Prácticas óptimas para Facturas Square

Las Facturas Square son un modo ideal de cobrar a los clientes sin tener que preocuparse por ingresar manualmente la información de su tarjeta de pago. No obstante, esto no te permite ver cómo pagará el cliente, por lo que te recomendamos seguir estas prácticas recomendadas.

1. Conoce a tu cliente

Tú controlas cómo enviar una Factura Square, por lo que es importante que sepas con quién trabajas. Te recomendamos que además contactes por teléfono a tu cliente cuando haya pedidos grandes o inusuales. No procedas con la venta si no puedes contactar a tu cliente o si no funciona el número de teléfono proporcionado.

2. Envía las facturas directamente al correo electrónico o número de teléfono de tu cliente

Esto garantiza que el cliente aceptó y reconoció todos los pagos procesados, lo que reduce la probabilidad de presentar un reclamo. Si deseas guardar una copia para tus registros, envía una copia a tu propia dirección de correo electrónico o número de teléfono.

3. Adjunta un contrato

Una de las mejores maneras de evitar malentendidos o retrasos en el pago es asegurarse de implementar un contrato con el cliente en el que se definan las condiciones del acuerdo. Los contratos permiten a los clientes y a ti comprender exactamente lo que se espera de la transacción y ayudan a minimizar las posibilidades de un reclamo.

Si utilizas Facturas Square Plus para cobrar, puedes adjuntar un contrato directamente a la factura del cliente. Si bien los contratos no son apropiados para todos los negocios, pueden ser invaluables para los que trabajan al por mayor o por proyectos.

Con Facturas Square, puedes adjuntar una copia de su contrato directamente en la factura de su cliente. Si no sabes cómo crear un contrato, puedes empezar con unas pocas plantillas de contratos para crear uno que se adapte a tus necesidades.

Nota: Square no es un estudio jurídico, un abogado ni un asesor profesional en ninguna industria. Square proporciona esta plantilla a individuos que eligen elaborar sus propios documentos contractuales y no constituye asesoría legal. Consulta Términos y condiciones de Contratos de Square.

4. Verifica la transacción si se producen varios intentos para pagar una factura

Los clientes pueden intentar pagar una factura algunas veces. Para protegerte, Square cancelará la factura si el cliente supera la cantidad máxima de intentos. Si recibes un mensaje al respecto, te recomendamos encarecidamente que verifiques la identidad del cliente. También puedes pedirle que utilice una forma distinta de pago, como cheque o efectivo, o negarte a completar la venta.

5. Ten cuidado con los pedidos para recolección en persona

Si un cliente solicita pagar usando Facturas Square pero desea retirar el producto o recibir servicios en persona, esto podría ser señal de que está utilizando la información de una tarjeta robada. Verifica los últimos cuatro dígitos de la tarjeta en Ventas en su Panel de Datos Square y, luego, selecciona Transacciones. Selecciona el pago en cuestión para ver el tipo de tarjeta y los últimos cuatro dígitos. Pide a tu cliente que te muestre una copia de la tarjeta y su identificación cuando se presente en persona.

También tienes la opción de pedir a tu cliente que pagar su factura en persona.

6. Ten cuidado con los pedidos para envío rápido o urgente

Comprueba que la dirección de envío tenga sentido para el pedido del comprador. Los centros de envío como las tiendas de UPS o los transportistas suelen asociarse comúnmente con los fraudes y no recomendamos que envíes allí un pedido. Si recibes un pedido de alguien que afirma ser un negocio pero el cliente te pide enviar el envío a una dirección privada o residencial, esto también podría ser señal de fraude.

7. Incluye tus condiciones de servicio y horario aproximado de entrega

Asegúrate de que tus clientes conozcan tus políticas cuando hagan el pago. Para evitar posibles reclamos en el futuro, incluye la siguiente información en el cuerpo de la factura:

• Política de reembolsos

• Política de cancelación

• Condiciones de servicio

• Horas de entrega aproximadas

Obtén más información sobre best practices for accepting card payments.