があります。時には、場所を変えて、例えば、会議室から飛び出して広々とした公園の青空の下で開催してみたり、街行く人の様子が伺える窓際でディスカッションをしてみるのもいいでしょう。気軽につまめるお菓子やジュースを用意するのも、リラックスした環境作りの決め手の一つです。

進行方法も会議の効率を左右する重要な要素です。開始時刻と同時に一つ目の議題にすぐ突入するのではなく、例えば、話題になっている時事問題を取り上げて世間話をしたり、集まったメンバーに先週末どう過ごしたのかを聞いてみたり、参加者の緊張がほぐれるような切り出し方(アイスブレークといいます)をしてみましょう。梅雨時など、天候の影響で会議室全体がどんよりした空気に包まれていたら、重い雰囲気のまま会議を始めても活発なディスカッションや生産的な話し合いは難しいでしょう。

他にも、短時間で集中的に話し合いをして決め事をしたいときは、参加者が議題に集中するように敢えて椅子を用意しないでカウンターなどで立ったまま会議を開催するという手もあります。会議後に飲み会などチームのアクティビティーを企画しておくと、時間内に終わらせようという意識が参加者に芽生えて効率的な会議が実現する可能性もあるでしょう。

また、従業員の業績や日頃の業務における評価点などを会議全体で共有する場を設けるのも、従業員のやる気ややりがいを高めるきっかけとなり、出席率や従業員満足度の向上が期待できるのではないでしょうか。

参考:従業員のハッピーはお客様のハッピー?従業員満足度(ES)とは

会議前に、Squareが提供している従業員管理機能を利用して、従業員ごとの勤務時間や売り上げレポートを確認しておくことをおすすめします。

執筆は2017年7月10日時点の情報を参照しています。
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