Utiliser des Cartes enregistrées avec les Factures Square

Utiliser des Cartes enregistrées avec les Factures Square

Vous pouvez utiliser des Cartes enregistrées avec les Factures Square créées dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Remarque : cette fonctionnalité n’est pas prise en charge par l’application Square pour le moment.

Frais

Des frais de traitement de 2,5 % sont appliqués lorsqu’une facture est réglée avec une carte de crédit ou de débit.

Enregistrer une carte de paiement pour les paiements de factures Square

Autoriser les clients à enregistrer leur carte pour leurs futurs paiements :

  1. Accédez à Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne > cliquez sur Créer une facture.
  2. Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou saisissez un nouveau nom et une nouvelle adresse email.
  3. Dans la section Paiement, sélectionnez « Autoriser le client à enregistrer sa carte ».
  4. Remplissez votre facture.
  5. Cliquez sur Envoyer.

Lorsque votre client paie sa facture, l’option lui permettant d’enregistrer sa carte de paiement avec votre entreprise s’affiche. Si votre client décide d’enregistrer sa carte, votre Répertoire de clients sera mis à jour.

Enregistrer manuellement une carte de paiement dans votre Répertoire de clients :

Vous pouvez également associer manuellement une ou plusieurs cartes de paiement aux clients enregistrés dans votre Répertoire de clients. Pour ce faire :

  1. Rendez-vous dans Répertoire, situé dans la section Clients de votre Tableau de bord Square en ligne. 
  2. Sélectionnez un client existant.
  3. Sélectionnez Actions > Ajouter une carte
  4. Utilisez le formulaire modèle pour confirmer que  le client vous autorise à enregistrer les informations de sa carte. Pour ce faire, sélectionnez Télécharger le formulaire > envoyez le modèle à votre client. ** Remarque : ** l’enregistrement d’une carte nécessite l’autorisation écrite du client. Assurez-vous de conserver les formulaires d’autorisation et de les stocker de manière sécurisée.
  5. Sélectionnez Continuer.
  6. Saisissez les informations de la carte > cliquez sur Enregistrer.

Encaisser une Carte enregistrée

Avec une carte de paiement enregistrée, vous pouvez créer une nouvelle facture Square et encaisser votre client en utilisant les informations de paiement enregistrées. Pour ce faire :

  1. Informez votre client du montant que vous allez encaisser.
  2. Accédez à Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne > cliquez sur Créer une facture. Pour les factures non payées existantes, sélectionnez Modifier.
  3. Remplissez votre facture. Veillez à sélectionner un client dans votre répertoire. 
  4. Dans la section Paiement, utilisez le menu déroulant pour sélectionner une carte de paiement.
  5. Cliquez sur Facturer

Votre client et vous-même recevrez un email de confirmation où apparaitra le montant débité de la carte enregistrée. La facture sera également marquée comme Payée dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Programmer l’encaissement d’une carte enregistrée

  1. Accédez à la section [Factures] (http:// (https://squareup.com/dashboard/sales/invoices) dans votre Tableau de bord Square en ligne. 
  2. Sélectionnez Créer une facture.
  3. Dans le menu déroulant Client, sélectionnez un client existant ou créez un nouveau client.
  4. Dans le menu déroulant Paiement,  sélectionnez une carte enregistrée (Visa 1111, par exemple) ainsi que la date à laquelle la carte sera débitée.
  5. Finissez de remplir la facture et sélectionnez « Calendrier » ou « Enregistrer en tant que brouillon. »

Remarque : si vous sélectionnez « Enregistrer en tant que brouillon », votre facture programmée ne sera pas automatiquement envoyée, et vous devrez sélectionner  Calendrier  afin de choisir la date d’envoi. 

La carte de votre client sera débitée à la date souhaitée et il recevra une copie de la facture payée par email lui confirmant que le montant a été prélevé. Les fonds seront déposés sur votre compte bancaire associé, selon votre calendrier des dépôts. 

Conseils pour l’utilisation des factures programmées

  • Vous pouvez modifier les factures programmées à tout moment, depuis leur date de création jusqu’à leur date d’envoi.
  • Vous pouvez consulter les factures programmées dans votre liste de factures. Chaque facture affichera le statutProgrammée et sera classée en fonction de la date à laquelle son envoi est programmé.
  • Si vous ne voyez pas les factures programmées dans votre liste de factures, assurez-vous que la période affichée comprend la date d’envoi de la facture et non sa date de création.

Utiliser les factures récurrentes

Utilisez les factures récurrentes pour créer et envoyer des factures à vos clients à intervalles réguliers.

Les factures récurrentes sont disponibles dans votre Tableau de bord Square en ligne seulement. Cette fonctionnalité n’est pas prise en charge dans l’application Square pour le moment.

N’oubliez pas : si la carte enregistrée est modifiée et que le client a une facture récurrente, vous devrez modifier toute la série de factures pour vous assurer que vous facturez la bonne carte.

Frais

L’envoi de factures récurrentes n’entraîne aucun frais. Des frais de traitement sont appliqués au moment où la facture est réglée par carte de crédit ou de débit.

Créer une série de factures récurrentes

Si vous souhaitez créer une série de factures qui sera automatiquement envoyée à vos clients à intervalles réguliers, cliquez sur l’onglet Récurrentes dans la section en haut à droite de la page des factures.

Ensuite, cliquez sur le bouton Créer une série récurrente. Saisissez les informations de base concernant le client et les articles facturés, comme vous le feriez pour une nouvelle facture. En revanche, une nouvelle section est disponible avec les factures récurrentes : vous pouvez y choisir la date de début, la fréquence et la date de fin (ou le nombre d’occurrences).

Remarque : si vous ou votre client souhaitez enregistrer des cartes de crédit enregistrées pour facturer automatiquement et en toute simplicité dès qu’un paiement arrive à échéance, utilisez l’option Cartes enregistrées située dans le menu déroulant Paiement.

Cliquez sur Envoyer pour programmer cette série récurrente et pour envoyer un email comportant les détails de la série de factures à votre client. Si vous sélectionnez « Enregistrer en tant que brouillon », votre série récurrente ne sera pas définie et aucun email ne sera envoyé à vos clients.

Les factures faisant partie d’une série récurrente seront automatiquement envoyées à votre client à 10 h (de votre fuseau horaire), aux dates que vous avez sélectionnées. Une fois la facture payée, vous recevrez un email de notification et les fonds seront déposés sur votre compte bancaire associé, selon votre calendrier de dépôt.

Questions fréquentes

Puis-je enregistrer une carte ou créer une série de factures récurrentes depuis l’application Square ?
Pour le moment, l’utilisation des Cartes enregistrées et des factures récurrentes est limitée à votre Tableau de bord en ligne. 

Comment enregistrer le code de sécurité CVV de la carte de paiement de mon client lorsque j’enregistre manuellement les informations de la carte dans mon Répertoire de clients ? 
Le formulaire d’autorisation de carte de crédit ne permet pas au client de saisir son code de sécurité CVV. En revanche, l’enregistrement de la carte nécessite la saisie du code de sécurité CVV. En raison de normes PCI, vous devrez recueillir les codes de sécurité CVV par téléphone ou en personne et saisir ces informations dans le Répertoire de clients. Autrement, si vous choisissez d’envoyer une facture à votre client, et si celui-ci choisit d’enregistrer sa carte en toute sécurité et d’autoriser les futurs paiements, la réception d’une autorisation écrite vaudra pour finalisation.

Comment puis-je savoir si la carte enregistrée a été enregistrée lorsque le client a payé une facture ? Est-il possible d’améliorer la visibilité de cette information dans le Tableau de bord ?
Lorsqu’une carte est enregistrée, vous en êtes averti dans l’email de confirmation de paiement. Vous pouvez également cliquer sur le nom d’un client dans votre Répertoire de clients pour voir si la carte a été associée. 

Comment puis-je savoir que la facturation d’une carte enregistrée s’est bien déroulée ?
Lorsque vous facturez manuellement une carte enregistrée, vous pouvez voir une bannière de confirmation et la facture apparait comme Payée dans votre Tableau de bord.

Si la carte de paiement est refusée (p. ex. si la carte enregistrée est obsolète), un message indiquant « refusé » apparaitra lorsque vous tenterez d’encaisser cette carte. Pour les paiements programmés sur une carte enregistrée, vous serez informé par email si une carte est rejetée. Une facture sera automatiquement envoyée à votre client afin qu’il puisse effectuer son paiement.