RGPD pour les vendeurs sur l‘utilisation du portail de demande des acheteurs

Square s‘engage à protéger les droits à la vie privée de nos clients en vertu du RGPD et à aider nos vendeurs à se conformer aux demandes RGPD de leurs propres clients. Bien que nous ne puissions pas vous donner de conseils juridiques*, nous avons rédigé ces articles du Centre d‘assistance pour vous aider à comprendre comment vous pouvez utiliser les outils de Square pour répondre à vos obligations de conformité au RGPD.

Square a développé un portail de demande RGPD pour acheteurs afin de vous aider lorsque vous recevez des demandes relatives au RGPD de vos clients. Comme vous le savez probablement, le RGPD accorde divers droits aux résidents de l‘UE, y compris la possibilité de faire certaines demandes aux contrôleurs de données qui traitent leurs données personnelles (qui peuvent être soumises à certaines conditions et exceptions).

En tant que vendeur Square, vous êtes le responsable du traitement des données personnelles de vos clients. Pour plus d‘informations sur la signification des différents termes du RGPD, veuillez visiter FAQ RGDP de Square.

Où se trouve le portail de demande RGPD pour acheteurs de Square ?

Pour accéder à votre libre-service Portail de demande d’achat RGPD :

1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square et accédez à Compte et paramètres ;

2. Sous l‘onglet Entreprise, parmi les options fournies, sélectionnez RGPD.

Cela vous amènera à votre portail de demandes RGPD pour acheteurs qui vous permet de gérer les demandes RGPD soumises par vos clients et contient des liens vers certains articles qui devraient vous aider à comprendre en quoi consistent ces types de demandes.

Comment utiliser le portail de demande RGPD pour acheteurs de Square ?

1. Assurez-vous d‘avoir vérifié l‘identité de votre client qui fait la demande.

2. Cliquez sur la case Répondre à la demande de l‘acheteur .

3. Les différents types de demandes relatives au RGPD pouvant être soumises par vos clients (par exemple, accès, rectification (rectification), suppression (droit à l‘oubli), objection au profilage, portabilité et restriction du traitement) sont définis dans la section Type de demande. Sélectionnez le type de demande RGPD dans la liste de la section Type de demande, en le faisant correspondre à la demande que vous avez reçue de votre client.

4. Dans la section Client, vous pouvez rechercher le client qui a fait la demande RGPD en utilisant son nom ou son adresse e-mail. Faites défiler la liste alphabétique et sélectionnez le client.

5. Une fois que vous avez renseigné les sections Type de demande et Client, cliquez sur Continuer.

6. Après avoir cliqué sur Continuer, ce qui se passe ensuite dépend du type de demande que vous avez sélectionné :

• Si vous avez sélectionné Accès, vous serez redirigé vers la fenêtre de demande d‘accès et recevrez un message vous informant que vous avez téléchargé avec succès toutes les données du client en question. Cliquez sur Télécharger les informations client pour accéder à une copie lisible par machine et interopérable que vous pouvez fournir à votre client et qui répertorie toutes les données que vous, en tant que vendeur Square, détenez sur ce client.

  Si vous ne remettez pas le document téléchargé à votre client en personne, n‘oubliez pas, lors de l‘envoi de données personnelles, d‘utiliser une méthode sécurisée pour protéger l‘intégrité des données personnelles. Voici un article [inclure le lien] avec quelques conseils sur la façon d‘envoyer des données personnelles en toute sécurité.

• Si vous avez sélectionné Correction (Rectification), vous serez amené à la fenêtre Demande de correction. Ici, vous avez la possibilité de modifier et de corriger plusieurs champs de données relatives à votre client (par exemple, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Lorsque vous avez terminé les mises à jour, cliquez sur Enregistrer.

  Vous recevrez ensuite un message dans la fenêtre Demande de correction pour vous informer que les modifications apportées aux données personnelles de votre client ont été effectuées avec succès et vous rappelant que vous pouvez télécharger un enregistrement de cette action sur la page principale de votre portail de demande RGPD pour acheteurs.

• Si vous avez sélectionné Supprimer (Droit à l‘oubli), vous serez redirigé vers la fenêtre de demande de suppression. Ici, vous verrez qu‘il y a une notification préalable pour vous rappeler les conséquences du traitement de la demande de suppression de votre client. Vous voudrez peut-être confirmer avec votre client que c‘est bien ce qu‘il veut, car une fois que vous aurez appuyé sur Supprimer, toutes les données personnelles du client seront supprimées de votre annuaire.

  Si vous souhaitez procéder à la suppression, cliquez sur Supprimer.

  Vous recevrez ensuite un message dans la fenêtre de demande de suppression pour vous informer que le profil de votre client et toutes les données personnelles ont été supprimés avec succès de votre répertoire et vous rappelant que vous pouvez télécharger un enregistrement de cette action sur la page principale de votre Portail de demande RGPD des acheteurs.

• Si vous avez sélectionné Opposition au profilage, vous serez redirigé vers la fenêtre Demande d‘objection au profilage. Ici, vous verrez qu‘il y a une notification préalable pour vous rappeler les conséquences du traitement de la demande d‘objection au profilage de votre client. Vous voudrez peut-être confirmer auprès de votre client que c‘est bien ce qu‘il souhaite, car une fois que vous aurez appuyé sur Supprimer, toutes les données personnelles du client seront supprimées de son profil dans votre répertoire client.

  Si vous souhaitez procéder à la suppression, cliquez sur Supprimer.

  Vous recevrez ensuite un message dans la fenêtre Objection à la demande de profilage pour vous informer que le profil de votre client et toutes les données personnelles ont été supprimés avec succès de votre répertoire/profil client et vous rappelant que vous pouvez télécharger un enregistrement de cette action sur le page principale de votre portail de demande RGPD des acheteurs.

• Si vous avez sélectionné Portabilité, vous serez redirigé vers la fenêtre Demande de portabilité et recevrez un message vous informant que vous avez téléchargé avec succès toutes les données du client en question. Cliquez sur Télécharger les informations client pour accéder à une copie lisible par machine et interopérable que vous pouvez fournir à votre client et qui répertorie toutes les données que vous, en tant que vendeur Square, détenez sur ce client.

  Si vous ne remettez pas le document téléchargé à votre client en personne, n‘oubliez pas, lors de l‘envoi de données personnelles, d‘utiliser une méthode sécurisée pour protéger l‘intégrité des données personnelles. Voici un article [inclure le lien] avec quelques conseils sur la façon d‘envoyer des données personnelles en toute sécurité.

• Si vous avez sélectionné Restriction de traitement, vous serez amené à la fenêtre Demande de restriction de traitement. Ici, vous trouverez une notification préalable pour vous rappeler les conséquences du traitement de la demande de restriction de traitement de votre client. Vous voudrez peut-être confirmer aurpès de votre client que c‘est bien ce qu‘il souhaite, car une fois que vous aurez appuyé sur Supprimer afin de vous conformer à la demande de restriction de traitement, toutes les données personnelles du client seront supprimées de son profil dans votre répertoire client et sera définitivement restreint (dans ce cas supprimé).

  Si vous souhaitez procéder à la suppression, cliquez sur Supprimer.

  Vous recevrez alors un message dans la fenêtre Demande de restriction de traitement pour vous informer que la demande de votre client de restreindre le traitement de ses données a abouti en supprimant définitivement ses données de votre répertoire client et en rappelant vous que vous pouvez télécharger un enregistrement de cette action sur la page principale de votre portail de demande RGPD des acheteurs.

Que faire si j‘ai besoin d‘une preuve de réponse à une demande d‘un client ?

Toutes les demandes des clients que vous remplissez à l‘aide du portail de demande RGPD des acheteurs sont automatiquement enregistrées et disponibles pour référence future en cliquant sur Télécharger votre rapport sur la page principale du portail de demande RGPD des acheteurs.

Que se passe-t-il si je stocke les données de mon client en dehors de Square ou avec d‘autres parties ?

Si vous utilisez d‘autres fournisseurs de logiciels que Square ou travaillez avec des fournisseurs tiers pour vous aider à gérer votre entreprise, assurez-vous de vérifier tous les logiciels et de contacter tous les fournisseurs tiers susceptibles de détenir les données de vos clients afin que les demandes relatives au RGPD de vos clients sont entièrement traitées et que toutes les actions que vous ou vos fournisseurs tiers devez entreprendre en dehors de Square sont effectuées.

Comment puis-je préparer mon entreprise au RGPD ?

*Cet article à pour but de fournir des conseils utiles et ne doit pas être interprété comme un avis juridique. Vous devriez consulter un expert juridique concernant vos obligations en vertu du RGPD pour obtenir des conseils adaptés à votre situation spécifique.