Retener una tarjeta para cobrar comisiones por cancelación con Citas Square

Protégete de las ausencias con una política de cancelación personalizada. Puedes solicitar que los clientes agreguen su tarjeta de pago al reservar una cita contigo en línea. Así, si no acuden a la cita o cancelan fuera del plazo que hayas fijado, podrás aplicar esa política de cancelación y cobrarles el importe acordado.

Selecciona una política de pago

1. Ve a Pagos y cancelaciones en el Panel de Datos Square en línea.

2. Haz clic en la política de pago.

3. Selecciona la política de pago pertinente (consulta las políticas en detalle a continuación):

   • Sin requisitos para reservar: Los clientes pueden reservar citas sin requisitos de pago.

   • Solicitar el pago completo por adelantado: Solicita a los clientes que paguen por adelantado por los servicios de ‘precio fijo’ para reservar.

   • Retener tarjeta como protección contra ausencias: Solicita a los clientes que introduzcan la información de la tarjeta para reservar.

4. Haz clic en Siguiente.

5. Configura los ajustes correspondientes en función de la política elegida y haz clic en Guardar.

Solicitar el pago completo por adelantado

Esta política requiere que los clientes paguen por adelantado por los servicios de ‘precio fijo’ para reservar. Los clientes no pueden cancelar citas prepagadas por su cuenta. Tú serás responsable del cumplimiento y los reembolsos cuando sea necesario.

Nota: Se aplican diferentes tarifas de comisión por transacción a las citas prepagadas. 

Retener tarjeta como protección contra ausencias

Cuando actives esta política, los clientes tendrán que agregar una tarjeta de pago para completar la reserva. Puedes cobrar a esta tarjeta si el cliente infringe la política de cancelación. Si quieres guardar la tarjeta guardada del cliente para pagos futuros, deberás pedirle que seleccione la opción Guardar tarjeta al reservar la cita.

Nota importante

• Al habilitar la protección contra ausencias, las tarjetas se retienen para una sola cita y no se guardan para efectuar posibles cargos futuros.

• Puedes cobrar una tarifa por cancelación hasta 14 días después de la cita.

• Existe un límite de $500 si estableces tu comisión por cancelación por cada cita.

• De momento, no es posible cobrar un porcentaje basándose en la comisión por protección contra ausencias para todos tus servicios.

• También puedes activar la protección contra ausencias cuando creas una cita desde el calendario en el Panel de Datos de Citas. Puedes usar la tarjeta guardada de tu cliente o ingresar manualmente una tarjeta. Nota: Esta función aún no está disponible en la aplicación PDV para Citas Square.

• Los clientes tienen la opción de cancelar una cita en cualquier momento mientras esta siga pendiente.

Con la protección contra ausencias, tendrás dos opciones: puedes cobrar una comisión fija por cita o una comisión fija por servicio.

Comisión fija por cita

Comisión fija por servicio

Debes introducir un importe de la comisión por cancelación para cada servicio de tu catálogo. De lo contrario, no podrás cobrar una comisión por cancelación.

En este punto, los clientes deberán introducir los detalles de pago para completar la reserva de su cita. Su información de facturación se mantendrá únicamente para protección contra ausencias y no se guardará para hacer pagos ni para futuras reservas.

Nota: Los clientes no podrán usar tarjetas de débito de prepago como forma de pago (aunque se trate de una tarjeta guardada). Para eludir esta restricción, al reservar una cita en el Panel de control de Citas, usa una tarjeta de débito de prepago como tarjeta en caso de ausencia.

Configuración de la política de cancelación

Personaliza la hora límite y la política de cancelación y decide si los clientes pueden reprogramar o cancelar en línea. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Desde el Panel de Datos Square en línea, ve a Citas > Ajustes > Pagos y cancelaciones.

2. Desplázate hasta Política de cancelación y haz clic en Editar para establecer el plazo límite. Puedes seleccionar entre una hora y dos semanas, o bien ningún límite.

3. Haz clic en Guardar.

4. Activa la opción Los clientes pueden reprogramar o cancelar sus propias citas antes de la hora límite si deseas permitir que los clientes reprogramen o cancelen en línea antes de esta.

Nota: Sin importar la hora límite, si no aceptas las solicitudes de cita automáticamente, un cliente puede cancelar su solicitud en cualquier momento antes de que se acepte. Tu política de cancelación aparecerá en tu flujo de reserva en línea y en la parte inferior de los correos electrónicos de confirmación que reciben tus clientes.

Cancelar citas y ausencias

Si un cliente solicita cancelar o modificar una cita fuera del plazo especificado de cancelación, podrás aplicar tu política de cancelación.

Incluso si tienes una política de cancelación habilitada, la aplicación de la política será a tu discreción. Tienes dos semanas (14 días naturales) para decidir si le cobras al cliente.. Si lo haces, recibirán una notificación por correo electrónico, incluida cualquier nota que agregues para informarles sobre la cancelación de la cita y cualquier comisión resultante. También se le recordará a tu cliente tu política si intenta cancelar fuera de tu plazo de cancelación.

Los cargos a las tarjetas de pago se realizan cuando eliges hacer cumplir tu política de cancelación. Si la tarjeta es rechazada, deberás contactar con tu cliente para que proporcione una nueva forma de pago.

Se aplican diferentes comisiones por transacción a las ausencias. Los fondos se transferirán a la cuenta bancaria que tengas vinculada según tu calendario de depósitos.

Nota: Las citas canceladas se etiquetarán en gris, mientras que las citas marcadas como ausencia aparecen en rojo en el registro del cliente.