スマホで完了!請求書作成が効率アップするヒント

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請求書の作成や発送から入金確認まで、個人事業主やフリーランスは自分一人で一連の作業を行うことが多いでしょう。取引先が多くなればなるほど、作成した請求書を郵送し、入金を確認するという作業に費やす時間が増えます。

限られた時間を有効に使い、業務効率を上げるには、請求書にまつわる作業を効率化するのも効果的です。最近ではスマートフォン一つで請求書が作成できるアプリも登場しています。今回は、請求書業務の効率を上げる方法として、メールやスマートフォンで請求書を作って送れるクラウド請求書を紹介します。

請求書とは

請求書とは、取引上発生した支払内容を相手に正確に伝え、料金や代金を支払ってもらうための書類です。金銭の授受に関する書類であるため、作成を忘れてしまったり、記載内容に不備があったりすると、取引先から支払いが行われないなどのトラブルに発展してしまう可能性があります。また、証憑書類として事業年度の確定申告書の提出期限翌日から数えて、法人であれば7年間、個人事業主であれば5年間の保存が義務づけられています。

参考:No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法(国税庁)

請求書作成の流れ

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請求書は以下のような流れで作成されます。

1, 請求金額の確定
2, 請求書作成
3, 印刷
4, 送り状とともに封入
5, 郵送
6, 控えの保管

請求書の作成にあたり、国税庁は記載事項として五つの項目を挙げています。

1, 書類作成者の氏名または名称
2, 取引年月日
3, 取引内容
4, 取引金額(税込み)
5, 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

上記以外にも、取引を滞りなく進めるために記入したほうが良い項目があります。

・振込先情報
・支払い期限
・請求書番号

請求金額を期限までにきちんと回収するには、いずれの項目も間違いなく、正確に記載する必要があります。取引先が増えれば増えるほど作業が増え、請求書作成や確認に費やす時間が増え、入金確認や控えの保存にも手間がかかります。

クラウド請求書を使うメリット

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表計算ソフトや会計ソフトなどを使って請求書を作成することもできますが、毎回手作業で請求書番号を割り振り、金額や請求内容を入力するのはミスの発生につながりやすくなり、時間もかかります。

作業時間の短縮やミスの防止、手間の削減におすすめしたいのが、クラウド請求書です。インターネットに接続できる環境であれば、いつでもどこでも利用できるのが特徴です。また、スマートフォンやパソコンのブラウザ上で使えるサービスが多いため、請求書用に新たにソフトをダウンロードする必要がありません。メールで相手に送れるので、印刷・発送の手間が省けるのもメリットです。郵送を代行してくれるサービスを使えば、「紙で送ってほしい」というクライアントにも対応できます。

事前に請求先情報や金額、品名などを登録しておけば、必要な項目を選ぶだけで簡単にミスなく請求書を作成できます。入金情報の確認もオンラインでできるため、未回収金の把握をはじめとした経理業務も楽になります。作成した請求書のデータはクラウド上に保存されるので、同じ内容を請求する際には簡単に複製できて、パソコンやスマートフォンを買い替えても問題なく請求書を作れるところも大きな利点です。

スマホやタブレットで送信・管理ができる請求書

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請求書作成に使えるアプリ3選

クラウド請求書の中でも、アプリで請求書作成ができるものを三つ紹介します。

Square
クレジットカード決済サービスを提供しているSquareのクラウド請求書は、スマートフォンやタブレットから請求書を作成し、メールで送信できるサービスです。

スマートフォンやタブレットなど、手持ちのデバイスにSquareのPOSレジアプリをインストールします。頻繁に取引がある顧客の情報、よく使う請求項目などを事前に入力しておきます。インターネットにつながっていれば、オフィスでも出張先でもアプリを開いて請求書を作成し、メールで取引先に送れます。支払い済みかどうかも、どこにいてもスマートフォンやタブレットから確認できます。

また、支払い忘れがないようにリマインダーを送る機能や、指定した日に請求書が自動で送信される機能、定期的な請求に使える継続課金機能、取引状況に合わせてさまざまな機能が利用できます。

カード決済手数料以外はすべて無料で、月額費用や解約手数料もかかりません。iOSとAndroidの両方に対応しています。

Misoca
Misocaは、個人事業主や法人向けの「クラウド見積・納品・請求書サービス」です。パソコンのブラウザとアプリの両方から請求書が作成できます。アプリはiOSとAndroid両方に対応しています。事業の規模に合わせて、月間5通まで請求書を作成できる無料プラン、15通までのプラン15(年間基本料金8,000円)、100通までのプラン100(年間基本料金30,000円)、1,000通までのプラン1000(年間基本料金10,000円)の4プランから選べます。

前述のSquare同様、アプリから請求書を簡単に作成できます。また、1通につき160円で郵送を代行してくれるサービスもあります。

freee
クラウド会計ソフトのfreeeでは、日々の経理から決算まで効率化する機能の一つとして、請求書作成機能も提供しています。パソコンのブラウザとアプリから請求書作成機能が利用可能です。ただし、請求書作成・PDF送信・入金登録機能に対応しているAndroid版のアプリのみです。

小規模事業者や個人事業主向けには、毎月980円と1,980円、年間39,800円の3プランがあります。規模の大きな法人向けには年額23,760円、47,760円の2プランがあります。いずれも30日間の無料期間があるので、試しに使ってみることもできます。

郵送代行サービスは1通につき150円(税抜)、請求先には3から4営業日で到着します。freeeで作成した複数の見積書、納品書を合算して請求できる合算機能、設定日に請求書が自動作成される定期請求機能などもあります。

スマートフォンを使ったクラウド請求書を導入することで、これまで請求業務に費やしていた時間や手間を削減して、他の業務に使えるようになります。これを機に、請求業務の効率化を検討してはいかがでしょうか。

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執筆は2019年3月1日時点の情報を参照しています。
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