請求書テンプレートvs.クラウド請求書。管理や業務効率……自社に最適なのはどっち?

Square (スクエア), ブログ編集者

金銭のやりとりに欠かせない請求書は、どのように作成し、管理していますか。代金を受け取るために重要な役割を担う請求書ですが、量が多いと未払いと支払い済みの区別がしづらくなったり、作成業務に時間がかかってしまったり……請求書の管理方法や作業負担はビジネスオーナーが頭を抱えるところです。

今回は請求書払いが役立つ場面を振り返りながら、自社に最適な請求書の作成法を選べるよう、クラウド請求書と請求書テンプレートの特徴を比較して紹介していきます。

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こんな場面でもお役立ち。請求書払いが解決するビジネスの困りごと

店頭で現金やクレジットカード払いを受ける場合を除いて、販売した商品や提供するサービスの対価を受け取るためによく利用されるのが、請求書です。支払いを受け取るためにも、取引先とのトラブルを防ぐためにも、正確、かつ漏れなく発行することが大切です。

請求書払いといえばBtoB向けのビジネスや、フリーランスでの利用が想像しやすいかもしれませんが、その他にはどのようなビジネスで役立つのでしょう。

たとえば旅館の宿泊料金やレストランのコース料金、ガイドツアーの代金。ドタキャンや無断キャンセルによるダメージをなるべく避けたいような場合は、請求書払いで事前に支払いをしてもらうことで、キャンセルの抑制につなげることができるでしょう。

また、オーダーが入ってから商品を作ったり、サービスを提供したりする受注ベースのビジネスでも、オーダーを受けたと同時に請求書払いで支払いをお願いしておくと、商品ができてからのキャンセルなど、「入るはずの収入が入らない」という事態を回避できます。

このように請求書払いを取り入れることで、キャッシュフローの改善が期待できるでしょう。

請求書テンプレートの仕組み、活用が向いているビジネスとは

請求書の書式には決まりがないので、手書きで作成する、ダウンロードしたテンプレートを基に作成する、請求書作成ソフトを活用する、作成から取引先への送信までオンライン上で行えるクラウド請求書サービスを利用する、など作成方法はさまざまです。

なかでも好みのデザインを選択し、エクセルファイルとしてダウンロードした後、必要項目を入力するだけで作成が完了する請求書テンプレートを活用する人も多いのではないでしょうか。一から請求書を作る手間がかからない分、時間短縮にもつながります。

請求書テンプレートを提供しているサービスには、見積書や納品書のテンプレートなども提供しているMisocaや100種類以上のテンプレートから選べるマネーフォワードなどが挙げられます。いずれも無料でテンプレートをダウンロードすることができます。Squareでは、店舗名とロゴを加えて独自の請求書が作成できるテンプレートを用意しています。請求書の色と形式(PDF、DOTX、XLSX)も好みに合わせて選ぶことができます。下記リンクからダウンロードが可能です。

ダウンロードはこちら

たまに副業でフリーランスの仕事を受けることがある、など請求書の量が多くない場合は、テンプレートを基に請求書を作成するのも一つの手でしょう。

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クラウド請求書のメリットとは

さまざまな媒体や企業にコンテンツを提供する編集プロダクションや、当日現金を持ち合わせなくてもいいよう請求書払いにしているセミナー主催者のように、取引先や顧客が多いと、作成する請求書の量も管理する請求書の量も増える一方です。そこで管理のしやすさ、作業効率アップといったうれしい特徴を持ち合わせているのが、クラウド請求書サービスです。

一つのサービスで請求書の作成からメール送信まででき、クラウド上で保存されるうえ管理も簡単なので、請求書業務の負担が減ります。ここでは無料アカウントを作成するだけで、パソコンのブラウザからでもアプリからでも請求書が発行できるSquare 請求書の特徴を紹介しつつ、クラウド請求書の便利な特徴を解説します。

1. 作業時間を短縮できる

従来の請求書テンプレートでは、(1)請求書テンプレートを探す、(2)請求書テンプレートをダウンロードして、エクセルなどで必要項目を入力する、(3)メールを作成し、請求書を添付して送信、の三段階をそれぞれ別のプラットフォームで行わなければいけませんでした。一方、クラウド請求書サービスには請求書作成機能とメール機能が同じ場所に備わっているので、さまざまなプラットフォームを行き来せずに請求書の作成から送付までを完結させることができます。

また、ほとんどのクラウド請求書サービスでは取引先の名前やメールアドレスなどが保存できるようになっているので、毎月請求がある取引先の情報を保存しておくと、より作業時間を短縮できます。

Squareの請求書アプリでは、フィルター機能で今まで発行した請求書のなかから未払いのものを選び、簡単にリマインダーメールを送ることもできます。請求書の山から未払いのものをかきわけるという作業が自動化されるうえ、すぐにリマインダーが送れるのは忙しいビジネスオーナーにとって頼もしい点でしょう。

2. 支払い漏れを防げる

毎月顧問料が発生する弁護士や会計士から、月謝制のサービスを提供しているヨガレッスンのインストラクターやピアノの先生など、毎月決まった額を請求する場合。支払い漏れを防ぐためには、クラウド請求書サービスの「送信予約機能」が有効です。

このような機能を持つクラウド請求書サービスであれば、「空いている時間を活用して請求書を作成したけれど、送信するのは数日先……」といった場合でも、送信する日時を登録しておけば、指定した日に取引先に請求書が送信できます。

月謝制のサービスを提供している場合は、毎月同じ日に請求書が送信される「定期送信機能」なども活用できるでしょう。加えて、リマインダー機能を有効にしておけば、支払日の前日、入金確認ができていない場合は支払予定日の翌日、など指定した日にちに顧客のメールアドレスに自動的にリマインダー通知を送ることができます。これらの機能を兼ね備えているSquare 請求書は、業務の効率アップを叶えてくれます。

3. 保存スペースに困ることなく、すぐに入金ステータスを確認できる

好みのデザインをパソコンに保存しておけば、繰り返し利用できる点では簡単に使える請求書テンプレートですが、請求書が増えてくると保存先や管理方法に困るかもしれません。

Square 請求書は月額料金や初期費用が無料なうえ、過去の請求書も全てクラウド上で管理されるのでパソコンの容量を心配しなくて済みます。特に請求書は、法人なら7年間、個人事業主なら5年間の保存が義務付けられているため、パソコンの容量を気にせずクラウドに保存できるのは重宝したい点でしょう。紙に出力したりファイリングしたりする手間が省けるうえ、ペーパーレスも実現できます。

参考:
No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法(国税庁)
記帳や帳簿等保存・青色申告(国税庁)

また、パソコンに大量の請求書をPDFで保存している場合、煩雑になりがちなのが支払い済みと未払いの請求書の管理です。実際、多くの企業が請求書でもっとも面倒な点として「入金ステータスの把握」を挙げています。

参考:【2014年秋 みんなの請求書事情調査】「エクセル作成・郵送」派が主流!「専用作成ツール・メール添付」も普及 ~請求書にまつわる悩みは”面倒・し忘れ・間違い”~(2014年10月19日、株式会社マネーフォワード)

「支払いが確認でき次第、『支払い済みファイル』に移す」という手順を行うことはできますが、忙しいとうっかり移し忘れてしまい、どれが未払いなのか収拾がつかなくなることも考えられます。Square 請求書を通して支払われたものであれば、自動的にステータスが「支払い済み」に変更されます。そのうえ、「送信済み」、「未払い」、「支払い済み」、「送信予約済み」、「下書き」の五つのステータスに自動的に分類され、ステータスを絞り込んで表示ができるので、どの請求書が未払いかも一目でわかります。

4. PDFとして出力し、印刷することもできる
インターネット上でのやりとりが主流になってきてはいるものの、PDFと合わせて原本の提出を求める取引先もなかにはいるでしょう。ほとんどのクラウド請求書サービスでは、作成した請求書をPDFとしてダウンロードし、印刷できる機能が備わっているので、郵送の対応にも困りません。Square 請求書でも作成済みのPDFをダウンロードし、印刷することが可能です。

オンラインで送信・管理が簡単にできる請求書

見積、請求、支払いを一つに

Squareで無料アカウントを作成すると、アプリやブラウザから、月額費用・維持費用なしで(※)請求書を何通でも作成し、送信することが可能です。インターネットに接続できる環境さえ整っていれば、いつ、どこからでも請求書業務を行うことができるクラウド請求書サービスは、多くのタスクを抱えるビジネスオーナーにとって快適なツールでしょう。

※クレジットカード払いの場合は決済手数料が発生します

このように発行する請求書の量や業務の負担を考えたうえで、テンプレートとクラウド請求書サービスから、自社に合ったものを選んでみてはいかがでしょうか。

執筆は2019年9月3日時点の情報を参照しています。
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