Questions fréquentes sur Périodes de travail Square
Deux niveaux sont disponibles pour Périodes de travail Square : Périodes de travail Gratuit et Périodes de travail Plus. Périodes de travail Square Gratuit est doté de fonctionnalités de gestion de base pour un maximum de cinq employés. Son utilisation est gratuite. Pour les équipes de six employés ou plus, vous pouvez vous abonner à Périodes de travail Square Plus dès 3,50 € par employé. Cette formule comprend des fonctionnalités avancées dédiées à la gestion de la main-d’œuvre.
Toutefois, si vous vous abonnez à Rendez-vous Square Plus ou Premium, Square pour détaillants Plus ou Premium ou Square pour restaurants Plus ou Premium, votre compte a déjà accès à toutes les fonctionnalités Périodes de travail Square Plus, sans frais supplémentaires. Les versions gratuites de ces services d’abonnement n’ont pas accès aux fonctionnalités Périodes de travail Square Plus.
En savoir plus sur comment démarrer avec Périodes de travail Square.
La section Journée de travail a été imaginée pour simplifier votre suivi quotidien des périodes de travail. Pour connaître le total des heures, le coût total de la main-d’œuvre et les périodes de travail qui constituent ces totaux, accédez à la section Fiches de présence de votre Tableau de bord Square en ligne.
Pour consulter l’historique de l’activité des fiches de présence de vos employés pour une période donnée, réglez les filtres de date et de point de vente sous l’onglet Fiches de présence et sélectionnez la ligne de l’un de vos employés. Une ventilation de toutes les périodes de travail pour cette plage de dates s’affiche. Cliquez sur le bouton bleu Coût total de la main-d’œuvre pour afficher les heures payées.
Une fois que vous avez configuré le planning de votre personnel, vous pouvez également consulter le coût total de la main-d’œuvre prévu, y compris les heures supplémentaires estimées, pour les employés planifiés sur toute la semaine à partir de la section Horaires > Périodes de travail de votre Tableau de bord Square en ligne. Vous pouvez également consulter les calculs du coût de la main-d’œuvre estimé pour chaque employé à partir de l’onglet Journée de travail. Cependant, ces estimations du coût de la main-d’œuvre n’apparaissent pas dans les rapports de période de travail imprimés et sont visibles uniquement sur votre Tableau de bord Square en ligne.
Tous les fichiers .CSV exportés sont disponibles dans l’onglet Fiches de présence de
votre Tableau de bord Square en ligne. Vous avez la possibilité d’exporter un rapport sur le coût de la main-d’œuvre portant sur le total des heures travaillées et payées, ou un rapport portant sur l’historique de l’activité des périodes de travail dans son ensemble.
Oui. En téléchargeant l’application Gestion des employés Square, vos employés ont la possibilité d’enregistrer leurs arrivées et départs, de voir leurs heures travaillées et leurs fiches de présence, de voir leur salaire estimé pour la semaine et de voir leur profil d’employé, tout cela à partir de leur propre iPhone ou appareil Android, sans frais supplémentaires.
Oui, mais vous devez d’abord vous assurer que vous avez bien souscrit un abonnement Périodes de travail Plus et que le paramètre Modifications des fiches de présence est activé.
Depuis votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Personnel > Périodes de travail > Paramètres > Enregistrer l’arrivée/le départ. Activez ensuite le paramètre Modifications des fiches de présence. Ainsi, vos employés pourront modifier une fiche de présence pour n’importe quelle période de travail antérieure.
Une fois la demande effectuée, le propriétaire du compte (ou tout autre employé qui détient les autorisations appropriées) reçoit une notification l’invitant à approuver ou à refuser la demande. Vous pouvez approuver ou refuser ces demandes dans la section Périodes de travail de votre Tableau de bord Square en ligne.
Remarque : les demandes de modification expirent sous 30 jours.
Un intitulé de poste est le nom attribué à chaque salaire d’un employé donné. Une fois qu’un intitulé de poste est créé, il peut être appliqué à d’autres employés. Un ensemble d’autorisations regroupe plusieurs autorisations communes. Ceci étant dit, bien que les employés puissent avoir plusieurs salaires (et donc plusieurs intitulés de poste), ils ne peuvent détenir qu’un seul ensemble d’autorisations.
Oui, si vous détenez un abonnement à Périodes de travail Square Plus, alors vous avez accès à deux ensembles d’autorisations personnalisables : l’ensemble d’autorisations communes et un ensemble d’autorisations supplémentaire. Cet ensemble d’autorisations personnalisées supplémentaire peut être attribué à plusieurs employés. Il est utilisé pour leur donner accès à certaines tâches, par exemple, l’approbation des fiches de présence ou la gestion des plannings.
Remarque : ce deuxième ensemble d’autorisations personnalisables n’est pas disponible pour les utilisateurs de la version gratuite de Périodes de travail Square. En savoir plus sur la création et de l’attribution des ensembles d’autorisations.
Vous pouvez consulter toutes les périodes de travail de vos employés en sélectionnant une plage de dates et en cliquant sur la ligne appropriée dans Fiches de présence. Ce faisant, la fiche de présence et toutes les périodes de travail de l’employé concerné pour cette période s’affichent. Si vous souhaitez consulter toutes les périodes de travail pour tous les employés en même temps, vous devez utiliser l’option Exporter les coûts de la main-d’œuvre dans l’onglet Fiches de présence.
Les rapports des fiches de présence sont tous basés sur votre journée de travail définie. Cette option peut être définie depuis la section Périodes de travail > Paramètres. Si votre entreprise est ouverte après minuit, vous devez définir des heures de travail personnalisées dans les paramètres relatifs aux périodes de travail. En général, seules les entreprises dont les employés travaillent après minuit doivent modifier les heures de travail. Si certains de vos employés travaillent après minuit, il est préférable de fixer l’heure environ 1 heure après le départ du dernier employé.
Par exemple, si votre entreprise ferme à 2 heures du matin, mais que des employés restent sur place une heure de plus pour nettoyer, définissez les heures de travail à 4 heures du matin. Cela permet de mettre à jour la chronologie de la journée de travail et les filtres des journées (par exemple, aujourd’hui, hier) de 4 heures du matin à 4 heures du matin.
Par défaut, l’onglet Fiches de présence est classé par employé, mais il n’y a actuellement aucun filtre propre à chaque employé.
Oui, avec Périodes de travail Plus, les employés ont la possibilité d’ajouter des notes sur leur période de travail lorsqu’ils enregistrent leur arrivée ou leur départ afin de préciser ce qui s’est passé pendant leur service (par exemple, un retard ou un départ anticipé).
Pour ajouter une note à une période de travail depuis l’écran de passage en caisse de l’application Square, appuyez sur Enregistrer l’arrivée/le départ et saisissez votre code confidentiel et personnel à quatre chiffres. Appuyez sur Enregistrer l’arrivée ou Terminer une période de travail, puis appuyez sur Ajouter des notes et saisissez toutes les notes applicables, puis cliquez sur Enregistrer.