Créez et étoffez les profils clients de votre répertoire pour toujours avoir leurs renseignements sous la main et connaître avec précision leurs interactions avec votre entreprise.

Ajouter des clients

Ajouter des clients manuellement

Lorsque vous ajoutez des clients à votre répertoire, assurez-vous de ne jamais inscrire de renseignements confidentiels (comme un numéro de carte de crédit ou des données médicales) dans le champ des notes.

Pour ajouter des clients à votre répertoire :

  1. Ouvrez la section Clients de votre Tableau de bord en ligne.
  2. Cliquez sur Créer un client.
  3. Saisissez les coordonnées de votre client et cliquez sur Enregistrer.

Remarque : les clients qui vous règlent via les Factures Square sont automatiquement ajoutés à votre Répertoire de clients.

Vous pouvez aussi ajouter des clients depuis l’application Solution de vente Square. Découvrez comment gérer votre Répertoire de clients depuis l’application Square.

Importer des clients

Vous pouvez ajouter des profils clients en masse depuis votre Tableau de bord Square en ligne. Pour ce faire :

  1. Dans la section Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Importer/Exporter dans le coin supérieur droit.
  2. Faites glisser le fichier CSF contenant la liste de vos clients dans la zone de téléchargement ou cliquez sur sélectionnez-le depuis votre ordinateur. Vous pouvez aussi exporter un fichier CSV depuis un autre outil de marketing par email comme MailChimp ou ConstantContact afin de l’ajouter à votre Répertoire de clients.
  3. Cliquez sur Continuer.
  4. Ajoutez votre fichier de client à un groupe existant ou créez-en un nouveau.
    • Pour ajouter des clients à un groupe existant, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un groupe dans la liste.
    • Pour créer un nouveau groupe, saisissez un nom pour le groupe et sélectionnez En créer un dans le menu déroulant. Choisissez un nom qui vous évoquera facilement le context de la liste, comme sa source ou le type de client qu’elle comprend.
  5. Cliquez sur Continuer.
  6. Assurez-vous que les données de vos clients tombent dans les bonnes colonnes. En cas d’erreur, cliquez sur le menu déroulant à la droite du champ concerné et sélectionnez le bon champ.

    Remarque : utilisez l’attribut Notes pour conserver les informations qui ne s’alignent pas sur nos champs prédéfinis.

  7. Cliquez sur Importer pour déplacer ce groupe vers votre Répertoire de clients.

Modifier les profils des clients en ligne

  1. Dans la section Clients de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le nom d’un client pour afficher son profil en entier, puis sur Modifier le client.
  2. Apportez les changements voulus.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Doublons

Le Répertoire de clients identifiera automatiquement les profils en double si la même adresse email et/ou le même numéro de téléphone apparaissent dans plusieurs d’entre eux. Toutefois, si les noms des profils sont différents ou si les profils on des adresses email ou des numéros de téléphone différents, ils ne seront pas marqués comme doubles. Dans ce cas, vous pouvez fusionner manuellement les profils s’ils se trouvent appartenir au même client.

Supprimer les doublons

Lorsque vous ajoutez des clients manuellement ou que vous importez leurs coordonnées de votre répertoire, vous risquez de vous retrouver avec des fiches en double. Nous vous recommandons d’examiner régulièrement votre répertoire pour les éviter.

Pour contrôler le répertoire et résoudre les doublons :

  1. Ouvrez la section Répertoire de clients de votre Tableau de bord en ligne.
  2. Dans le groupe Tous les clients, si vous avez plusieurs fiches qui comportent la même adresse email ou le même numéro de téléphone, vous recevrez une notification pour vous avertir de la possibilité de doublons.
  3. Cliquez sur Doublons possibles pour contrôler les fiches retenues.
  4. Vous pouvez choisir entre Ignorer pour les fiches qui ne sont pas en double et Fusionner ou Tout fusionner pour combiner les doublons confirmés.

Fusionner manuellement les profils de clients en double

Si notre système ne reconnaît pas un doublon, vous pouvez fusionner manuellement les deux profils. Pour ce faire :

  1. Sélectionnez le profil de client en double.
  2. Cliquez sur le menu Actions à trois points > Fusionner avec un autre client > chercher et sélectionner le profil que vous voulez fusionner.
  3. Examinez avec soin les profils à fusionner car cette action est irréversible.
  4. Cliquez sur Fusionner.

Enregistrer des cartes de paiement en ligne avec Cartes enregistrées

Encaisser les paiements de vos clients est encore plus facile quand leurs cartes de paiement sont enregistrées directement dans votre répertoire. Voici comment lier une carte de paiement à un profil client :

  1. Depuis la section Clients, cliquez sur Répertoire.
  2. Sélectionnez un client > cliquez sur les trois points du menu Actions > Ajouter une carte
  3. Saisissez les données de la carte et l’adresse email de votre client.
  4. Vous devez disposer de l’autorisation écrite de votre client pour enregistrer leur carte. Utilisez le formulaire que nous mettons à votre disposition en cliquant sur Télécharger le formulaire et en l’envoyant à votre client.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : assurez-vous de bien conserver les formulaires d’autorisation dans vos dossiers de façon sécurisée.

Découvrez comment encaisser un paiement depuis la carte enregistrées d’un client pour régler une Facture Square ou un paiement par carte enregistrée dans l’application Square.

Maintenant que vous savez comment créer et modifier les profils clients, découvrez comment gérer les groupes de client et les filtres.