Démarrer avec le Terminal virtuel
| Prêt à accepter des paiements depuis votre ordinateur avec Square ? Démarrer > |
Le Terminal virtuel de Square vous permet de créer des paniers détaillés ou de les encaisser rapidement, le tout depuis un navigateur sur votre ordinateur portable ou fixe. Le Terminal virtuel est idéal pour la facturation à distance ou l’encaissement de paiements par carte par téléphone. Vous pouvez également connecter Square Terminal au Terminal virtuel afin de créer une expérience harmonieuse de paiement en personne et sans contact.
Remarque : Nous recommandons d’utiliser Terminal virtuel sur un navigateur Web compatible, tel que Google Chrome, Safari, Firefox ou Microsoft Edge.
Tarification
Il existe plusieurs façons d’accepter des paiements avec le Terminal virtuel :
| Type de paiement | Frais par transaction |
|---|---|
| Paiements par carte saisis manuellement | 2,50 % |
| Paiements par carte enregistrée | 2,50 % |
| Paiements en personne lorsque vous connectez Square Terminal avec Terminal Virtuel | Approchez, insérez ou glissez une carte pour seulement 1,65 %. Payez 2,5 % lorsque vous saisissez manuellement le numéro d’une carte de crédit ou de débit. |
| Saisir manuellement des cartes cadeaux physiques ou électroniques | 2,50 % |
| Enregistrer le paiement en espèces^ | - |
| Enregistrer un autre paiement^ | - |
^ Aucuns frais ne s’appliquent à l’encaissement d’autres modes de paiement, car Square ne traite aucuns fonds et ne fonctionne que comme un outil administratif. Les fonds provenant de ces transactions vous sont directement remis par votre client et ne sont pas transférés par Square.
Remarque : Lors de l’utilisation du Terminal virtuel, aucun appareil Square n’est requis pour saisir des paiements manuellement ou accepter des paiements par carte enregistrée pour des transactions ponctuelles ou récurrentes. Un Square Terminal est nécessaire à l’encaissement de paiements en personne à l’aide du Terminal virtuel.
En savoir plus sur le fonctionnement des frais de traitement et des taux.
Accepter des paiements avec le Terminal virtuel
Pour saisir manuellement des paiements par carte, les cartes enregistrées ou les cartes cadeaux et enregistrer les transactions en espèces ou tout autre mode de paiement :
À partir de la Page d’aperçu du terminal virtuel, sélectionnez Encaisser un paiement.
Choisissez Encaissement rapide ou Vente détaillée.
Sous « Détails de la transaction », saisissez un montant personnalisé, effectuez des recherches dans votre catalogue d’articles, créez de nouveaux articles ou scannez un code-barres, le tout au même endroit. Commencez simplement à taper.
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Le cas échéant, ajoutez des réductions, des frais de service ou un pourboire.
Facultatif: vous pouvez également ajouter une remarque pour votre client. Celle-ci est limitée à 500 caractères.
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Sous « Détails du paiement », choisissez le mode de paiement. Vous pouvez également Fractionner le paiement et appliquer plusieurs modes de paiement.
Facultatif : vous pouvez également ajouter un client à la vente.
Vérifiez les détails de la transaction, puis cliquez sur Encaisser.
Après avoir vu « Paiement enregistré », vous pouvez imprimer ou envoyer un reçu numérique à votre client par e-mail ou par SMS. Vous pouvez également imprimer le reçu avec une imprimante connectée ou via l’imprimante du Terminal Square si votre Terminal est connecté.
Vous pouvez consulter l’historique de vos transactions, envoyer des confirmations et effectuer des remboursements à partir de la Page d’aperçu du terminal virtuel.
Configurer un paiement récurrent
Sur la page 'Paiement réussi', cliquez sur Marquer comme paiement récurrent pour débiter automatiquement votre client de ce montant à intervalles réguliers.
Créer une commande ouverte
Une commande ouverte sera finalisée lorsque votre client retire sa commande à une heure prévue. Votre client peut payer sa commande en personne, avec une carte enregistrée ou via un lien de paiement.
Pour créer une commandes de retrait ouverte :
Connectez-vous à votre tableau de bord de Square en ligne et cliquez sur Commandes.
Cliquez sur Créer une commande et ajoutez les détails de votre commande.
Cliquez sur Ajouter un client sous les détails de paiement. Il s’agit du client qui passe commande ou qui la paye. Il sera indiqué comme la personne qui effectuera le retrait par défaut.
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Saisissez le nom, la date et l’heure du retrait, puis cliquez sur Terminé. Vous pouvez modifier le nom de la personne qui va retirer la commande s’il ne s’agit pas du client mentionné dans les détails de paiement.
Cliquez sur Créer une commande.
Modifier une commande ouverte ou encaisser un paiement
Vous pouvez consulter toutes les commandes ouvertes dans la section Gestionnaire des commandes de votre Tableau de bord de Square. Pour modifier une commande ou en encaisser le paiement :
Cliquez sur les trois points à côté du statut de commande et sélectionnez Afficher les détails.
Puis cliquez sur les trois points pour marquer la commande comme en cours, prête ou retirée.
Cliquez surModifier et Payer pour traiter le paiement ou modifier la commande. Remarque : Les modifications concernant les articles ou les détails de retrait ne peuvent être effectuées que si la commande n’a pas encore été payée.
Raccourcis clavier
Encaissez vos clients encore plus rapidement grâce à nos raccourcis clavier à utiliser sur le Terminal virtuel.
Commencez par saisir un montant ou le nom d’un article de votre catalogue d’articles. Ajoutez-le automatiquement à la vente en appuyant sur Valider.
Une fois la création de votre panier terminée, appuyez sur Valider dans le champ Ajouter un article ou un montant pour continuer vers l’écran des détails du paiement.
Appuyez sur Onglet jusqu’à accéder au type de paiement, puis sur Valider deux fois.
Modes de paiement supplémentaires
Vous pouvez fractionner une transaction en plusieurs paiements dans le Terminal virtuel, et ce, avec n’importe quel mode de paiement. Lors du passage en caisse d’un client :
- Procédez au flux de paiement sur le Terminal virtuel.
- Ajoutez une note facultative à la vente et sélectionnez le point de vente où l’opération est effectuée. Cliquez sur Suivant.
- Cliquez sur Fractionner le paiement dans le coin supérieur droit.
- Saisissez le montant du premier paiement. Vous pouvez saisir une carte manuellement, utiliser la carte enregistrée d’un client, saisir une carte-cadeau manuellement, enregistrer un paiement en espèces ou un autre type de paiement.
- Vous pouvez également modifier le fractionnement ou annuler un paiement finalisé si vous avez besoin de modifier le montant ou le mode de paiement. Si vous annulez l’un des modes de paiement, assurez-vous de finaliser la vente ou celle-ci sera annulée. Pour annuler, cliquez sur Réinitialiser le fractionnement dans le coin supérieur droit de la page.
- En cas d’échec du paiement, vous pouvez en consulter les détails et réessayer.
- Continuez à traiter les montants du paiement partagé jusqu’à la finalisation complète de la vente. Vous pouvez envoyer un reçu électronique pour l’intégralité de la vente par e-mail ou SMS à chaque client.
Remarque : Il n’est actuellement pas possible d’ajouter un pourboire à un paiement partagé. Pour inclure un pourboire à un paiement partagé, ajoutez-le à votre panier en tant que montant personnalisé avant de sélectionner l’option Paiement partagé.
Simplifiez et automatisez vos paiements récurrents directement sur votre ordinateur avec le Terminal virtuel. Gagnez du temps, recevez vos paiements plus rapidement, améliorez vos flux de trésorerie et favorisez de bonnes relations avec les clients simplement en planifiant des paiements récurrents à montants personnalisés ou à facturation détaillée pour vos clients récurrents.
Pour accepter les paiements récurrents à l’aide du Terminal virtuel, ajoutez un client disposant d’une adresse e-mail valide et d’une carte enregistrée. Les frais de traitement des paiements par carte enregistrée s’élèvent à 2,5 % par transaction. Apprenez-en plus sur les bonnes pratiques à adopter pour encaisser les paiements sans carte.
Remarque : Le premier encaissement d’une série récurrente sera traité immédiatement dans le Terminal virtuel. Tous les encaissements ultérieurs seront traités par le biais de factures récurrentes que vous pouvez gérer depuis votre Tableau de bord Square en ligne > Factures. Votre client recevra un reçu électronique pour cet encaissement ainsi que pour tous les encaissements suivants.
En savoir plus sur la planification de paiements récurrents avec le Terminal virtuel.
Vous pouvez consulter et gérer vos paiements récurrents à tout moment à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Pour ce faire :
- Accédez à Factures.
- Cliquez sur Récurrent.
- Sélectionnez une série récurrente dans la liste pour l’afficher, la modifier ou l’annuler.
En savoir plus sur la planification de paiements récurrents avec le Terminal virtuel.
Le Terminal virtuel sur votre ordinateur portable ou de bureau peut se connecter sans fil à un ou plusieurs Square Terminal à la fois pour effectuer des paiements sans contact en personne.
Découvrez comment connecter Square Terminal au Terminal virtuel.
Envoyez un lien par SMS à votre client pour qu’il effectue son paiement à l’aide de Paiement en ligne Square.
Découvrez comment envoyer un lien de paiement par SMS à l’aide de Square Terminal.
Configurer les paramètres du Terminal virtuel
La page Aperçu du Terminal virtuel affiche toutes les transactions effectuées dans un point de vente donné. Vous pouvez changer de point de vente à l’aide du menu déroulant.
Pour filtrer vos transactions, utilisez le menu déroulant « Filtrer l’activité » pour trouver facilement les transactions en fonction d’un intervalle de dates ou d’un type de transaction.
Si vous sélectionnez l’une des transactions, vous pouvez en consulter les détails et envoyer un reçu ou effectuer un remboursement.
Accédez à Paramètres > Caisse depuis la page Aperçu du Terminal virtuel pour configurer les types de transactions par défaut et activer/désactiver les frais de service.
Vous pouvez personnaliser les types de paiement que vous acceptez et choisir leur ordre d’affichage. Les types de paiement que vous activez ou désactivez apparaissent dans les détails du paiement sur le Terminal virtuel.
Vous pouvez également choisir d’Accepter les pourboires et d’ajouter un montant pour les pourboires par défaut. Activez Montant de pourboire programmé pour que des nombres entiers s’ajoutent aux transactions de moins de 10 $ dans le flux de pourboire et un montant en pourcentage pour celles de plus de 10 $ dans le flux de pourboire.
Une fois les paramètres du Terminal virtuel modifiés, sélectionnez Enregistrer.
Lorsqu’un client procède à un achat auprès d’un utilisateur Square, la transaction apparaît dans son relevé de facture avec un descripteur d’identification. Par défaut, ces descripteurs commencent par les lettres SQ suivies du nom de votre ENTREPRISE.
Le terminal virtuel dispose d’un champ Identification du relevé qui permet de personnaliser le descripteur sur la base d’une commande. Entrez simplement votre descripteur à 20 caractères lors de l’encaissement afin que votre client puisse facilement retrouver une ancienne transaction effectuée auprès de votre entreprise.
Si cette fonctionnalité vous intéresse, contactez l’équipe Square dédiée à la réussite des clients afin que nous puissions l’activer sur votre compte.
Pour créer des frais de service pour les paiements par terminal virtuel :
- Accédez à Paramètres > Compte et paramètres dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur Renseignements sur l’entreprise, Frais de service et Créer des frais de service pour saisir les informations des frais de service :
- Saisissez le nom de vos frais de service (p. ex. frais d‘expédition)
- Saisissez le pourcentage ou le montant
- Choisissez si les frais de service seront soumis aux taxes
- Choisissez le(s) point(s) de vente où ces frais de service seront applicables, cliquez sur Enregistrer et sélectionnez Ajouter.
Pour ajouter les frais de service que vous avez créés à la vente :
- Depuis votre Tableau de bord en ligne Square, sélectionnez Terminal virtuel > Encaisser un paiement. Si vous ne voyez pas Terminal virtuel, sélectionnez Paiements > Terminal virtuel > Encaisser un paiement.
- Choisissez si vous voulez encaisser une vente détaillée ou effectuer un encaissement rapide. Sous « Détails de la transaction », choisissez les articles achetés ou saisissez manuellement le montant à débiter. Remarque : Vous pouvez modifier les taxes à facturer pour chaque article en cliquant sur le nom de l’article.
- Sélectionnez Ajouter des frais de service.
- Choisissez les frais de service que vous avez créés ou Créez des frais de service.
Important : assurez-vous de prévenir votre client si des frais de services s’appliquent avant de continuer.
- Cliquez sur Ajouter pour ajouter les frais de service à la vente, puis saisissez les détails de paiement et les informations du client, et choisissez le mode de paiement.
Remarque : Vous pouvez sélectionner Ajouter des frais de service supplémentaires pour ajouter plusieurs frais de serices à la vente, puis recommencer le processus. - Cliquez sur Débiter pour débiter le montant total, taxes applicables et frais de service compris. Les frais de service apparaîtront comme un article sur la facture et le reçu de votre client, ainsi que dans les détails de votre rapport.
Avertissement : ces conseils sont de nature générale et ne constituent pas des conseils juridiques, fiscaux ou tout autre type de conseil professionnel. En cas de doute sur vos obligations légales, nous vous suggérons de consulter un professionnel.
Vous pouvez configurer vos paramètres de Gestion des employés pour accorder l‘accès à votre Terminal virtuel. Avant de commencer, vous devez créer au moins un employé.
Les employés qui souhaitent enregistrer les informations d’un client et facturer une carte enregistrée à l’aide du Terminal virtuel doivent disposer des autorisations suivantes dans leur ensemble d’autorisations :
- Consulter, modifier, créer et supprimer les données du répertoire de clients
- Ajouter et supprimer des cartes enregistrées des clients
- Utiliser le Terminal virtuel
Pour accorder à un employé l’accès au Terminal virtuel :
- Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations depuis votre Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez l’ensemble d’autorisations attribué à l’employé.
- Cochez la case Utiliser le Terminal virtuel. Le cas échéant, cochez Ajouter et retirer les cartes enregistrées des clients et Consulter, modifier, créer et supprimer des données du répertoire de clients pour permettre à cet employé de sauvegarder et de charger les cartes enregistrées avec le Terminal virtuel.
- Cliquez sur Continuer et sélectionnez les points d’accès où l’employé pourra utiliser ses autorisations.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Les modifications apportées aux ensembles d’autorisations sont appliquées à tous les employés assignés à l’ensemble en question. En savoir plus sur la gestion des ensembles d’autorisations et des autorisations.
Une fois que vous avez accordé à votre employé l’accès au Terminal virtuel, il recevra un e-mail contenant les instructions lui permettant de configurer son compte. Les employés ne pourront que consulter les éléments du compte auquel vous leur donnez accès.
Remarque : Les autorisations ne sont accessibles que via Gestion des employés Square.
Branchez un lecteur de code-barres USB compatible à votre ordinateur, cliquez sur l’icône du lecteur de code-barres pendant le paiement et ajoutez des articles à votre panier en toute simplicité.
Remarque : Les lecteurs de code-barres Bluetooth ne sont actuellement pas pris en charge par le Terminal virtuel.
Enregistrer les informations client avec le Terminal virtuel
Les fonctionnalités Répertoire de clients et Carte enregistrée de Square permettent d’enregistrer et de facturer plus facilement les clients existants à partir de votre Tableau de bord Square.
Lorsque vous acceptez un paiement avec le Terminal virtuel, vous avez la possibilité d’enregistrer le nom et la carte de paiement de votre client dans son profil dans votre Répertoire de clients en vue des paiements futurs. Vous pouvez également enregistrez la carte d’un client en toute sécurité à partir de votre Répertoire de clients.