Square propose des outils pour vous aider à gérer facilement votre équipe sur plusieurs points de vente et à différents postes. Avec la Gestion des employés, vous pouvez tenir les fiches de présence du personnel, contrôler les autorisations des employés et accéder à des outils de rapport avancés.

Créer des rôles et attribuer des autorisations

Définissez et limitez ce à quoi les différents employés ont accès dans l’application et le tableau de bord Square en déterminant des rôles et en définissant les autorisations correspondantes. Les Autorisations des employés offrent aussi un niveau de sécurité supplémentaire : vous décidez vous-même des employés qui ont accès à votre tableau de bord ou qui peuvent modifier votre catalogue d’articles, gérer les employés, émettre des remboursements, etc.

Remarque : les rôles d’employés doivent toujours être créés avant les employés. En effet, comme les employés ont accès à votre compte Square, leur niveau d’accès doit être défini avant qu’ils puissent s’y connecter.

Pour créer un nouveau rôle d’employé :

  1. Dans la section Autorisations de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Créer un rôle dans le coin supérieur droit.
  2. Saisissez le nom du rôle, par exemple : gérant ou caissier.
  3. Cochez la case correspondant aux autorisations que vous souhaitez accorder à ce rôle. Activez l’option Les employés peuvent se connecter au  Tableau de bord pour autoriser l’accès à votre Tableau de bord Square en ligne.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Lorsqu’un employé a accès au tableau de bord, il reçoit un email l’invitant à se connecter pour la première fois. Si votre employé ne trouve pas son message d’invitation, nous lui recommandons de vérifier son dossier Spam. Pour envoyer une nouvelle invitation, demandez-lui d’accéder à la page Squareup.com/login et de cliquer sur Réinitialiser le mot de passe.

Remarque : cliquez sur Modifier l’accès à la Solution de vente en tant qu’invité pour définir les autorisations des utilisateurs amenés à accéder à l’application Square sans se connecter en tant qu’employé.

Gérer les employés

Une fois que vous avez créé les rôles d’employés, vous êtes prêt à ajouter vos employés. Par « employé », on entend toute personne ayant accès à votre compte Square. 

Pour créer un employé

  1. Dans la Liste des employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Créer un employé dans le coin supérieur droit.
  2. Saisissez le nom et les informations personnelles de l’employé.
  3. Pour autoriser vos employés à se connecter à l’application Square pour accepter des paiements sur un appareil partagé, activez l’option Autorisations et sélectionnez ou créez un rôle dans le menu déroulant.
  4. Pour autoriser vos employés à se connecter à l’application Square à l’aide d’un code confidentiel, saisissez un code à 4 chiffres de votre choix ou cliquez sur Générer pour en créer un au hasard.
  5. Si le rôle de votre employé lui permet d’accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son propre appareil, saisissez l’adresse email qu’il utilisera pour se connecter.

Cet employé sera invité par email à créer son propre identifiant de connexion pour accéder au Tableau de bord ou à l’application Square sur son appareil personnel.

Remarque : l’invitation d’un employé ne peut pas être envoyée à une adresse email actuellement utilisée par le titulaire d’un autre compte Square. 

Pour désactiver un employé

Si un employé quitte votre entreprise, de façon temporaire ou permanente, vous pouvez désactiver son compte. Vous ne payez rien pour vos employés désactivés, mais les données de leurs comptes sont conservées pour vos archives et vous pouvez les réactiver à tout moment.  

  1. Dans la Liste des employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom de l’employé.
  2. Ouvrez la page des détails de l’employé et cliquez sur Désactiver > Désactiver l’employé en bas à gauche.

Remarque : les informations relatives à votre employé ne seront ni perdues, ni supprimées après sa désactivation.

Pour réactiver un employé

  1. Dans la Liste des employés de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le menu déroulant du statut de l’employé à gauche > cliquez sur Tous
  2. Cliquez sur le nom de l’employé > Réactiver.
  3. Cliquez sur Assigner un code confidentiel . 

Remarque : Il est important de noter ce code dans vos dossier car votre employé s’en servira pour accéder à une caisse sur laquelle la Gestion des employés est activée.

Activer la Gestion des employés dans l’application Square

Une fois que vous avez créé des groupes d’autorisation et des employés, vous pouvez activer la Gestion des employés dans l’application Square.

  1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse email ou avec un code d’appareil. Si vous vous connectez avec un code d’appareil, n’oubliez pas de saisir votre code confidentiel disposant des autorisations de gestion des paramètres.
  2. Touchez les trois lignes horizontales sur la barre de navigation inférieure.
  3. Touchez  Paramètres  >  Gestion des employés.
  4. Touchez Autoriser l’accès employé par code confidentiel.
  5. Saisissez votre code confidentiel pour enregistrer ces modifications.
  6. Sélectionnez une période de déconnexion automatique pour l’application Square.
  7. Touchez vos initiales en bas à droite pour fermer votre session dans l’application et permettre à vos employés de se connecter et de commencer à accepter des paiements.