Résoudre les problèmes de communication avec les clients pour les rendez-vous

Si un client signale qu’il ne reçoit pas les notifications, confirmations ou rappels de rendez-vous, vous pouvez prendre certaines mesures pour vous assurer qu’il les reçoive.

Avant de commencer 

Vous pouvez résoudre les problèmes de communication avec les clients à partir de la section Rendez-vous de votre Tableau de bord Square.

Option 1 : Vérifiez les paramètres de communication par e-mail

• Recommandez à votre client de vérifier ses dossiers de spam, de courriers indésirables et d’autres dossiers divers. Son fournisseur de messagerie peut avoir filtré l’e-mail qu’il recherche.

• Vérifiez que la boîte de réception de votre client peut recevoir des e-mails de la part de Square. Pour modifier les paramètres de filtrage des e-mails et lui permettre d’accepter les e-mails envoyés par Square, recommandez-lui d’ajouter les domaines Square suivants à sa liste d’expéditeurs approuvés. Il peut être amené à contacter son service de messagerie pour les e-mails privés.

  • @squareup.com

  • @messaging.squareup.com

  • @communications.squareup.com

Option 2 : Vérifiez les paramètres de communication par SMS

Vérifiez les coordonnées du client

• Assurez-vous qu’il s’agit d’un numéro de téléphone mobile et non d’une ligne fixe.

• Vérifiez que le client n’a pas changé de numéro de téléphone.

• Vérifiez les détails du rendez-vous pour vous assurer qu’il n’y a pas eu d’erreur dans la saisie du numéro de téléphone.

Vérifiez que les notifications par SMS ne sont pas bloquées

Les notifications des rendez-vous par SMS sont envoyées à partir d’un numéro gratuit et certains opérateurs de téléphonie mobile disposent de filtres anti-spam qui bloquent ce type de contacts. Le client devra peut-être contacter son opérateur téléphonique si le numéro n’apparaît pas comme bloqué sur son appareil.

Demandez à votre client de se réinscrire

Si un client cesse soudainement de recevoir des notifications par SMS, il est possible qu’il ait choisi de ne plus en recevoir. S’il a encore accès à des notifications de rendez-vous dans un fil de messages antérieur, il peut répondre Commencer pour se réinscrire.

Remarque : Les réponses des clients aux SMS se trouvent dans la section Messages de votre Tableau de bord Square ou dans l’application Rendez-vous Square.

Option 3 : Mettez le fuseau horaire à jour

Votre calendrier de rendez-vous reflétera le fuseau horaire de l’appareil que vous utilisez. Vous pouvez modifier les paramètres relatifs au fuseau horaire de votre appareil afin qu’il affiche l’heure dans le fuseau horaire que vous souhaitez utiliser avec votre calendrier de rendez-vous.

Si les notifications sont envoyées à partir d’un fuseau horaire différent de celui de votre point de vente, vérifiez les paramètres relatifs au fuseau horaire de réservation de votre client. Deux options s’offrent à vous :

• Laisser les clients choisir un fuseau horaire : Votre site de réservation en ligne et toutes les notifications envoyées aux clients seront configurées dans le fuseau horaire choisi par le client lors de la réservation.

• Bloquer le fuseau horaire de réservation : Votre site de réservation en ligne et toutes les notifications envoyées aux clients correspondront au fuseau horaire du lieu où votre entreprise est située.

Mettre à jour votre fuseau horaire de réservation

1. Connectez-vous au Tableau de bord Square, puis accédez à Rendez-vous > Paramètres.

2. Sélectionnez CalendrieretRéservations. 

3. Dans la section Préférences relatives aux réservations en ligne, sélectionnez Permettre aux clients de choisir le fuseau horaire lors de la réservation ou Bloquer le fuseau horaire de réservation sur celui du point de vente.

Si le rendez-vous a été réservé manuellement et que l’heure du rendez-vous ne correspond pas au fuseau horaire de l’emplacement de votre entreprise, assurez-vous que :

• Vous n’avez pas récemment voyagé en dehors du fuseau horaire de l’emplacement de votre entreprise.

• Vous ne vous trouvez pas actuellement en dehors du fuseau horaire de l’emplacement de votre entreprise.

Remarque : N’oubliez pas que si un rendez-vous est pris trop peu de temps avant l’heure prévue d’envoi d’une notification, la notification peut ne pas être envoyée à l’heure prévue, par manque de temps.

Mettre à jour le fuseau horaire d’un client

Vous pouvez vous assurer que le profil d’un client ne comporte pas un fuseau horaire différent du fuseau horaire de votre entreprise :

1. Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Répertoire de clients > Directory et choisissez le nom du client en question.

2. Dans Informations personnelles, cliquez sur Modifier. 

3. Faites défiler jusqu’à Fuseau horaire et modifiez-le si nécessaire.

4. Cliquez sur Enregistrer.

Option 4 : Mettez à jour les paramètres de notification des clients 

1. Connectez-vous à votre application Tableau de bord Square ou à l’application Solution PDV Square, puis accédez à votre Répertoire de clients. 

2. Cliquez sur le profil du client, puis cliquez sur Modifier.

3. Faites défiler jusqu’à Notifications pour les rendez-vous, et sélectionnez E-mail et SMS, ou SMS, ou E-mail ou Ne pas envoyer de notification dans le menu déroulant.

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