Empezar a usar Facturas Square Plus
Con Facturas Square Plus, podrás llevar tu negocio de una forma más eficiente gracias a las plantillas de facturas personalizadas, los calendarios de pagos a plazos, los presupuestos con varias opciones, las carpetas de proyectos y otras funciones avanzadas que encontrarás en el Panel de control de Square o en la aplicación Facturas.
Funciones principales de Facturas Square Plus
Convertir automáticamente presupuestos aceptados en facturas
Para convertir los presupuestos que aceptan tus clientes en facturas al instante y enviárselas, solo tienes que hacer lo siguiente:
Completa los pasos para crear un presupuesto.
En la pantalla Detalles, activa la opción Convertir automáticamente presupuestos en facturas cuando el cliente lo acepte.
Elige entre Enviar factura o crear un enlace para compartir una vez aceptada o Guardar factura como borrador una vez la acepten.
Nota: Esta función solo está disponible a través del Panel de control de Square y en dispositivos iOS. Por ahora, la opción de conversión automática no está disponible en dispositivos Android.
Crear varias facturas
Ahorra tiempo y simplifica tu proceso de facturación mensual enviando por correo electrónico la misma factura a varios clientes a la vez en lugar de crearlas una por una.
Para enviar varias facturas en bloque, sigue estos pasos:
En el Panel de control en línea de Square, ve a Facturas.
Haz clic en Crear factura.
Selecciona Crear varias facturas.
Crea grupos de clientes a los que cobres regularmente por el mismo servicio, como cuotas de socios, para enviar una factura a todo el grupo a la vez.
Para crear manualmente un grupo de clientes, sigue estos pasos:
En el Panel de control en línea de Square, ve a Clientes.
Haz clic en Todos los clientes > Grupo nuevo.
Ponle nombre al grupo y haz clic en Guardar.
Personalizar campos de facturas y contratos
Crea campos personalizados en tus facturas para ofrecer información adicional a los clientes, como las condiciones del servicio, la política de cancelación o de devoluciones o cualquier otro mensaje que quieras añadir.
Consulta cómo crea campos personalizados de facturas.
Además, crea campos personalizados en los contratos para optimizar tu trabajo y definir con claridad los términos acordados con el cliente. Como podrás elegir cómo se recopilan los datos (por ejemplo, en un campo de texto o marcando una casilla de verificación), también podrás crear otros tipos de documentos, como formularios o cuestionarios.
Plantillas de facturas personalizadas
Guarda plantillas de facturas y reutilízalas para no tener que empezar de cero cada vez. Podrás crearlas con artículos, servicios, configuraciones de pago o notas para aprovecharlas en proyectos o ventas similares. Además, tendrás la posibilidad de definir una plantilla predeterminada que siempre aparecerá como primera opción al generar una factura, así como asignar un orden al resto de las plantillas.
Para crear una plantilla de factura desde el Panel de control en línea de Square:
En el Panel de control, ve a la Vista general de Facturas Square.
Haz clic en Ajustes > Facturas.
Haz clic en + Nueva plantilla.
Introduce el nombre de la plantilla.
Rellena la información de la factura y haz clic en Guardar plantilla.
Calendarios de pagos a plazos
Desde una misma factura puedes programar varios pagos de cualquier trabajo o proyecto siguiendo un calendario de plazos o fases.
Para ello, sigue estos pasos:
Accede a la Vista general de Facturas Square y haz clic en Crear factura.
Selecciona un cliente del directorio o introduce un nombre y una dirección de correo electrónico o un número de teléfono nuevos.
Añade las líneas de pedido y, si quieres, aplica modificadores, notas e impuestos haciendo clic en Personalizar.
Selecciona Añadir calendario de pagos.
Activa Solicitar depósito inicial y, si es necesario, Dividir importe en plazos.
Introduce el importe o el porcentaje que has programado, selecciona la fecha de vencimiento y haz clic en Guardar.
Termina de rellenar la factura y haz clic en Enviar.
Nota: Para personalizar una fecha de vencimiento o el recordatorio programado de un pago, haz clic en la fecha o el recordatorio en cada uno de los pagos. Puedes configurar hasta 12 plazos de pago para tus clientes.
Presupuestos con varias opciones
Puedes ofrecer diferentes opciones de artículos y servicios en un mismo presupuesto.
Para crear un presupuesto con varias opciones en el Panel de control en línea de Square, sigue estos pasos:
Accede a la Vista general de Facturas Square y haz clic en Presupuestos.
Haz clic en Crear presupuesto.
Rellena la información del cliente y los datos del presupuesto. Haz clic en Siguiente.
Introduce la información de pago y las líneas de pedido del presupuesto.
En Añadir opción, haz clic en el icono +. Si lo necesitas, puedes añadir hasta nueve opciones diferentes. Escribe un título y una descripción si quieres y haz clic en Siguiente.
Rellena las opciones de comunicación y consulta una vista previa del presupuesto. Haz clic en Enviar.
Nota: Los presupuestos con varias opciones pueden incluir entre dos y nueve opciones, y puedes duplicar o eliminar elementos según sea necesario. El total debe ser entre 1,00 $ y 50 000 00 $.
Carpetas de proyecto
Ahorra tiempo y organiza todos los archivos digitales relacionados con tu proyecto para llevar un seguimiento de los contratos, los presupuestos, las facturas o los grupos recurrentes en un mismo espacio de trabajo, y todo desde el Panel de control en línea de Square.
Para crear una carpeta de proyecto, sigue estos pasos:
En el Panel de control en línea de Square, accede a la Vista general de Facturas Square.
Haz clic en Proyectos > Crear proyecto.
Introduce el nombre del proyecto, la fecha de inicio y, si quieres, la fecha de finalización. Haz clic en Guardar.
Si quieres añadir presupuestos, contratos, facturas o grupos recurrentes, selecciona Añadir. Puedes buscar por título, identificador o estado.