Démarrez avec Factures Square Plus
Factures Square plus vous permet de choisir entre deux formules : Gratuit et Plus. Factures Square Plus est notre option basée sur un abonnement. Elle est recommandée aux entreprises en pleine croissance qui souhaitent simplifier leur travail et leur facturation grâce à des fonctionnalités avancées qui leur font gagner du temps. Cet article vous présente ces fonctionnalités.
Démarrez en vous inscrivant à un 30-day free trial of Invoices Plus.
Fonctionnalités clés de Factures Square Plus
Création de factures par lots
Gagnez du temps et simplifiez votre processus de facturation mensuelle : au lieu de créer des factures individuelles, envoyez la même facture à plusieurs clients à la fois.
Pour envoyer un lot de factures :
Accédez à Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur Créer une facture.
Sélectionnez Créer un lot de factures.
Créez des groupes de clients à qui vous facturez régulièrement le même service, par exemple des frais d’adhésion, et envoyez ainsi vos factures à l’ensemble du groupe en une seule fois.
Pour créer manuellement un groupe de clients :
Consultez Clients dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur Tous les clients > Nouveau Groupe.
Donnez un nom au nouveau groupe, puis cliquez sur Enregistrer.
Proposer des estimations à options multiples
Vous pouvez proposer des options multiples pour vos articles et vos services dans une seule estimation.
Pour créer une estimation à options multiples à partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
Accédez à la Page Aperçu de Factures Square, puis cliquez sur Estimations.
Cliquez sur Créer une estimation.
Remplissez les informations sur le client et les détails de l’estimation. Cliquez sur Suivant.
Saisissez les détails des paiements et des articles de l’estimation.
Sous Ajouter des options, cliquez sur l’icône +. Vous pouvez ajouter jusqu’à neuf options. Au besoin, ajoutez un titre et une description et cliquez sur Suivant.
Indiquez les options de communication et prévisualisez l’estimation. Cliquez sur Envoyer.
Remarque : Les estimations à options multiples comportent un minimum de deux offres et un maximum de neuf. Vous pouvez les dupliquer ou les supprimer si nécessaire. Le montant total de l’option doit être compris entre 1 $ et 50 000 $.
Créer des calendriers des versements par étapes
Planifiez des paiements multiples pour toute tâche ou tout projet en définissant un calendrier des versements basé sur des jalons ou des phases spécifiques de la tâche, le tout à partir d’une seule facture.
Pour créer une facture progressive avec des calendriers de versements jalonnés :
Accédez à la Page Aperçu de Factures Square et cliquez sur Créer une facture.
Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou saisissez un nouveau nom et une adresse e-mail ou un numéro de téléphone.
Ajoutez des articles et appliquez au besoin des options, des remarques et des taxes en cliquant sur Personnaliser.
Sélectionnez Ajouter un calendrier des versements.
Activez Demander un acompte initial et le cas échéant, Fractionner le solde en jalons.
Saisissez le montant ou les pourcentages que vous avez prévus, puis sélectionnez la date d’échéance et cliquez sur Enregistrer.
Fournissez les détails manquants de la facture et cliquez sur Envoyer.
Remarque : pour personnaliser la date d’échéance du paiement et le calendrier de rappel, cliquez sur la date d’échéance ou le calendrier de rappel pour chaque paiement. Vous pouvez créer jusqu’à 12 paiements jalonnés pour votre client.
Convertir automatiquement les estimations acceptées en factures
Convertissez instantanément les estimations acceptées en factures. Vous pourrez ainsi demander facilement le paiement à vos clients. Pour convertir automatiquement les estimations en factures lorsqu’elles sont acceptées par un client :
Suivez les étapes ci-dessus pour créer une estimation.
Sur l’écran Détails, activez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte.
Choisissez l’option Une fois l’estimation acceptée, envoyer la facture ou créer un lien de partage ou Une fois l’estimation acceptée, enregistrer la facture comme brouillon.
Remarque : cette fonctionnalité n’est disponible que via le Tableau de bord Square et sur les appareils iOS. L’option de conversion automatique est disponible uniquement sur les appareils Android pour le moment.
Créer et réutiliser des modèles de factures personnalisés
Enregistrez et réutilisez des modèles de facture existants pour ne pas avoir à repartir de zéro à chaque fois. Concevez des modèles avec des articles, des services, des paramètres de paiement ou des notes présélectionnées que vous pouvez réutiliser pour des tâches ou des ventes similaires. Vous pouvez configurer un modèle par défaut, qui s’affichera toujours comme votre premier choix lors de la création d’une facture, et réarranger l’ordre du reste de vos modèles.
Pour créer un modèle de facture depuis votre Tableau de bord Square en ligne :
Accédez à la Page Aperçu de Factures Square dans votre Tableau de bord Square.
Cliquez sur Paramètres > Factures.
Cliquez sur + Nouveau modèle.
Saisissez le nom du modèle.
Fournissez les détails de la facture et cliquez sur Enregistrer le modèle.
Ajoutez des champs personnalisés à vos factures ou contrats
Créez des champs de facture personnalisés et choisissez-en l’emplacement pour fournir des détails supplémentaires à vos clients, notamment vos conditions d’utilisation, d’annulation, votre politique de retour ou tout autre message personnalisé. Découvrez comment créer des champs de facturation personnalisés.
Vous pouvez aussi créer des champs personnalisés pour les contrats afin d’optimiser vos flux de travail et vous assurer de l’exactitude des conditions que le client accepte. En personnalisant la manière dont vous collectez ces informations (p. ex. : champ de texte, case à cocher), vous pourrez également créer autre chose qu’un contrat (p. ex. : formulaire d’admission, questionnaire...)
Organisez les fichiers dans un espace de travail de projet
Gagnez du temps et organisez tous vos fichiers numériques liés à votre projet. Effectuez le suivi des contrats, des estimations, des factures ou des factures récurrentes dans un seul espace de travail, le tout à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Pour créer un dossier de projet :
Accédez à la page Page Aperçu de Factures Square dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur Projets > Créer un projet.
Saisissez le nom du projet, la date de début du projet et la date de fin facultative. Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Ajouter et choisissez d’ajouter des estimations, des contrats, des factures ou des séries récurrentes existants. Vous pouvez rechercher par titre, identifiant ou statut.
Dans l’onglet Projets de votre tableau de bord de Square en ligne et de l’application Factures Square, vous avez accès à un tableau de suivi de processus qui vous permet de mieux suivre les prospects et les paiements. Pour l’afficher, sélectionnez le filtre Vue Tableau. Cela vous permet de classer les projets en différents segments, notamment Demande, Proposition et Terminé. Pour modifier la phase d’un projet, trois options s’offrent à vous :
Modifier la ligne concernée dans la vue de la liste des projets.
Lors de la création ou de la modification d’un projet, un menu déroulant s’affiche.
Faites glisser et déposez des vignettes de projet sur les colonnes de phase dans la vue processus/tableau.
Une fois que vous associez un client à un projet, vous pouvez le partager. Pour ce faire, ouvrez le projet et cliquez sur Partager.