「法定三帳簿」という言葉を聞いたことありますか。経営者として一人でも従業員を雇用したら保存しておかなければならない、3つの帳簿のことを指しています。今回は「法定三帳簿」について取り上げます。
法定三帳簿とは
業務をスムーズにするために、独自の帳簿を設置している会社があるかもしれません。たとえば、昼と夜で従業員が異なる場合、商品やお客様についての情報を従業員で共有するために、帳簿や電子データを作成していることもあるでしょう。
労働基準法によって、会社の規模に関わらず「必ず設置してください」と義務づけられている帳簿があります。これらを「法定三帳簿」といいます。
労働条件や賃金、休暇、労働時間などの労働基準法に関わる事柄を記載する「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿等」の3種類の帳簿のことです。また、それぞれ保存期間は「3年」とされています。
参考：労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう(厚生労働省)
法定三帳簿は、労務管理の基本となる帳簿であり、法定三帳簿から、自社の労務管理の現状や課題を把握することができます。
労働者名簿
労働者名簿は、会社が雇っている従業員（労働者）の情報を記録する帳簿です。法人・個人事業主を問わず、従業員を雇用している場合は、事業所ごとに労働者名簿を作成・保存しなければならないことが定められています。
労働者名簿には、下記の9つの項目を記載します。
・労働者氏名
・生年月日
・履歴
・性別
・住所
・従事する業務の種類（常時30人以上の場合）
・雇入年月日
・退職や死亡年月日、その理由や原因
従業員から受け取った履歴書に9つの項目が記載されていても、履歴書で代用することはできません。履歴書とは別に、9つの項目を記載した労働者名簿を作成します。
労働者名簿は、労働者の死亡や退職、解雇の日から3年間の保存義務があります。
賃金台帳
賃金台帳は、従業員に支払った賃金や手当て、税金の控除などについて記載する帳簿のことです。保存義務は、労働者名簿と同じ3年です。ただし期間の起算点は、労働者の最後の賃金について記入した日になります。
賃金台帳には、下記の全10項目を記載する必要があります。
・労働者氏名
・性別
・賃金の計算期間
・労働日数
・労働時間数
・時間外労働時間数
・深夜労働時間数
・休日労働時間数
・基本給や手当などの種類と額
・控除項目と額
出勤簿等
出勤簿とは、従業員の出退勤の記録をまとめた帳簿のことです。給与は、労働時間数がわからなければ計算できません。出退勤の時間を帳簿に記録することにより、賃金計算の資料として用いることができます。
出勤簿には、下記の項目などを記録します。
・出勤簿やタイムレコーダーなどの記録
・労働者使用者が自ら始業・終業時刻を記録した書類
・残業命令書及びその報告書
・労働者が記録した労働時間報告書など
参考：労働時間の適正な把握 のために 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（厚生労働省）
法定三帳簿を揃えていないと罰則やデメリットも
法定三帳簿は、雇用保険の手続きや助成金の申請、労働基準監督署の調査などで必要になるので、作成と保存を忘れないようにしましょう。また、帳簿の記載に漏れがないかも、よく確認しておきましょう。法定三帳簿の作成を忘れたり、保存義務を守らなかったりすると、罰則が課されることがあります。
また、法令違反によってお客様や取引先からの信頼に大きな打撃を受けることも考えられます。法定三帳簿の保存や管理は常日頃から徹底しておくことが大切です。
法定三帳簿の設置は厚生労働省の様式と専門家の活用を
法定三帳簿には、それぞれ様式があります。保存義務が定められているため、管理責任者や保存方法が問題になります。また、正確に帳簿がつけられていない場合、従業員の入社・退社に伴う雇用保険や社会保険の資格取得・喪失の手続きができません。加えて、厚生労働省が管轄する助成金・補助金を申請する際には、提出を求められることが多いようです。このように、さまざまな手続きで必要になるので、どんな場面や手続きで必要になるのかも把握しておきましょう。
厚生労働省では、法定三帳簿のテンプレートを提供しているので、活用してみるのもよいでしょう。
また、社会保険労務士などの専門家に相談することもひとつの方法です。様式や保存についてもアドバイスを受けることができます。「帳簿の記載が足りなかった」「肝心の手続きのときに必要な情報がなかった」というトラブルを回避するためにも、専門家に相談できる環境づくりをしておくことが重要です。
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執筆は2018年8月13日時点の情報を参照しています。
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