Cada vez que acepta un pago con tarjeta, usted y su cliente entran en un acuerdo. Esto significa que puede ser responsable del monto de pago si se produce una devolución de pago o un reclamo en relación con la transacción.

Siga las instrucciones a continuación para reducir las probabilidades de enfrentar una devolución de pago y estará mejor preparado en caso de recibir una.

Cambio de responsabilidad EMV

Puede producirse una devolución de pago en relación con un cambio de responsabilidad si se procesa una tarjeta con chip fraudulenta de forma manual o como transacción con tarjeta de banda magnética mediante un lector en vez de procesarla a través de una terminal de pago para tarjetas con chip (EMV).

Para proteger su negocio de las transacciones en persona, asegúrese de que puede aceptar tarjetas con chip con el Square Reader para tarjetas con chip o con el Square Reader sin contacto y chip.

Si el cliente no está presente en el lugar, envíe un factura ingrese la información de la tarjeta de forma manual a través de Terminal virtual desde el Panel de Datos Square en línea.

Prácticas óptimas para ingresar pagos manualmente

Por naturaleza, los pagos manuales y a través de laTerminal virtual tienen más riesgo porque el cliente no tiene que estar presente físicamente. Afortunadamente, puede tomar las siguientes precauciones sencillas para protegerse frente a los reclamos.

Solicite información de la tarjeta

Asegúrese que un cliente pueda proporcionar el nombre que aparece en la tarjeta, la dirección de facturación, el número de tarjeta, la fecha de vencimiento y el código de seguridad (CVV) que aparece al dorso de la tarjeta.

Obtenga una firma

Si tiene que procesar una transacción grande, pídale al cliente que firme una factura, un formulario de autorización de tarjeta de crédito o un contrato fuera de la aplicación de Square que autorice el pago y presente sus políticas de reembolso. Cuando se haya firmado alguno de estos documentos, asegúrese de archivarlo.

Confirmación de entrega

Si está enviando un producto, asegúrese de conservar la información de seguimiento y un recibo de entrega. Para pedidos grandes, solicite una confirmación con firma durante la entrega.

Prueba de servicio

Si ofrece un servicio, documente que el servicio se ofreció correctamente. Por ejemplo, cree una orden de trabajo para que el cliente revise y firme, y para archivarla.

Conozca a su cliente

Conozca a su cliente antes de procesar una transacción grande. Verifique la identidad, dirección de facturación y negocio del cliente, si corresponde. Realice una búsqueda en Google o solicite una identificación gubernamental. Verifique el nombre en la identificación con el nombre de la tarjeta para realizar el pago. Es muy recomendable tomar estas precauciones para los pagos con facturas.

Verifique que el código postal de facturación coincida con el código postal de envío

Si está enviando un artículo, compruebe si coinciden los códigos ZIP de facturación y envío. Si no coinciden, pregunte las razones al cliente. La respuesta del cliente deberá tener un sentido práctico. De lo contrario, no acepte el pago. Si tiene alguna duda al aceptar un pago, puede comunicarse con nosotros.

Consejos para procesar pagos

Si está procesando varias transacciones del mismo cliente durante un plazo de tiempo, obtenga una firma para cada pago individual. En la descripción del artículo, especifique que este pago es un "pago en cuotas".

Si existe un cargo recurrente con un cliente, solicite permiso por escrito al titular de la tarjeta para cobrar periódicamente los servicios o artículos recurrentes. En el acuerdo por escrito, asegúrese de incluir:

  • montos de las transacciones
  • frecuencia de los cargos
  • duración por la que se concede el permiso del titular de la tarjeta
  • y firma del titular de la tarjeta.

Si desea reembolsar un pago a un cliente, procese siempre el reembolso directamente a la tarjeta de pago. Si es necesario procesar el reembolso en efectivo, cheque o giro postal, asegúrese de obtener un acuerdo firmado que indique que el cliente recibió el reembolso.

Nunca solicite al cliente que firme un acuerdo renunciando a sus derechos a presentar un reclamo de la transacción con el emisor de la tarjeta. Esto es una violación a la red y tendrá impacto en sus posibilidades de ganar un reclamo de pago, en caso de que haya uno. En cambio, siga las indicaciones en este artículo para que usted y su cliente estén a la par en lo que respecta a las expectativas para completar la transacción.

Recargos:: cada estado individual tiene sus propias normas y leyes acerca de los recargos. Obtenga más información sobre cómo aplicar recargos con Square

Haga que la información de sus recibos sea fácil de reconocer

Agregue su información de contacto

Agregue a sus recibos su número de teléfono, dirección, sitio web y páginas de medios sociales. Esto podría ayudar al cliente a comunicarse directamente con usted si ocurriese algún problema con una venta, en lugar de presentar un reclamo con el banco.

Publique una Política de reembolsos

Agregue una política de reembolsos o cancelación en sus recibos.

Haga que el nombre de su negocio sea fácil de reconocer

Asegúrese que el nombre de su negocio en los recibos sea fácil de reconocer, ya que así aparecerá en los estados de cuenta bancarios de los clientes. Si un cliente no recuerda un nombre en el estado de cuenta, es posible que presente un reclamo.

Si no posee un nombre comercial o si el nombre de su negocio supera los 35 caracteres, agregue una descripción de los artículos que vende y la ubicación delante del nombre de su negocio. Por ejemplo, si es un taxista en San Antonio, escriba Taxi - San Antonio, TX.

Escriba una descripción de los artículos o servicios que vende

Proporcione una descripción precisa de los artículos o servicios vendidos para cada transacción. Esto puede ayudar a refrescar la memoria del cliente y evitar que presente un reclamo.

Si es mucho trabajo escribir una descripción para cada venta, haga un surtido de artículos. Entonces, al procesar una venta podrá seleccionar los artículos o servicios vendidos que se agregarán al recibo.

Reciba comentarios de clientes

Utilice Comentarios Square para recibir comentarios de clientes sobre las compras que realizan. De este modo, si un cliente tiene problemas con una venta, podrá comunicarse directamente con usted a partir de su recibo digital. Usted podrá responder, emitir un reembolso o resolver el problema sin tener que iniciar el proceso de controversias.

Prácticas óptimas para procesar transacciones de tarjeta presente

Siempre insertar o deslizar tarjetas

Si la tarjeta de pago está disponible, siempre inserte la tarjeta con chip o deslice la tarjeta de banda magnética en el lector. Tiene mayor posibilidad de ganar un reclamo cuando el pago fue deslizado y firmado que si la información de la tarjeta se ingresó manualmente.

Pida a sus clientes que firmen en la pantalla de firmas

Obtenga una firma por cada transacción deslizada. Cuando lo haga, asegúrese de que la firma de la pantalla coincida con la firma que aparece al dorso de la tarjeta de pago. Si la tarjeta no está firmada, solicite al cliente una identificación emitida por el gobierno y solicítele que firme la tarjeta. A continuación, compruebe si coincide la firma que aparece en la identificación gubernamental con la firma de la pantalla de pago. Cuando no pueda requerir al cliente que proporcione una identificación y la solicitud de una identificación no altere su responsabilidad en el caso de devoluciones de cargos, las tarjetas no firmadas no son válidas y no deberán aceptarse.

Entregue siempre un recibo.

Un recibo es un registro de la transacción tanto para usted como para su cliente. Un recibo pude ayudar a un comprador a recordar el cargo y, en el caso de un reclamo, puede ayudarlo en su representación.

Transacciones grandes

Todos los comercios de Square tienen un límite por transacción de $50,000. Si tiene preguntas sobre transacciones grandes, póngase en contacto con nosotros.

Si quiere aceptar pagos superiores a $50,000, tendrá que dividir el pago en varias cuotas. Asegúrese de tomar nota del número del recibo y del monto total a cobrar en cada cuota. Le recordamos que con el propósito de garantizar la seguridad durante cualquier venta, es posible que solicitemos más información a los clientes sobre su negocio o transacciones.

Nota: los comercios que procesen más de $100,000 anuales deberán firmar las Condiciones de Uso de Entidad Comercial, certificando que los pagos procesados están asociados a una entidad comercial.

Protección contra devoluciones de pagos

A pesar de que las siguientes directivas reducirán las posibilidades de recibir una devolución de pago, existe siempre el potencial riesgo asociado con la aceptación de pagos con tarjetas de crédito. Si un cliente presenta un reclamo de pago, Square lo representará en el proceso del reclamo sin costo alguno, y nuestro equipo de especialistas utilizarán toda su experiencia para ayudarlo durante el proceso.

Obtenga más información sobre el proceso de reclamos y cómo trabajamos con usted para establecer su defensa.

Conozca más acerca de las mejores prácticas para protegerse de estafas y fraudes.

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