Utiliser une carte enregistrée avec Factures Square
Vous pouvez utiliser une carte enregistrée avec Square Invoices créée depuis votre Tableau de bord Square en ligne ou l’Square Invoices app pour encaisser facilement les paiements des clients fidèles :
Ajoutez et stockez de manière sécurisée les cartes de crédit ou de débit pour le paiement dans votre répertoire de clients.
Débitez facilement les cartes de paiement enregistrées de vos clients ou leurs cartes cadeaux Square.
Menez vos activités en toute sécurité en laissant Square gérer en votre nom les autorisations et la conformité aux normes PCI.
Remarque : Pour enregistrer la carte de paiement de votre client, vous devez disposer de son autorisation écrite. Assurez-vous de bien conserver les formulaires d’autorisation enregistrés et de les stocker en toute sécurité pour aider éviter les litiges de paiement.
Ajouter une carte enregistrée via l’application Factures Square
Pour ajouter une carte enregistrée :
Ouvrez l’Application Factures Square.
Appuyez sur l’onglet Clients et créez un nouveau profil ou sélectionnez un client existant.
Sous Carte enregistrée, cliquez sur Ajouter une carte.
Saisissez les informations de la carte, notamment sa date d’expiration et son code CVV. Appuyez sur Suivant.
Confirmez l’adresse e-mail du client afin de lui envoyer les reçus électroniques de ses achats. Appuyez sur Suivant.
Saisissez le code de facturation pour autoriser les achats futurs avec cette carte. Appuyez sur Accepter et enregistrer la carte.
Le message de confirmation Carte et profil client enregistrés s’affichera. Cliquez sur Terminé pour revenir au profil client.
Enregistrer une carte de paiement pour le paiement des Factures Square
Afin d’autoriser les clients à enregistrer leur carte pour leurs paiements futurs :
Accédez à Paiements > Invoices dans votre Tableau de bord Square en ligne > cliquez sur Créer une facture.
Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou saisissez un nouveau nom et une nouvelle adresse e-mail.
Dans la section Paiement, sélectionnez Autoriser le client à enregistrer sa carte.
Remplissez votre facture.
Cliquez sur Envoyer.
Lorsque votre client paie sa facture, une option s’affichera lui permettant d’enregistrer sa carte de paiement. Si le client choisit d’enregistrer son mode de paiement, son profil se mettra à jour automatiquement dans le répertoire de clients.
Enregistrer manuellement une carte de paiement dans votre Répertoire de clients
Vous pouvez aussi associer manuellement une ou plusieurs cartes de paiement à vos clients enregistrés dans votre Répertoire de clients. Pour ce faire :
Accédez à Directory sous Clients votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez un client existant.
Sélectionnez Actions > Ajouter une carte.
Utilisez le modèle de formulaire pour confirmer que vous avez l’autorisation de votre client pour stocker ses informations de carte de paiement. Pour ce faire, sélectionnez Télécharger le formulaire > envoyez le modèle à votre client. Remarque : Pour enregistrer la carte de paiement de votre client, vous devez disposer de son autorisation écrite. Veillez à conserver les formulaires d’autorisation dans vos archives de manière sécurisée.
Sélectionnez Continuer.
Saisissez les informations de la carte > cliquez sur Enregistrer.
Débiter une carte enregistrée avec l’application Factures Square
Avec une carte de paiement enregistrée, vous pouvez créer une nouvelle Facture Square et encaisser votre client en utilisant les informations de paiement enregistrées.
- Confirm the amount you’ll be charging with your customer.
- Navigate to Invoices in your online Square Dashboard > click Create Invoice. For existing unpaid invoices, select Edit.
- Fill out your invoice. Be sure to select a customer from your directory.
- Under Payment, use the drop-down menu to select a payment card.
- Click Charge.
- Open the Square Invoices app and tap Invoices.
- Navigate to Outstanding invoices to locate the invoice the customer would like to pay. A customer profile must be attached to the invoice and have a card saved on file.
- Tap Add Payment.
- Confirm the payment amount. Tap Next.
- Tap Charge next to the saved card on file. Tap Confirm twice.
- If the customer is present, ask them to sign on your device to confirm payment authorisation. Tap Continue.
If the customer is not present, leave the signature field blank and tap Continue. - A digital receipt will automatically generate to the customer’s email address as listed on their customer profile.
Votre client et vous-même recevrez un e-mail de confirmation où apparaîtra le montant encaissé sur la carte enregistrée. La facture sera également affichée comme Payée dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Programmer la facturation d’une carte enregistrée
Accédez à Paiements > Invoices dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Créer une facture.
Dans le menu déroulant Client, sélectionnez un client existant ou créez un nouveau client.
Dans le menu déroulant Paiement, sélectionnez une carte enregistrée (p. ex. : Visa 1111) ainsi que la date à laquelle la carte sera débitée.
Finalisez la facture et sélectionnez Programmer ou Enregistrer comme brouillon.
Remarque : Si vous choisissez Enregistrer comme brouillon, votre facture programmée ne sera pas automatiquement envoyée et vous devrez sélectionner l’option Programmer pour déterminer le moment de son envoi.
La carte de votre client sera débitée à la date souhaitée et il recevra une copie de la facture payée par e-mail lui confirmant que le montant a été prélevé. Les fonds seront versés sur votre compte bancaire associé selon votre calendrier de versements.
Conseils pour l’utilisation des factures programmées
Vous pouvez modifier les factures programmées à tout moment, depuis leur date de création jusqu’à leur date d’envoi.
Vous pouvez consulter les factures programmées dans votre liste de factures. Leur statut affichera Programmée, et elles seront répertoriées en fonction de la date à laquelle elles doivent être envoyées.
Si vous ne voyez pas les factures programmées dans votre liste de factures, assurez-vous que la période affichée correspond à la date d’envoi de la facture et non à sa date de création.
Utiliser les factures récurrentes
Utilisez les factures récurrentes de Factures Square pour créer et envoyer des factures à vos clients à intervalles réguliers.
Remarque : Si la carte enregistrée est modifiée et que le client a une facture récurrente, vous devrez modifier toute la série de factures pour vous assurer de facturer la bonne carte.
Créer une série de factures récurrentes
Si vous souhaitez créer une série de factures qui seront automatiquement envoyées à vos clients à intervalles réguliers, cliquez sur l’onglet Récurrentes dans la section en haut à droite de la page des factures.
Puis cliquez sur le bouton Créer une série récurrente . Saisissez les informations du client et les articles de la facture, comme vous le feriez avec n’importe quelle facture. Mais avec les factures récurrentes, il y a une nouvelle section où vous pouvez sélectionner la date de début, la fréquence et la date de fin (ou le nombre d’occurrences).
Remarque : Si vous ou votre client souhaitez enregistrer des cartes de crédit pour simplifier et automatiser la facturation dès qu’un paiement arrive à échéance, utilisez l’option Cartes enregistrées située dans le menu déroulant Paiement.
Cliquez sur Envoyer pour programmer une série récurrente et envoyer à votre client un e-mail avec les détails de la série. Si vous sélectionnez Enregistrer en tant que brouillon, votre série récurrente ne sera pas configurée et aucun e-mail ne sera envoyé à vos clients.
Les factures avec une série récurrente seront automatiquement envoyées à vos clients à 10 h (heure locale) aux dates que vous avez configurées. Une fois que la facture a été payée, vous recevrez un e-mail de notification, et les fonds seront versés sur votre compte bancaire associé selon votre calendrier de versements.
N’oubliez pas : si la carte enregistrée est modifiée et que le client a une facture récurrente, vous devrez modifier toute la série de factures pour vous assurer de débiter la bonne carte. La carte enregistrée sera facturée à la date prévue ou à chaque facture récurrente. Si la carte enregistrée a expiré ou ne fonctionne pas pour une autre raison, une nouvelle facture sera envoyée proposant au client de saisir ses nouvelles informations de carte et de les enregistrer pour les factures futures.
Questions fréquentes
- From the Customer Directory of your online Square Dashboard, create a new customer or select an existing profile.
- Under Card on File click on the three dots > click Add Credit or Debit Card.
- Under Print and File Customer Authorisation, click Download Form.
- Send the form to your customer to sign and authorise.
- Upload the signed copy by clicking on the customer’s profile, pressing the three dots and clicking Upload File.
The Card Authorisation form doesn’t include an option for the customer to enter their card’s CVV number however, the actual card input requires the CVV number. Due to PCI standards, you’ll need to collect CVV over the phone or in person and enter these details into the Customer Directory. Alternatively, if you opt to send an invoice to your customer, and if your customer selects the option to securely save their card on file and authorise future payments, receipt of written authorisation is complete.
There will be a notation within the payment confirmation email when a card has been stored on file. You can also click a customer’s name in your Customer Directory to see if a card has been linked.
When you manually charge a card on file, you’ll see a confirmation banner and the invoice will display as Paid in your Dashboard.
If the payment card is declined (e.g. card on file is outdated), you’ll see a declined message when you try to charge the card. For scheduled payments to a card on file, you’ll be notified by email if a card is declined and your customer will be automatically sent an invoice requesting payment.