Administra órdenes de compra con Square para Tiendas
Con suscripciones a Square for Retail Plus y Premium, puedes crear, editar y administrar órdenes de compra fácilmente para comprar productos para existencias, monitorear a los proveedores y recibir inventario. Nota: Las órdenes de compra no están disponibles con Square para Tiendas Gratis.
Crea una nueva orden de compra
- Ve a Artículos > Control de inventario > Órdenes de compra.
- Haz clic en Crear orden de compra.
- Ingresa los detalles de la orden de compra, como el nombre del proveedor, la ubicación de entrega, la fecha prevista y la información del artículo.
- Haz clic en Crear o Guardar como borrador.
- Agrega la dirección de correo electrónico del proveedor y una nota opcional. Para ver la orden de compra antes de pulsar Enviar, haz clic en Vista previa del correo electrónico.
- Si quieres conservar una copia de la orden de compra, selecciona Enviarme una copia, Guardar como PDF o Guardar como CSV.
- Haz clic en Enviar o Listo.
Puedes crear, editar y administrar órdenes de compra con la aplicación Punto de venta de Square para Tiendas en dispositivos iOS y Square Register. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- En el menú de navegación, pulsa Inventario. Nota: Si estás usando Square para Tiendas en un iPhone, pulsa el ícono de lista para ver tu inventario.
- Pulsa Órdenes de compra > Crear orden de compra.
- Selecciona un proveedor existente o pulsa Crear nuevo proveedor.
- Con la barra de búsqueda o un escáner de código de barras compatible, selecciona los artículos que deseas aplicar a la orden de compra y pulsa Continuar. Nota: Para ver solo los artículos asociados con el proveedor actual, habilita el filtro “Solo nombre del proveedor” durante la búsqueda.
- Haz clic en la variante para ajustar las existencias y, luego, pulsa Continuar.
- Continúa ajustando las existencias según sea necesario.
- Confirma los costos por unidad, los códigos de proveedor y las cantidades. Para hacer un ajuste, pulsa el campo correspondiente. Pulsa Continuar.
- Revisa la información de la orden de compra.
- Agrega una fecha esperada y los impuestos que correspondan.
- Pulsa Crear o Guardar para completar el borrador en otro momento.
Cuando crees la orden de compra, puedes enviarte una copia a ti o al proveedor. También puedes agregar una nota opcional.
Nota importante
Es posible agregar hasta un máximo de 500 artículos únicos a cada Orden de compra.
Cuando crees una orden de compra para un proveedor existente, la variable de artículo se asociará con ese proveedor y su costo de compra. Los artículos asociados a un Proveedores se podrán ver en la pestaña Surtido de artículos en el perfil del proveedor.
Genera automáticamente una nueva orden de compra en línea
Gracias a las órdenes de compra automáticas, puedes saber qué artículos podrían estar agotándose. En niveles altos, Square toma decisiones a partir de algunos datos:
La cantidad actual en el inventario de un artículo, tanto en existencia como en pedido
Una predicción de las ventas de ese artículo
Una predicción del plazo de entrega de ese artículo
Square sugerirá que vuelvas a pedir un artículo si, de acuerdo con esa información, creemos que los artículos se agotarán antes de que tu proveedor te envíe más.
Por ejemplo, tienes el artículo “Jean Levi XL ajustado” con un inventario actual de 6 en existencia y 6 en pedido. De acuerdo con órdenes de compra anteriores, creemos que tu proveedor tardará 7 días en enviarte este artículo si lo pides hoy. También creemos que se venderán 2 artículos por día. Esto significa que en los próximos 7 días se venderán 14 unidades. Sin embargo, solo tendrás 12 en existencia y en pedido. Esto quiere decir que el artículo aparecerá en las órdenes de compra automáticas.
Para habilitar las órdenes de compra automáticas, sigue estos pasos:
En el Panel de Datos Square, ve a Artículos > Ajustes > Inventario > Habilitar órdenes de compra generadas automáticamente.
Nota: Aparecerá un cartel para las órdenes de compra automáticas en la secciónÓrdenes de compra del Panel de Datos, una vez que las hayas habilitado en ajustes. Para que se consideren los artículos en las órdenes de compra automáticas, estos deben tener un proveedor predeterminado y un historial de ventas. Las órdenes de compra automáticas son independientes de las alertas de existencias bajas.
Importa una orden de compra
Con Square para Tiendas Plus, puedes ahorrar tiempo al crear órdenes de compra si importas una versión en CSV o de Excel de la orden de compra a través del Panel de Datos Square en línea.
Antes de importar una orden de compra, recomendamos que descargues la plantilla de importación de Square. Para esto, haz clic en el enlace que aparece a continuación o visita la sección Artículos del Panel de Datos en línea.
Si bien recomendamos que descargues la plantilla de importación de Square para facilitar el proceso, también puedes usar una plantilla de tu elección, siempre y cuando sea un archivo CSV o de Excel.
Después de completar la plantilla, ya puedes importar el archivo CSV o de Excel. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Ve a Artículos > Administración de inventario > Órdenes de compra en tu Panel de Datos Square en línea.
Si trabajas directamente desde una orden de compra, también verás la opción Importar allí.
Haz clic en Importar.
Arrastra y suelta el archivo en la ventana emergente Importar orden de compra o haz clic en elegir desde computadora para cargar la plantilla directamente desde tus archivos. Nota: Si aún no completaste la plantilla, haz clic en Descargar plantilla para comenzar.
Haz clic en Importar.
Selecciona el identificador del artículo apropiado al elegir el nombre del artículo, el SKU o el GTIN para ayudar a identificar fácilmente los artículos duplicados durante el proceso de importación. Nota: Square recomienda seleccionar el SKU o GTIN como el identificador de artículo apropiado para facilitar el proceso.
Haz clic en Siguiente.
Nota: Todos los identificadores de artículos deben coincidir exactamente con un artículo o variación para que el proceso de importación se realice correctamente.
Si usas tu propia plantilla, deberás realizar el proceso de coincidencia de columnas durante la primera parte del proceso de importación. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Haz clic en el botón Importar para comenzar el proceso de importación y carga tu plantilla personalizada.
Una vez cargada, verás la pantalla Hacer coincidir las columnas del documento. Desde allí, usa los menús desplegables para confirmar que cada atributo de la orden de compra de Square coincide con la columna correcta de tu archivo de importación.
Haz clic en Siguiente para continuar con el proceso de importación.
El proceso de importación puede tomar hasta un minuto, pero suele tardar unos pocos segundos. Asegúrate de prestar atención a cualquier mensaje de error que aparezca durante la importación. Una vez que finalice, aparecerá la nueva orden de compra creada en la parte superior de la lista de órdenes de compra disponible en el Panel de Datos Square en línea.
También puedes importar cualquier borrador de orden de compra existente asociado con tu cuenta si exportas el borrador. Para hacerlo, haz clic en ••• junto al borrador de orden de compra y selecciona Guardar como CSV.
Administra órdenes de compra existentes
- Ve a Artículos y pedidos > Artículos > Control de inventario > Órdenes de compra.
- Haz clic en la orden de compra que desees editar.
- Haz clic en Editar orden > actualiza la información de orden.
- Haz clic en Guardar.
Nota: No se genera de manera automática un nuevo correo electrónico para el proveedor cuando se edita una orden de compra. Para asegurarse de que reciba la información de orden actualizada, sigue estos pasos:
- En Órdenes de compra, haz clic en ••• a la derecha de la orden de compra.
- Haz clic en Enviar como correo electrónico.
- Incluye una nota para explicar que se actualizó la orden de compra.
- Haz clic en Enviar.
También puedes editar una Orden de compra directamente desde la aplicación PDV Square para Tiendas en un dispositivo compatible (iPhone, iPad, Square Terminal y Square Register). Para comenzar, haz lo siguiente:
- En la barra de navegación, en la parte inferior de la pantalla, pulsa Inventario. Nota: Si estás usando Square para Tiendas en un iPhone, pulsa el ícono de la lista para ver Inventario.
- Pulsa Órdenes de compra > luego, pulsa la orden de compra correspondiente en la lista “Activas”.
- Selecciona los artículos que deben actualizarse para abrir la pantalla “Modificar recepción de artículo”.
- Edita la información correspondiente y repite esos pasos para los artículos afectados.
- Pulsa Guardar para finalizar la edición.
Para cancelar una orden de compra directamente desde el Panel de Datos Square en línea, haz lo siguiente:
- Desde la pestaña Órdenes de compra, haz clic en __ •••__ junto a la orden de compra que desees cancelar.
- Haz clic en Cancelar orden.
Nota: Una vez cancelada una orden de compra, se moverá a la sección Órdenes archivadas. Por el momento, no es posible cancelar órdenes de compra desde la aplicación Square para Tiendas.
Recibe una orden de compra
- En la pestaña Órdenes de compra, haz clic en la orden de compra que recibiste.
- Haz clic en Recibir todas o No recibir ninguna. Para recibir una parte del inventario, haz clic en Recibir en la fila del producto.
- Ingresa la cantidad que recibes parcialmente.
- Haz clic en Guardar.
- En la barra de navegación en el extremo inferior de la pantalla, pulsa Inventario.
- Si estás usando Square para Tiendas en un iPhone, pulsa el ícono de lista para ver Inventario.
- Si usas Square para Tiendas en Square Register, pulsa el ícono de lista en el extremo izquierdo de la pantalla.
- Pulsa Órdenes de compra > luego, pulsa la orden de compra correspondiente en la lista “Activas”.
- Presiona Seleccionar artículos para recibir > marca los artículos correspondientes para recibir > presiona Siguiente.
- Para los artículos recibidos que necesitas modificar, pulsa Recibidos completamente para recibir la cantidad completa o Recibidos parcialmente para recibir solo una parte > luego, pulsa Guardar.
- Vuelve a pulsar Siguiente para ver el Resumen de órdenes de compra y pulsa Listo para finalizar la recepción.
Nota importante
Actualmente, las órdenes de compra no admiten el pedido ni la recepción de cantidades decimales; solo números enteros.
Si el control de inventario está dañado o no se cumplirá por alguna otra razón, haz clic en Actualizar junto a la línea de pedido afectada. Marcar los artículos como dañados, robados (robos) o como una pérdida no afectará tu informe de Costo de bienes vendidos.
Cuando recibes una orden de compra, puedes ingresar los gastos de envío y gestión u otros costos haciendo clic en Agregar comisión. El costo adicional se incluirá en el informe de Costo de bienes vendidos. Ten en cuenta que agregar comisiones adicionales no afectará el costo por unidad de los artículos individuales en la orden de compra.
Agrega o crea artículos desde una orden de compra
Si ya creaste los artículos para incluir en una orden de compra determinada, solo comienza a escribir y se llenará el surtido como menú desplegable para que puedas elegir. Si necesitas crear un artículo para una orden de compra, puedes ingresar manualmente el nombre del artículo, el precio y el costo por unidad en el mismo lugar.
- Desde Órdenes de compra, haz clic en Crear.
- Escribe el nombre del artículo que desees crear.
- Haz clic en Crear artículo.
- Ingresa la información del artículo, como SKU, precio y costo.
- Haz clic en Guardar.
En la barra de navegación, pulsa Inventario. Nota: Si utilizas Square para Tiendas desde un iPhone, pulsa el ícono de lista para ver el Inventario.
- Pulsa Órdenes de compra y selecciona Crear orden de compra.
- Desde la barra de búsqueda de artículos, escribe el nombre del artículo que desees crear.
- Pulsa Crear artículo.
- Ingresa la información de artículo, como SKU, precio y costo.
- Pulsa Guardar.
El artículo recién creado aparecerá automáticamente en la orden de compra. Nota: Es posible agregar un máximo de 500 artículos únicos a cada Orden de compra.
Además, en la página de creación de artículos, si haces clic en Ver todas las propiedades de los elementos, puedes agregar otra información, como la ubicación a la que se lleva tu nuevo artículo o sus variantes.
Establece el costo por unidad con órdenes de compra
Cuando recibes un inventario al utilizar una orden de compra, el costo por unidad de los artículos en la orden de compra se guarda automáticamente.
Para configurar el costo por unidad con Existencias recibidas, haz lo siguiente:
Dirígete a Artículos y pedidos > Artículos en tu Panel de Datos Square en línea.
Busca y selecciona un artículo de inventario para ajustar.
Selecciona una ubicación para ajustar el control de inventario > selecciona Inventario recibido.
Agrega el total de 1 o más.
Agrega un precio por unidad > Guardar.
Obtén más información sobre cómo configurar y actualizar los unit costs.
Imprime etiquetas de código de barras para órdenes de compra
Puedes imprimir etiquetas de código de barras para órdenes de compra desde el Panel de Datos Square en línea.
Para comenzar, haz lo siguiente:
Ve a Artículos y pedidos > Artículos en el Panel de Datos Square en línea.
Haz clic en Acciones > Imprimir etiquetas.
Haz clic en Seleccionar de la orden de compra. Verás tus pedidos de compra en la lista, incluidos el número de pedido y el nombre del proveedor.
Selecciona las órdenes de compra correspondientes > Listo.
Nota: Cuando las etiquetas se impriman directamente desde una orden de compra por una cantidad fraccionaria, la cantidad precompletada de cuántas etiquetas se imprimirán se redondeará al siguiente entero más próximo.
Lee más sobre cómo crear barcode labels with Square for Retail.