商品が無事お客様の手元に届くまでには、さまざまな作業が発生します。仕入れ先への発注から、お客様の手元に商品が届くまでのあらゆる作業は効率よく行えていますか。一連の流れから無駄やミスを減らし、部署間でも簡単に連携ができるよう導入を検討したいのが、販売管理システムです。
販売管理システムと一口にいっても種類が豊富のため、何を基準に選べばいいか迷うことがあるかもしれません。具体的にどの作業が効率化され、どのような点を基準に選ぶべきなのでしょうか。この記事では、自社に適した販売管理システムを選ぶための基本知識を紹介します。
目次
販売管理システムとは
販売管理の役目はおおまかにいうと、
- 「何を・いつ・誰に・どこで・いくつ・いくらで」販売したか
- 仕入の支払や売上代金の回収ができているか
を把握することです。
商品やサービスの提供にまつわる「お金」と「もの」の流れを管理すること、といわれることもあります。それぞれに関わる作業は以下の表から見てみましょう。
| お金の流れ | ・売り上げた商品の代金を回収すること ・仕入れ先に商品の仕入額を支払うこと など |
| ものの流れ | ・適正の在庫を保てるよう商品を仕入れる作業 ・お客様から注文を受けて商品を出荷する作業 など |
これらの作業を一元化し、効率よく行うために使われるのが、販売管理システムです。導入前と後では具体的にどのような変化が生まれるのでしょう。
販売管理方法が部署ごと、あるいは作業ごとで異なる場合、販売管理システムを利用することで情報の一元化が実現します。
次の章では、情報を一元化することで生まれるメリットを詳しく見ていきます。
販売管理システムを導入するメリット
販売管理システムを導入すると具体的にどのような業務が効率化されるのかを、噛み砕いて見ていきましょう。
販売戦略や売上予測が行いやすくなる
販売管理システムでは、売上情報がリアルタイムで更新されていきます。中にはそのデータをもとに、売上レポートを自動で作成してくれるシステムもあります。売上レポートを活用すれば、商品ごと・店舗ごとの売れ行きが可視化できるのはもちろんのこと、レポートの内容を商品の改善や新規商品開発に生かすこともできます。過剰在庫を未然に防ぎ、無駄なコストの削減にも取り組みやすくなるでしょう。
データの一元化によりミスが減り、効率が上がる
販売活動には営業や経理、製造など、いくつかの部署が関わることがあるでしょう。また一つの部署内で、複数の人間が同じ作業をこなすことも考えられます。
販売管理システムを導入すれば、業務に関わる全ての人が一つのシステムから情報を確認できるようになるため、重複発注や納品漏れ、代金回収漏れなどのミス防止にもつながります。見積書・請求書については依頼先や商品を自動入力できるサービスもあるため、入力ミスなども防げるようになります。
業務フローが標準化され、部署間の連携もスムーズに
部署ごとに情報の管理方法にバラつきがあると、いざ必要な情報を他部署と共有するときに混乱を招いてしまうかもしれません。販売管理システムを導入すると情報入力のフォーマットが統一されるため、情報の伝達もスムーズに進みます。
販売管理システムの基本的な機能
販売管理システムは、
- 業種・業界に特化したもの
- 業種問わず汎用性の高いもの
と大きく分けて二種類あります。ここでは一般的な販売管理システムに含まれる機能を三つの大きなくくりに分類して紹介します。
販売管理機能
販売管理機能の役割は、受注に関連する情報を管理することです。売上管理もここに含まれます。
機能例：
- 見積管理
- 見積書の作成・印刷・検索機能
- 受注管理
- 受注情報の入力・印刷・検索機能、受注データの取り込み機能
- 売上管理
- 売上情報の入力・集計・検索・レポート機能、クラウド会計ソフトなどの外部システムへの出力・取込
- 請求管理
- 未入金・未回収データの検索機能、請求書の作成・印刷機能など
在庫管理機能
在庫管理機能では、在庫の過不足を可視化し、機会損失が起きていないか、無駄なコストはかけていないか、などを判断しやすくします。
機能例：
- 出荷管理
- 出荷指示、出荷確定、出荷指示出力
- 入荷管理
- 入荷予定入力、入荷実績入力、入荷確定
- 棚卸
- 棚卸入力、棚卸確定
- 在庫調整
- 実在庫と棚卸実績の調整、不良在庫の登録
購買管理機能
購買管理機能からは、必要な商材を仕入れる際の数量や価格、タイミングなどを管理します。
機能例：
- 発注管理
- 注文書の作成・印刷・検索、発注情報の登録
- 仕入管理
- 仕入予定入力、仕入検索、仕入確定
- 支払管理
- 未払データの検索、経理システムとの連携、支払処理
販売管理システムの選び方
販売管理システムを検討する際に、何を軸に選べばいいかと迷う人も少なくないかもしれません。ここでは自社と相性のいい販売管理システムを選ぶ上で、考慮したい点を見ていきましょう。
自社業務に必要な機能が揃っているか
販売管理システムの導入は「販売管理システムを導入するメリット」でも触れたように、業務効率向上が期待できます。ただし、業務に必要な機能が揃っていなければ、その効果が十分に得られない可能性もあります。このような事態を防ぐためにも、自社に必要な機能をあらかじめに明確にしておくことが大切です。たとえば食品の卸売業には賞味期限の管理機能、製造業には製造工程を把握できるシステムなどがあれば、日々の業務が一層円滑に進むかもしれません。関連部署と連携しながら、どのような機能があると便利かを一度洗い出しておくことも重要でしょう。
予算に適切なシステムか
自社に適したシステムを追求しようとすればするほど、導入コストやランニングコストは膨らむ傾向にあります。
コストにおいては、基本的に以下二点を考慮します。
❶【機能性】パッケージ型 vs. オーダーメイド型
自社システムを一から作り上げる「オーダーメイド型」か、すでにシステムができあがっている「パッケージ型」から選びます。スクラッチ開発とも呼ばれる前者のほうがカスタマイズ力には長けていますが、コストを抑えたい場合には後者が向いているでしょう。販売管理システムの多くはパッケージ型です。ただし、パッケージ型にカスタマイズを加えると、それ相応のコストがかかることも留意しておきましょう。
❷ 【利用方法】クラウド型 vs. オンプレミス型
販売管理システムには膨大なデータが蓄積されていきます。データを利用する方法として「クラウド型」または「オンプレミス型」を選ぶかで、導入コストや導入期間は大幅に異なります。特徴の違いは以下です。
クラウド型……インターネットを通じて利用
オンプレミス型……自社サーバーやネットワークを導入
メンテナンスがあまり必要のないクラウド型なら月々数千円から数万円ほどで利用できることに対して、オンプレミス型だと初期費用が数十万円から数百万円ほどに及ぶこともあります。また、オンプレミス型の場合、メンテナンスやシステム維持のために自社に技術者を置くことが一般的とされています。
機能が充実したクラウド型のシステムを見つけられれば、導入・維持コストはもちろんのこと、人件費コストの削減にもつながるでしょう。
連携サービスは充実しているか
販売管理システムの機能を拡張させる方法として、他システムとの連携が挙げられます。近年は外部のシステムと連携し、販売管理システムの機能性をどんどん高めていくことが主流になりつつあります。たとえばクラウド会計ソフトと連携ができるサービスであれば、会計処理にかかる時間の削減にもつながります。すでに利用しているソフトと連携できるシステムなら、なお業務がスムーズに進むでしょう。会計処理に限らず、顧客管理、在庫管理など連携サービスが充実しているかは確認しておきたいところかもしれません。
データの共有人数に制限はないか
自社の業種に合ったシステムを導入するのはもちろんのこと、自社の規模に見合ったものかも重要視したい点です。たとえば中にはデータの共有人数に制限があるシステムもあります。共有する人数をあらかじめに押さえることもできますが、今後共有人数が増えても問題ないように共有人数に制限がないシステムを検討することも大切でしょう。
Squareの販売管理システム
Squareでは汎用性の高い、パッケージ型の販売管理システムを提供しています。導入事例にはカフェや製造業、食品小売業などが挙げられます。
- 販売管理機能
- 在庫管理機能
- 購買管理機能
上記を一つのシステムで利用できる上、充実した連携サービスを活用すれば、機能を思いのままに拡張することもできます。データの共有人数に制限がないので、いつでも、誰でも情報にアクセスすることができます。
また、Squareの販売管理システムはクラウド型のため、低コスト・短期間での導入が実現できます。機能によっては、申込当日からの利用も可能です。コストをできるだけ抑えたい、すぐにでも導入したい、と考える事業者にはうれしいシステムかもしれません。
また、実店舗とオンラインでの決済方法をSquareに統一すれば、オンライン・オフライン問わず、全店舗（※）の在庫状況が連動する上、売り上げも一つの管理画面から管理できるようになります。
※1つのアカウントで最大300店舗管理することができます。
請求書は未払い・支払済み、見積書は承諾待ち・承諾済みのものがすぐに一覧できるので、従来のようにメールやファックスを見返す手間が減り、すぐに状況を把握できます。
Square導入のご相談は営業チームに
Squareサービスの導入を検討中のお客さまに、営業チームが導入から利用開始までサポートします。イベントでの利用や、複数店舗での一括導入など、お気軽にご相談ください。
業務効率を上げるためにも、ミスを減らす上でも役に立つ販売管理システム。ところが使い勝手がわからないまま導入に踏み込むのは、不安なものでもあります。使い勝手のよさなどは、導入してから気づくよりも、お試しプランなどを用いてあらかじめに確認しておくのが賢明です。
Squareなら無料アカウントを作成するだけ（※）で、管理画面に触れることができます。もちろん気に入れば、そのまま利用を続けることも可能です。まずは関係部署からもフィードバックをもらいながら、使い勝手はいいか、必要な機能は揃っているかなどを判断してみてはいかがでしょうか。
※決済端末の購入や、オプション機能には別途費用がかかります。
Squareのブログでは、起業したい、自分のビジネスをさらに発展させたい、と考える人に向けて情報を発信しています。お届けするのは集客に使えるアイデア、資金運用や税金の知識、最新のキャッシュレス事情など。また、Square加盟店の取材記事では、日々経営に向き合う人たちの試行錯誤の様子や、乗り越えてきた壁を垣間見ることができます。Squareブログ編集チームでは、記事を通してビジネスの立ち上げから日々の運営、成長をサポートします。
執筆は2021年7月9日時点の情報を参照しています。
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