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Inicio>Descripción general de Nómina y cómo comenzar

Usa Turnos Square con Nómina Square

Los suscriptores de Nómina Square pueden acceder a la versión gratuita de Turnos Square, que incluye los registros de horas, la programación de turnos y el control de propinas. Además, los suscriptores de Nómina no tienen un límite de cinco miembros del equipo para el uso de las funciones gratuitas de Turnos Square. Puedes agregar la cantidad de miembros del equipo que necesites.

Para acceder a las funciones de administración avanzadas, puedes suscribirte o actualizar el plan a Turnos Square Plus desde la sección Turnos en el Panel de Datos Square en línea. Si estás suscrito a Citas Plus, o Restaurantes Plus, podrás acceder a las funciones de Turnos Plus como parte de tu suscripción.

Obtén más información sobre Precios y funciones de Turnos Square en nuestro Centro de Atención al Cliente.

Lee los consejos e instrucciones a continuación para usar Turnos Square con el servicio de nómina en línea de Square.

Configuración de los registros de horas

Paso 1: Activa los Registros de horas en Nómina Square

  1. Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Personal > Equipo.

  2. Selecciona al miembro del equipo que deseas agregar a los registros de horas.

  3. Haz clic en Generar código de acceso del Punto de venta.

  4. Aparecerá un código de acceso de cuatro dígitos. Graba este código de acceso y entrégaselo al miembro del equipo. El miembro del equipo usará este código de acceso para marcar entrada y salida en tu cuenta en la Aplicación Punto de venta Square.

  5. Repite los pasos 4 y 5 para todos los miembros del equipo que usen los Registros de horas.

Una alternativa a los códigos de acceso es habilitar insignias para el equipo y así tener una capa de seguridad adicional para tu cuenta. Puedes asociar insignias a miembros individuales del equipo para que puedan iniciar sesión y marcar entrada y salida en tu punto de venta, pero ten en cuenta que las insignias no proporcionan acceso al Panel de Datos Square en línea. Obtén más información sobre cómo comenzar con la creación de en nuestro Centro de Atención al Cliente.

Paso 2: Activa los Registros de horas en la aplicación Punto de venta Square

Para usar esta función deberás tener la versión más reciente de la aplicación en tu dispositivo.

Los Registros de horas deberían activarse automáticamente en tu cuenta una vez que asignes un código de acceso a los miembros del equipo. Si en la esquina inferior derecha no aparece la opción para marcar entrada, luego de haber iniciado sesión en la aplicación Square, sigue estos pasos:

  1. En la aplicación Punto de venta Square, pulsa Ajustes > Registros de horas.

  2. Activa los Registros de horas .

Una vez habilitados, podrás ver un reloj en la esquina inferior derecha de la aplicación que indica que se activaron los registros de horas. Los miembros del equipo pueden pulsar el reloj para marcar entrada y salida en la aplicación mediante los códigos de acceso mencionados en el Paso 1.

Paso 3: Administra los ajustes de la aplicación Mi equipo Square

Gracias a la Aplicación Mi Equipo Square los miembros del equipo pueden marcar entrada y salida sin usar la aplicación Punto de venta Square. Para administrar su capacidad para crear registros de horas desde la aplicación Mi equipo Square, sigue estos pasos:

  1. Ve a Turnos > Ajustes > Marcar entrada o salida en Panel de Datos Square en línea > Ajustes > Marcar entrada o salida.

  2. Activa o desactiva Marcar entrada o salida desde la aplicación Mi equipo .

Nota: Los miembros del equipo solo pueden registrar las horas mediante la aplicación Mi equipo Square si el acceso a la Cuenta en línea está activado en el Perfil del equipo y la opción Marcar entrada o salida en la aplicación está activada en Turnos.

Con Turnos Square Plus, puedes marcar la salida de los empleados de forma automática al finalizar un turno programado.

Para activar la marcación de salida automática, sigue estos pasos:

  1. Dirígete a Turnos Ajustes Marcar entrada o salida.

  2. Activa Marcar salida automáticamente al final del turno.

  3. Ingresa cuántos minutos deben pasar antes de que se marque automáticamente la salida de un empleado después de que finalice su turno.

  4. Selecciona si quieres aplicar la opción Solo a esta ubicación o para Todas las ubicaciones.

  5. Si lo prefieres, puedes configurar alertas de salidas automáticas desde Ajustes Notificaciones y alertas y activando la Marcación de salida automática.

Nota: Los turnos deben estar programados y publicados para poder activar la marcación de entrada o salida automática.

Ver y editar los registros de horas

Ve a Turnos en el Panel de Datos Square en línea para hacer lo siguiente:

  • Consultar los registros de horas abiertos

  • Cerrar los registros de horas abiertos

  • Crear los registros de horas

  • Eliminar los registros de horas accidentales

  • Revisar los registros de horas cerrados

  • Editar los registros de horas cerrados

  • Ejecutar los informes de las horas trabajadas

Consultar los registros de horas abiertos

Ve a Turnos en el Panel de Datos Square en línea para consultar los registros de horas de los miembros del equipo que marcaron entrada, pero aún no la salida. Para los registros de horas abiertos aparecerá un punto verde a la izquierda del nombre del miembro del equipo.

Para cerrar un registro de horas abierto, haz lo siguiente:

  1. Selecciona el registro de horas del miembro del equipo que deseas cerrar.

  2. Haz clic en Marcar salida.

  3. Ingresa un horario de salida.

  4. Haz clic en Guardar.

Crear un registro de horas

Si deseas crear un nuevo registro de horas para uno de los miembros del equipo, sigue estos pasos:

  1. En Panel de Datos Square en línea > Personal > Turnos > Registro de horas.

  2. Haz clic en Agregar registro de turnos.

  3. Selecciona al miembro del equipo, la ubicación y el puesto.

  4. Ingresa las fechas y las horas trabajadas que correspondan.

  5. Haz clic en Guardar.

Eliminar un registro de horas

Para eliminar un registro de horas para uno de los miembros del equipo, haz lo siguiente:

  1. Ve a Turnos en el Panel de Datos Square en línea.

  2. Usa el selector de fechas y el filtro de nombres para encontrar el registro de horas que deseas eliminar.

  3. Selecciona el registro de horas y haz clic en Eliminar registro de horas.

  4. Confirma Eliminar registro de horas.

Informe de registro de horas

La pestaña Registro de horas en la sección Turnos de tu Panel de Datos Square en línea muestra el nombre del miembro del equipo, la ubicación, las notas (cuando usas Turnos Square Plus) y las horas totales trabajadas de cada miembro del equipo que haya marcado la entrada y la salida durante el periodo seleccionado. Los errores en el registro de horas y las infracciones a las reglas de descansos y horas extra aparecerán en rojo.

Haz clic en Exportar costos de mano de obra para descargar este informe como un archivo .csv.

Consultar el historial de turnos

Para editar la información del turno de un miembro del equipo, haz lo siguiente:

  1. Ve a Turnos en el Panel de Datos Square en línea.

  2. Usa el selector de fechas y el filtro de nombres para encontrar el registro de horas que deseas editar.

  3. Haz los cambios necesarios.

  4. Haz clic en Guardar.

Importación del registro de horas a Nómina Square

Para importar las horas de los miembros del equipo a Nómina Square, haz lo siguiente:

  1. Ve a la página Vista general de Nómina > Pagar a empleados o Pagar a contratistas.

  2. Haz clic en Importar horas y salarios. Todas las Horas regulares, Horas extra y Horas con tarifa doble se autocompletarán con la cantidad de horas que haya trabajado cada miembro del equipo. Nota: Si habilitaste el Importación de propinas, Seguimiento de comisiones, o si requieres que el equipo declare las propinas en efectivo cuando marcan salida o cambian de puesto, también se importarán las propinas y comisiones de los miembros del equipo en la ejecución de nómina.

Nota: Las horas del registro de horas solo se pueden importar después de que finalice el período de pago. Espera a que finalice el período de pago para importar horas a Nómina Square.

Cálculo de horas extras

Pago por horas extra y horas con tarifa doble 

Cuando importas los registros de horas a Nómina Square, el pago por horas extra y horas con tarifa doble se calcula para cada empleado con formulario W-2 en función de las reglas de los ajustes del descanso que establezcas en el Panel de Datos Square en línea, por 1.5 o 2 veces la tarifa base de pago por hora. Otras formas de compensación, incluidas las comisiones y los bonos, no se incluyen automáticamente en el cálculo de las horas extra. Si el empleado por hora (no exento) gana este tipo de compensación, quizá debas ajustar su pago manualmente para cumplir con las leyes salariales federales y estatales. Deberías consultar los sitios del gobierno federal y local o consultar con un asesor calificado para que te ayude con tus obligaciones de cumplimiento en relación con el cálculo de las horas extra.

Nómina Square no calcula las horas extra para los pagos de los contratistas con formulario 1099.

  • Empleados con un solo puesto y tarifa por hora: La tarifa de horas extra para los empleados se calcula multiplicando por uno y medio (1.5) la tarifa base por hora. Las horas con tarifa doble se calculan multiplicando por dos (2) la tarifa base por hora.

  • Empleados con varios puestos y tarifas por hora: Las horas extra y las horas con tarifa doble se calculan multiplicando por 1.5 y por 2 el promedio ponderado de las tarifas base por hora por las horas trabajadas, respectivamente. Si un miembro del equipo trabajó horas extra u horas con tarifa doble en varias semanas de trabajo durante el período de pago, Nómina Square calculará el pago por semana de trabajo de estas opciones a fin de determinar la tarifa promedio ponderada de horas extra u horas con tarifa doble del período de pago. Si se editan las horas después de importar los registros de horas, el pago de las horas extra y las horas con tarifa doble no se calculará por semana de trabajo y se calculará a lo largo del período de pago. Obtén más información sobre cómo pagar a los empleados varias tarifas.

Ajustes de horas extra y horas con tarifa doble

Si usas Turnos Square, puedes configurar los ajustes para las horas extra y las horas con tarifa doble en cualquier momento desde la sección ajustes del descanso del Panel de Datos Square en línea. Obtén más información sobre Turnos Square.

Cómo ajustar los salarios y las tarifas de horas extra u horas con tarifa doble

Solo los salarios base por hora se tienen en cuenta para el cálculo de las horas extra. Otras formas de compensación, como las comisiones y los bonos, no se incluyen automáticamente. Si el empleado por hora (no exento) gana este tipo de compensación, quizá debas ajustar su pago manualmente para cumplir con las leyes salariales federales y estatales.

Siempre puedes editar el cálculo de las horas extra y las horas con tarifa doble importados o automatizados siguiendo los pasos a continuación. 

  • Empleados con un solo puesto y tarifa por hora: Las tarifas de horas extra y horas con tarifa doble solo se calculan en función de tarifa base por hora. 

    • Si necesitas ajustar la tarifa por hora base de un empleado, puedes editarla desde la ejecución de nómina o desde el perfil del empleado.

    • Si necesitas ajustar los salarios por horas extra u horas con tarifa doble (no la tarifa por hora base de un empleado), puedes calcular manualmente el aumento necesario y agregar el importe en la columna Adicional .

  • Empleados con varios puestos y tarifas por hora: Puedes anular las tarifas por horas extra y horas con tarifa doble de cada miembro del equipo de manera individual haciendo clic en Editar debajo de la columna Tarifa para ese miembro del equipo.