Haga la nómina

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Para garantizar que sus destinatarios de depósito directo cobren el día de pago correspondiente, la nómina deberá procesarse antes de las 8 PM (hora del Pacífico) del primer día hábil después de finalizar su periodo de pago (4 días hábiles antes de la fecha de pago a los empleados). Para obtener más información sobre el calendario de pagos de Nómina Square y las excepciones para días festivos, consulte el Calendario de pagos de Nómina Square.

Estas son instrucciones para efectuar pagos a empleados W-2. Aprenda cómo Pagar a contratistas a través de Nómina Square.

Para hacer la nómina para los empleados:

  1. Confirme su periodo de pago y calendario de pagos. Si esta es la primera vez que hace la nómina con Nómina Square y debe actualizar su calendario de pago, haga clic en el botón editar al lado del período de pago en la página general de Nómina o vea cómo Editar su periodo de pago.
  2. En la página inicial de Nómina, haga clic en Hacer nómina para ingresar e importar las horas de sus empleados. No se preocupe. Podrá revisar todo antes de enviar el pago.
  3. Seleccione el método de pago que quiere usar para pagar a sus empleados. Puede pagarles con cheque o con el método de pago por defecto.
  4. Sus empleados necesitan que se ingrese su información para poder cobrar. Si no han ingresado esta información, usted puede enviarla por ellos haciendo clic en “Ingresar la información fiscal” e introduciendo su información personal, fiscal y de cuenta bancaria.
    Nota: los empleados con depósito directo deben tener una cuenta bancaria a fin de cobrar a través de Nómina Square.
  5. Si usa los registros de horas del Punto de venta Square o una aplicación de registro de horas compatible de terceros, haga clic en Importar registro de horas para importar las horas que su empleado trabajó para el período de pago. Si usa Square para aceptar pagos y tiene activada la opción Importación de propinas, haga clic en Importar registro de horas y propinas para importar las horas y propinas de su empleado para ese período de pago.
  6. Si no está usando el registro de horas, introduzca el número de horas trabajadas y cualquier cantidad adicional ganada (si aplica) en dólares para cada empleado en las columnas correspondientes:
    • Salario: el pago por hora del empleado.
    • Horas normales: número de horas trabajadas que se pagan conforme al salario por horas normal.
    • Tiempo extra: horas extra trabajadas (1.5 multiplicado por el salario por hora).
    • Adicional: los pagos adicionales asociados al periodo de pago, como las comisiones. Estos montos serán gravados como ingresos e incluidos en el salario neto del empleado.
  7. Haga clic en el icono + al lado de Salario bruto y marque las casillas de verificación correspondientes si debe pagar a sus empleados por lo siguiente:
    • Doble: Doble del salario normal.
    • Propinas en efectivo: Monto pagado de propinas en efectivo. Su empleado ya debería de haber recibido este monto, por lo que no se enviará con el proceso de pago. La declaración de propinas en efectivo asegura que las declaraciones y documentos fiscales sean correctos. Los impuestos del empleado se calcularán para estos montos y se retendrán del pago al empleado.
    • Propinas en el cheque de pago: Propinas pagadas a su empleado en el período de pago. Esta cantidad será pagada a su empleado a través de Nómina Square.
    • Permiso con goce de sueldo (PTO): las horas de permiso con goce de sueldo utilizadas durante el período de pago. Estará activado automáticamente si utiliza nuestra función de Permiso con goce de sueldo y baja por enfermedad.
  8. Compruebe que toda la información que ingresó sea correcta.
  9. Haga clic en Continuar. Si ya configuró los beneficios de empleado o las deducciones después de impuestos, confirme los montos de deducción y contribución, y haga los cambios necesarios. Puede también agregar reembolsos según sea necesario.
  10. Si esta es la primera vez que usa Nómina Square, se le pedirá que confirme los precios para completar el proceso de pago. Para aceptar, haga clic en Siguiente
  11. Será llevado a una página que contiene un desglose detallado del proceso de pago y del retiro bancario. Haga clic en Confirmar retiro para aprobar y procesar la nómina para el período de pago actual.
  12. Si paga a sus empleados por cheque impreso, pulse “Continuar a imprimir cheques”.
  13. En la pantalla Imprimir cheques, haga clic en Imprimir todos los cheques para descargar un archivo PDF de los cheques de sus empleados.

Los empleados con acceso a Nómina Square recibirán un correo electrónico con un enlace que les permitirá ver sus talones de pago.

Los débitos de la Nómina aparecen en su estado de cuenta bancaria separados de los créditos y débitos de los pagos con tarjeta procesados mediante la aplicación Square.

Lea cómo hacer la nómina para los empleados con deducciones después de impuestos y embargos.

Pagos extraordinarios

Sabemos que a veces necesita pagar a sus empleados por fuera de su calendario usual de nómina. Si desea enviar una bonificación por separado, si paga menos por accidente, si olvida pagarle a uno de sus empleados o si paga a los empleados según un calendario irregular, puede hacer un pago extraordinario sin costo adicional después de enviar el primer proceso de pago del calendario.

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