Cada pago con tarjeta que acepta establece un acuerdo entre usted y su cliente. Esto significa que puede ser responsable del monto del pago si ocurre una devolución de pago o reclamo relacionado con la transacción.

Siga las instrucciones a continuación para estar preparado y reducir la probabilidad de recibir un reclamo por devolución de pago.

Prácticas óptimas al ingresar pagos manualmente

Por naturaleza, los pagos ingresados manualmente tienen más riesgo debido a que el cliente no tiene que estar físicamente presente. Afortunadamente, puede tomar las siguientes precauciones sencillas para protegerse frente a los reclamos.

Solicite información de la tarjeta

Asegúrese que un cliente pueda proporcionar el nombre que aparece en la tarjeta, la dirección de facturación, el número de tarjeta, la fecha de vencimiento y el código de seguridad (CVV) que aparece al dorso de la tarjeta.

Obtenga una firma

Si procesa una transacción grande, solicite al cliente que firme una factura, un formulario de autorización de tarjeta de crédito o un contrato que autorice el pago y detalle las políticas de reembolsos. Una vez que el cliente firme, asegúrese de archivar este documento. Si el cliente no estuvo presente durante la venta, escriba el motivo en la pantalla para firmas, por ejemplo "Autorización telefónica" o "Pedido por Internet".

Confirmación de entrega

Si está enviando un producto, asegúrese de conservar la información de seguimiento y un recibo de entrega. Para pedidos grandes, solicite una confirmación con firma durante la entrega.

Conozca a su cliente

Conozca a su cliente antes de procesar una transacción grande. Verifique la identidad, dirección de facturación y negocio del cliente, si corresponde. Realice una búsqueda en Google o solicite una identificación gubernamental. Verifique el nombre en la identificación con el nombre de la tarjeta para realizar el pago. Es muy recomendable tomar estas precauciones para los pagos con facturas.

Verifique que el código postal de facturación coincida con el código postal de envío

Si está enviando un artículo, compruebe si coinciden los códigos postales de facturación y envío. Si no coinciden, pregunte las razones al cliente. La respuesta del cliente deberá tener un sentido práctico. De lo contrario, no acepte el pago. Si tiene alguna duda al aceptar un pago, puede comunicarse con nosotros.

Protéjase de las estafas y fraudes

Casi todos los negocios tienen el potencial de sufrir estafas. Los titulares de tarjetas pueden demorar meses en darse cuenta que perdieron la tarjeta o que se encuentra comprometida, lo que significa que su negocio podría ser responsable de pagos fraudulentos meses después de que se aceptaron. Square trabaja a toda hora para protegerlo de los fraudes o estafas, pero usted es siempre la primera y la mejor línea de defensa.

Cómo evitar las estafas con tarjetas robadas

Algunos estafadores utilizan información de tarjetas de crédito que han estado comprometidas para convencerlo que envie dinero o productos. A menudo, estas personas realizan sus pedidos por correo electrónico o por teléfono para ocultar su identidad.

El estafador a veces intenta persuadirlo para que utilice una porción del pago de la tarjeta de crédito para pagarle a un proveedor, persona o empresa de envío. Las indicaciones casi siempre piden una transferencia de dinero que no puede ser cancelada como un giro por Western Union, giro postal o transferencia bancaria. Jamás utilice una porción del pago para enviar dinero a un tercero, persona o empresa de envío recomendado por su cliente.

Cómo reconocer a compradores fraudulentos

Cuando acepte pagos, no ignore ciertas señales de los compradores que se enumeran a continuación.

  • El comprador realiza el pedido por correo electrónico o por teléfono.
  • El comprador manifiesta tener problemas auditivos o estar en el hospital.
  • El comprador realiza pedidos inusualmente grandes en períodos cortos o insiste en un servicio/envío acelerado.
  • El comprador solicita un envío internacional.
  • Se rechaza la tarjeta de crédito del comprador.
  • El comprador solicita que el pedido se divida entre varias tarjetas de crédito.
  • Los códigos postal de facturación y envío no coinciden.
  • El comprador otorga indicaciones especiales como pagarle a un tercero, persona o empresa de envío.
  • El comprador tiene un pedido de gran volumen de productos que podrían revenderse fácilmente (por ejemplo, varias camisetas lisas).

Cómo protegerse

  • Nunca realice una transferencia o envíe dinero a un tercero a pedido del cliente (incluido Western Union, MoneyGram, transferencia bancaria, etc.).
  • Nunca utilice un servicio de entrega de terceros que no conozca. Envíe los productos a través de una empresa de entrega confiable (por ejemplo, UPS, Fedex, etc.).
  • Solicite información adicional, como algún tipo de identificación gubernamental.*
  • Nunca divida pedidos grandes en varios pagos más pequeños.
  • Compruebe si el código postal de facturación coincide con el código postal de la tarjeta de crédito. Si no coinciden, pregunte las razones al cliente. La respuesta del cliente deberán ser razonables en un sentido práctico.
  • Investigue a su cliente y llámelo para confirmar el pedido.

Si sospecha que existe un fraude, conserve la calma y comuníquele al cliente que no puede aceptar la venta. Comuníquese con nosotros si tiene cualquier duda o inquietud sobre un cliente.

*Jamás almacene la información de titular de la tarjeta (como el número de la tarjeta de crédito) en ningún sistema (ya sea papel, en línea o dentro de una aplicación).

Consejos para procesar pagos

Si está procesando varias transacciones del mismo cliente durante un plazo de tiempo, obtenga una firma para cada pago individual. En la descripción del artículo, especifique que este pago es un "pago en cuotas".

Si existe un cargo recurrente con un cliente, solicite permiso por escrito al titular de la tarjeta para cobrar periódicamente los servicios o artículos recurrentes. En el acuerdo por escrito, asegúrese de incluir:

  • montos de las transacciones
  • frecuencia de los cargos
  • duración por la que se concede el permiso del titular de la tarjeta
  • y firma del titular de la tarjeta.

Si desea reembolsar un pago a un cliente, procese siempre el reembolso directamente a la tarjeta de pago. Si es necesario procesar el reembolso en efectivo, cheque o giro postal, asegúrese de obtener un acuerdo firmado que indique que el cliente recibió el reembolso.

Nunca solicite al cliente que firme un acuerdo renunciando a sus derechos a presentar un reclamo de la transacción con el emisor de la tarjeta. Esto es una violación a la red y tendrá impacto en sus posibilidades de ganar un reclamo de pago, en caso de que haya uno. En cambio, siga las indicaciones en este artículo para que usted y su cliente estén a la par en lo que respecta a las expectativas para completar la transacción.

Recargos:: cada estado individual tiene sus propias normas y leyes acerca de los recargos. Obtenga más información sobre cómo aplicar recargos con Square

Haga que la información de sus recibos sea fácil de reconocer

Agregue su información de contacto

Agregue a sus recibos su número de teléfono, dirección, sitio web y páginas de medios sociales. Esto podría ayudar al cliente a comunicarse directamente con usted si ocurriese algún problema con una venta, en lugar de presentar un reclamo con el banco.

Publique una Política de reembolsos

Agregue una política de reembolsos o cancelación en sus recibos.

Haga que el nombre de su negocio sea fácil de reconocer

Asegúrese que el nombre de su negocio en los recibos sea fácil de reconocer, ya que así aparecerá en los estados de cuenta bancarios de los clientes. Si un cliente no recuerda un nombre en el estado de cuenta, es posible que presente un reclamo.

Si no posee un nombre comercial o si el nombre de su negocio supera los 35 caracteres, agregue una descripción de los artículos que vende y la ubicación delante del nombre de su negocio. Por ejemplo, si es un taxista en San Antonio, escriba Taxi - San Antonio, TX.

Escriba una descripción de los artículos o servicios que vende

Proporcione una descripción precisa de los artículos o servicios vendidos para cada transacción. Esto puede ayudar a refrescar la memoria del cliente y evitar que presente un reclamo.

Si es mucho trabajo escribir una descripción para cada venta, haga un surtido de artículos. Entonces, al procesar una venta podrá seleccionar los artículos o servicios vendidos que se agregarán al recibo.

Reciba comentarios de clientes

Utilice Comentarios Square para recibir comentarios de clientes sobre las compras que realizan. De este modo, si un cliente tiene problemas con una venta, podrá comunicarse directamente con usted a partir de su recibo digital. Usted podrá responder, emitir un reembolso o resolver el problema sin tener que iniciar el proceso de controversias.

Prácticas óptimas para procesar transacciones de tarjeta presente

Siempre insertar o deslizar tarjetas

Si la tarjeta de pago está disponible, siempre inserte la tarjeta con chip o deslice la tarjeta de banda magnética en el lector. Tiene mayor posibilidad de ganar un reclamo cuando el pago fue deslizado y firmado que si la información de la tarjeta se ingresó manualmente.

Pida a sus clientes que firmen en la pantalla de firmas

Obtenga una firma por cada transacción deslizada. Cuando lo haga, asegúrese de que la firma de la pantalla coincida con la firma que aparece al dorso de la tarjeta de pago. Si la tarjeta no está firmada, solicite al cliente una identificación emitida por el gobierno y solicítele que firme la tarjeta. A continuación, compruebe si coincide la firma que aparece en la identificación gubernamental con la firma de la pantalla de pago. Cuando no pueda requerir al cliente que proporcione una identificación y la solicitud de una identificación no altere su responsabilidad en el caso de devoluciones de cargos, las tarjetas no firmadas no son válidas y no deberán aceptarse.

Entregue siempre un recibo.

Un recibo es un registro de la transacción tanto para usted como para su cliente. Un recibo pude ayudar a un comprador a recordar el cargo y, en el caso de un reclamo, puede ayudarlo en su representación.

Grandes transacciones

Los comercios de Square empiezan con un límite de transacción de $50,000. Si tiene preguntas generales sobre transacciones más grandes, póngase en contacto con nosotros.

Si planea usted aceptar pagos superiores a $50,000, tendrá que dividir el pago en varias cuotas. Asegúrese de tomar nota del número del recibo y el monto total a cobrar en cada cuota. Le recordamos que con el propósito de garantizar la seguridad durante cualquier venta es posible que solicitemos más información a los clients sobre su negocio o transacciones.

Nota: los comercios que procesen más de $100,000 anuales deberán firmar las Condiciones de Uso de Entidad Comercial, certificando que los pagos procesados están asociados a una entidad comercial.

Protección contra devoluciones de pagos

A pesar de que las siguientes directivas reducirán las posibilidades de recibir una devolución de pago, existe siempre el potencial riesgo asociado con la aceptación de pagos con tarjetas de crédito. Si un cliente presenta un reclamo de pago, Square lo representará en el proceso del reclamo sin costo alguno, y nuestro equipo de especialistas utilizarán toda su experiencia para ayudarlo durante el proceso.

Obtenga más información sobre el proceso de controversias y cómo trabajamos con usted para establecer su defensa.

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