Administra las Facturas Square en línea
Edite, cancele o archive facturas
- Vaya a Facturas en su Panel de Datos Square en línea.
- Haga clic en ••• junto a la factura deseada.
- Haz clic en Editar para actualizar los detalles de la factura.
Para cancelar una factura, haz lo siguiente:
- Selecciona la factura y haz clic en ••• > Cancelar.
- Elige si deseas notificar a los destinatarios que se canceló su factura y, luego, haz clic en Cancelar factura.
Nota: Esta acción no se puede deshacer.
Para cancelar un grupo de facturas recurrentes:
- Selecciona la factura.
- Haz clic en ••• > Terminar grupo > Confirmar.
Una vez confirmada la cancelación, no se enviarán facturas de este grupo en el futuro; las facturas pendientes continuarán vigentes.
Si ya se pagó una factura, no podrás cancelarla ni eliminarla del historial de pagos, pero puedes procesar un reembolso para equilibrar la contabilidad. Cuando proceses un reembolso por una factura vendida con una cantidad en decimales, deberás reembolsar el artículo completo.
Para tu protección, Square puede, en algunas ocasiones, cancelar una factura si ya se dieron demasiados intentos fallidos para pagarla. Puedes duplicar la factura cancelada y volver a enviarla al cliente. Verifica la identidad del cliente, ya que el emisor de la tarjeta es quien rechaza las transacciones, no Square. Obtén más información sobre posibles fraudes y cómo aceptar tarjetas de pago de manera segura.
Puedes mover facturas, incluso las canceladas o impagas, a un archivo independiente para mantener la organización y ocultar las facturas antiguas o menos importantes. Para hacerlo, haz clic en ••• junto a la factura deseada y, luego, haz clic en Archivar.
Para ver todas las facturas archivadas, haz clic en Todas las facturas y selecciona Archivo en el menú desplegable.
Nota: El archivo de una factura no afectará las métricas de los informes ni los recordatorios configurados para dicha factura.
Filtrar facturas
Filtre y consulte las facturas por estado desde su Panel de Datos Square en línea y la aplicación Punto de venta Square. Los filtros incluyen:
| Filtro | Descripción |
|---|---|
| Enviada | Facturas sin pagar, vencidas, pagadas, reembolsadas, canceladas y que no se pudieron efectuar |
| Pendiente | Facturas sin pagar, vencidas y no entregadas |
| Pagada | Todas las facturas pagadas o reembolsadas total o parcialmente |
| Pendiente de pago | Un estado temporal que se aplica a una factura que está en proceso de pago. |
| Programada | Incluye tanto las próximas instancias de facturas recurrentes que no se enviaron, como las facturas programadas normales. |
| Borradores | Facturas en borrador que aún deben enviarse o programarse |
| Filtro de factura recurrente | Descripción |
| Activo | Grupo recurrente activo con facturas programadas |
| Finalizado | Grupo recurrente con todas las facturas programadas enviadas o grupo que se terminó manualmente |
| Borradores | Facturas recurrentes en borrador que aún deben enviarse o programarse |
Ajustes de Facturas
Puedes administrar ciertos ajustes de Facturas desde el Panel de Datos Square en línea y la aplicación Facturas Square.
Con Facturas Square Plus, puedes usar plantillas de factura para personalizarlas o establecer una plantilla predeterminada para cuando crees facturas. Las plantillas rellenan la información de las facturas automáticamente. ¿Qué puedes hacer con cada plantilla única?
- Personalizar información básica: Agrega un título a la factura y una nota que el cliente podrá ver.
- Guardar un mensaje personalizado predeterminado: agrega tus condiciones del servicio, política de cancelación, política de devoluciones o cualquier otro mensaje personalizado a la factura personalizada en el campo Mensaje.
- Elegir tus ajustes de pago: elige los ajustes de pago predeterminados para tus facturas, por ejemplo, las formas de pago aceptadas, el uso de tarjetas guardadas con una factura Square y la adición de una opción de propina.
- Agregar notas a nivel de artículos: agrega el artículo, selecciona Personalizar y ve a la sección Nota. Pulsa Guardar una vez que hayas seleccionado el precio y los impuestos, y hayas agregado la nota.
- Compartir tu factura: elige si quieres enviar la factura a tus clientes por correo electrónico o manualmente. También puedes programar recordatorios de pago que se enviarán a tu cliente.
- Agregar campos personalizados: puedes agregar un campo personalizado, como condiciones del servicio, política de cancelación, política de devoluciones o algún mensaje personalizado a la factura y elegir su ubicación en la plantilla.
Puedes administrar el diseño de marca de las facturas, el control de inventario y los ajustes de la Administración de equipos desde el Panel de Datos Square en línea.
Si utilizas algún producto de Personal, también puedes permitir a tu equipo crear facturas en línea. Para ello, tienes que activar el permiso Acceso a facturas.
Puedes modificar los ajustes predeterminados de los presupuestos; por ejemplo, cambiar el título, el mensaje, el método de entrega o las opciones de envío y el vencimiento. Estos ajustes se pueden anular en facturas individuales.
En Notificaciones, puedes elegir si quieres recibir una notificación en la aplicación o un correo electrónico cada vez que alguien vea, envíe, actualice, pague o cancele una factura o un presupuesto, y también cuando se envíe un recordatorio sobre una factura.
Nota: Todos los ajustes modificados desde tu Panel de Datos Square en línea también aparecerán en tus dispositivos móviles. Solo las cuentas con permisos de nivel Propietario y Administrador recibirán notificaciones push y por correo electrónico.
Registra un pago de factura externo a Square
Para hacerlo, sigue estos pasos:
Selecciona la factura.
Elige el tipo de pago y, luego, selecciona <b>Confirmar</b>.
Nota: No se aplican comisiones de procesamiento cuando registra una factura.
Obtén más información sobre cómo aceptar pagos de facturas desde la aplicación Punto de venta Square.
Puedes configurar un cargo por pago tardío para los pagos de las facturas en el momento de crear una factura nueva. Para ello, haz clic en Cargos por pago tardío en el importe total de la factura y especifica un porcentaje o una tasa fija y un período de gracia.
También puedes agregar cargos por pago tardío a facturas existentes. Para hacerlo, haz clic en la factura existente, selecciona los tres puntos y, luego, pulsa Editar. Allí, sigue los pasos especificados anteriormente.
Puedes eliminar los cargos por pago tardío al haz clic en la X en la página Factura nueva a la derecha del cargo por pago tardío.
Envía y administra recordatorios
Ver el informe de factura pendiente
Ver una lista de clientes que tengan facturas pendientes.
Ve el importe total adeudado entre todos los clientes.
Filtrar y buscar un cliente específico.
Ver hace cuántos días venció cada factura.
Enviar a los clientes un recordatorio sobre el pago del saldo pendiente.
Ver una lista filtrada de facturas pendientes de un cliente en particular.
Esto te ayudará a realizar un seguimiento de tu flujo de caja y ver quiénes te deben dinero y cuánto, todo en un solo lugar.