Square tiene todas las herramientas para ayudarle a administrar su equipo fácilmente en varias ubicaciones y puestos de empleo. Con la Administración de empleados, puede mantener registros de horas de empleados, controlar el acceso de los empleados a su cuenta y crear informes de venta avanzados.

La Administración de empleados también le facilita el pago a sus empleados a través del servicio de nómina en línea de Square.

Cree puestos de empleados y asigne permisos

Defina y limite a qué pueden acceder sus empleados desde la aplicación Square y el Panel de Datos Square en línea con los permisos de los empleados. Los permisos de los empleados también añaden un nuevo nivel de seguridad de cuenta ya que usted decide quiénes de sus empleados tienen acceso al panel de datos, pueden modificar su surtido de artículos, administrar los permisos de los empleados, emitir reembolsos y mucho más.

Para darle permiso a un empleado o socio para que se comunique con Atención al Cliente de Square acerca de información específica de la cuenta, agréguelo gratis como Representante autorizado. Esta es una excelente opción para individuos que solo necesitan llamar a Atención al Cliente de Square, pero no requieren acceso adicional a su cuenta.

Otra opción es utilizar el Acceso a punto de venta para invitados, el cual les permite a los empleados aceptar pagos en un punto de venta compartido mientras solicitan una contraseña para acceder a las áreas y funciones restringidas, como la emisión de reembolsos. Una vez activado el Acceso a punto de venta para invitados, su cuenta estará en modo Invitado automáticamente cuando inicie sesión.

Puede invitar a los empleados que solo necesitan la capacidad de aceptar pagos desde su propio dispositivo móvil a registrarse como Personal móvil sin costo.

Crear un nuevo puesto de empleado

  1. Inicie sesión en la sección Empleados de su Panel de Datos Square en línea > Permisos.
  2. Haga clic en Crear puesto > ingresar nombre de puesto (por ejemplo, Cajero, Gerente, Chofer de entregas).
  3. Seleccione a qué lugar desea otorgarle acceso a un empleado:
    • Acceso al punto de venta compartido: permite que este empleado tenga acceso a su punto de venta con una contraseña de 4 dígitos (p. ej., más de un empleado comparten el mismo punto de venta).
    • Acceso al Panel de Datos: permite que este empleado inicie sesión en el Panel de Datos con su propio correo electrónico y contraseña.
    • Acceso al punto de venta móvil: permite que este empleado inicie sesión en la aplicación Square con su propio correo electrónico y contraseña en su propio dispositivo (p. ej., empleados que aceptan pagos móviles).
    • Acceso a Citas: permite que este empleado acceda a Citas con su propio correo electrónico y contraseña. Incluye acceso a su propio calendario. Nota: únicamente para vendedores registrados en Citas Square.
  4. Seleccione la casilla de al lado de cada permiso al que desea otorgarle acceso a un empleado.
  5. Haga clic en Guardar.

Una vez creado, se le puede asignar este puesto a cualquier empleado desde su perfil.

Edite o elimine puestos de empleados

Para editar el puesto de un empleado:

  1. Inicie sesión en la sección Empleados de su Panel de Datos Square en línea > Permisos.
  2. Seleccione un puesto existente y edítelo.
  3. Haga clic en Guardar. Todos los cambios realizados aplican a todos los empleados asignados al puesto.

Para eliminar un puesto, haga clic en Eliminar. Nota: si los empleados activos siguen estando asignado a este puesto, deberá primero eliminarlos del puesto.

Administración de empleados

Una vez que haya configurado los permisos de los empleados, podrá crear los perfiles de los empleados. Un empleado es cualquier persona que tenga acceso a su cuenta de Square a través de la aplicación Punto de venta Square o del Panel de Datos Square en línea.

Cree un empleado nuevo

  1. Desde la Lista de empleados del Panel de Datos Square en línea, haga clic en Crear empleado.
  2. Ingrese el nombre y la información personal del empleado > Guardar.
  3. En Remuneración > seleccione si el empleado está exento de horas extra. Esto es necesario solamente si está controlando el registro de horas con Square.
  4. Para permitir que el empleado inicie sesión en la aplicación Square para aceptar pagos, marque la entrada/salida del trabajo usando la aplicación Square o acceda al Panel de Datos Square en línea, haga clic en Activar permisos y seleccione o cree un puesto del menú desplegable.
    • Para permitir que el empleado inicie sesión en la aplicación Square y marque la entrada/salida con una contraseña, ingrese una contraseña personal de 4 dígitos o haga clic en Generar para crear una clave al azar.
    • Si el puesto de su empleado le otorga acceso al Panel de Datos Square o a la aplicación Square en su propio dispositivo, ingrese la dirección de correo electrónico que este utilizará para iniciar sesión. El empleado recibirá un correo electrónico invitándolo a crear una contraseña para su cuenta.
    • Si un empleado ha recibido acceso a la aplicación Square y al Panel de Datos Square en línea, necesitará una contraseña y una dirección de correo electrónico para iniciar sesión.
  5. Cuando haya finalizado, haga clic en Guardar.

Este empleado recibirá una invitación por correo electrónico para crear su propio inicio de sesión para acceder al Panel de Datos Square y a la aplicación Square en su dispositivo personal.

Compensación de empleados

Agregar puestos y salarios para un empleado le permite hacer seguimiento del costo de mano de obra y, si utiliza el Registro de horas de Square, ver el tiempo destinado a realizar una o varias funciones dentro de su negocio.

Si un empleado tiene más de un salario, podrá elegir entre un puesto cuando marca la entrada/salida en la aplicación Square y el salario para ese trabajo quedará registrado en su informe de costo de mano de obra. Por ejemplo, un empleado puede marcar la entrada como Invitado para una parte de su turno y luego cambiar a Administrador.

Nota: El puesto de un empleado no está asociado con ningún conjunto particular de permisos y solo se usa para hacer un seguimiento del tiempo y ayudar a los empleados a registrar el trabajo correcto en la aplicación Square. Para establecer permisos y limitar el acceso a la cuenta, asígnele un puesto en la sección de Permisos de su panel de datos. Si bien los empleados ahora pueden tener salarios múltiples con puestos, todavía pueden tener solo un permiso del puesto.

Agregue un puesto y salario

  1. Desde la Lista de empleados en su Panel de Datos Square en línea, seleccione un empleado.
  2. En Remuneración, ingrese un puesto y el salario que se le paga a este empleado en particular por llevar a cabo ese trabajo.
  3. Si realizan más de un trabajo, haga clic en Agregar otro salario, luego ingrese un puesto y el salario. A los empleados asignados a varios puestos se les pedirá que elijan el que corresponda a su turno al momento de marcar la entrada en la aplicación Square.
  4. Guardar.

Active la Administración de empleados en la aplicación Square

Una vez que haya creado los empleados y grupos con permiso, podrá activar la Administración de empleados en la aplicación Square.

Las contraseñas les permiten a sus empleados iniciar sesión en la aplicación Square sin una dirección de correo electrónico o contraseña en cualquier dispositivo conectado con la ubicación de su negocio. Una vez iniciada la sesión, su personal puede aceptar los pagos que aparezcan en su informe de ventas individual.

  1. Abra la aplicación Square e inicie sesión con su propio correo electrónico o un código de dispositivo. Si inicia sesión con este último, asegúrese de ingresar su contraseña con permisos para administrar los ajustes.
  2. Pulse las tres líneas horizontales para ver el menú de navegación.
  3. Pulse Ajustes > Administración de empleados.
  4. En Solicitar contraseña de empleado, seleccione Siempre.
  5. Ingrese el código de acceso de Square Register para guardar estos cambios.
  6. Seleccione el período de inactividad para la aplicación Square.
  7. Pulse sus iniciales en la parte inferior derecha para permitirles a sus empleados iniciar sesión y comenzar a aceptar pagos.

Si tiene varios empleados que inician sesión en la aplicación Square desde un solo dispositivo, es posible que prefiera actualizar su cuenta para utilizar Administración de empleados. Cuando active Administración de empleados, tendrá algunas opciones para determinar la contraseña desde la sección Ajustes > Administración de empleados en la aplicación Square.

En Solicitar contraseña de empleado, seleccione:

  • Nunca: esta configuración deja disponibles todas las áreas y ajustes de la aplicación Square para todos los empleados.
  • Solo para acciones restringidas: esta configuración le permite a cualquier usuario de la aplicación Square aceptar pagos sin una contraseña, pero requiere que se ingrese una para las acciones restringidas en su Panel de Datos Square.
  • Siempre: esta configuración solicita una contraseña de empleado en todo momento. Si selecciona este permiso, podrá establecer un período de inactividad para la aplicación si lo desea.

Cree una nueva contraseña de punto de venta para empleados

  1. Desde la Lista de empleados en su Panel de Datos Square en línea, seleccione el empleado que necesita una nueva contraseña.
  2. En Permisos, ingrese una contraseña personal de 4 dígitos o haga clic en Generar para crear una clave al azar. Recuerde guardar y compartir esta contraseña con el empleado.
  3. Haga clic en Guardar.

Nota: asegúrese de guardar la contraseña para su referencia personal y dársela a su empleado. Su empleado tendrá acceso a la aplicación Square desde cualquier dispositivo conectado con la ubicación del negocio mediante un código de dispositivo.

Obtenga más información sobre cómo crear puestos y permisos de empleado.

Desactive las contraseñas de punto de venta para empleados desde la aplicación Punto de venta Square.

Una vez que activa Gestión de empleados en la aplicación Punto de venta, puede desactivar la opción en cualquier momento.

  1. Pulse el siguiente ícono en la barra de navegación: “Three o la flecha hacia abajo en la parte superior del Square Register: “Register
  2. Pulse Configuración > Administración de empleados
  3. En Solicitar contraseña de empleado, seleccione Nunca.

Active el acceso a Punto de venta para invitados

Con Acceso a Punto de Venta para invitados, cualquier persona puede aceptar pagos mientras tenga una sesión activa en su cuenta, sin necesidad de una contraseña. Para establecer los permisos para que una persona acepte pagos como invitado:

  1. Vaya a Empleados > Permisos en su Panel de Datos Square en línea.
  2. En Acceso a Punto de venta para invitados, haga clic en Configuración > seleccione los permisos que quiere que tengan los invitados. Si alguna persona que acepta pagos como invitado intenta acceder a un área que no ha seleccionado, necesitará una contraseña de gerente para continuar.
  3. Haga clic en Guardar ajustes.

Una vez que haya activado Punto de venta para invitados, su cuenta estará automáticamente en Modo para invitados cuando inicie sesión. Tendrá que ingresar una contraseña para entrar a áreas restringidas.

Desactive un empleado

Si un empleado deja su negocio (ya sea de forma temporal o permanente), puede desactivar su perfil. No tiene que pagar por empleados desactivados, la información de su cuenta se guarda para estar disponible y puede reactivarlos en cualquier momento.

  1. Desde la Lista de empleados en su Panel de Datos Square en línea, seleccione un empleado.
  2. Haga clic en Desactivar > Desactivar empleado.

Nota: la información de su empleado no se perderá ni eliminará una vez desactivado.

Reactive un empleado

  1. Desde la Lista de empleados en su Panel de Datos Square en línea, haga clic en el menú desplegable Estado a la izquierda > haga clic en Inactivo.
  2. Haga clic en el nombre del empleado > Reactivar.
  3. Para permitir que su empleado inicie sesión en la aplicación Square para aceptar pagos, active la función de Permisos y seleccione o cree un puesto en el menú desplegable.
  4. Para permitir que su empleado inicie sesión en la aplicación Square con una contraseña, ingrese una contraseña personal de 4 dígitos o haga clic en Generar para crear una clave al azar.
  5. Si el puesto de su empleado le otorga acceso al Panel de Datos o a la aplicación Square en su propio dispositivo, ingrese la dirección de correo electrónico que utilizará para iniciar sesión.

Nota: es importante que guarde un registro de la contraseña ya que esta será la que su empleado utilizará para acceder a una caja que tenga Administración de empleados activado.

Administración de empleados con Nómina Square

Nómina Square se integra con nuestras funciones de administración de empleados. Los empleados pueden marcar entrada y salida desde su aplicación Square y nuestro equipo se encarga de sus pagos y declaraciones de impuestos a la nóminas federales y estatales. Obtenga más información sobre el servicio de nómina en línea de Square.

Nota: Square almacena datos en Estados Unidos y en otros países. Es posible que tenga que notificar a sus empleados sobre esto y obtener su consentimiento antes de almacenar su información.

¿Todavía necesita ayuda? Pregunte a la comunidad

Visite el foro de la comunidad