Empezar a usar Facturas Square Plus
Facturas Square Plus te da la posibilidad de elegir entre dos planes: Gratuito y Plus. El plan Plus funciona mediante suscripción y es la opción ideal para negocios en crecimiento que quieren agilizar el trabajo y la facturación con funciones avanzadas diseñadas para ahorrar tiempo. En este artículo vamos a detallar en qué consisten esas funciones.
Para empezar, te recomendamos que te registres y empieces a disfrutar de la 30-day free trial of Invoices Plus.
Funciones principales de Facturas Square Plus
Crear varias facturas
Ahorra tiempo y simplifica tu proceso de facturación mensual enviando por correo electrónico la misma factura a varios clientes a la vez en lugar de crearlas una por una.
Para enviar varias facturas en bloque, sigue estos pasos:
En el Panel de control en línea de Square, ve a Facturas.
Haz clic en Crear factura.
Selecciona Crear varias facturas.
Crea grupos de clientes a los que cobres regularmente por el mismo servicio, como cuotas de socios, para enviar una factura a todo el grupo a la vez.
Para crear manualmente un grupo de clientes, sigue estos pasos:
En el Panel de control en línea de Square, ve a Clientes.
Haz clic en Todos los clientes > Grupo nuevo.
Ponle nombre al grupo y haz clic en Guardar.
Da más flexibilidad a los clientes gracias a los presupuestos con opciones múltiples
Puedes ofrecer diferentes opciones de artículos y servicios en un mismo presupuesto.
Para crear un presupuesto con varias opciones en el Panel de control en línea de Square, sigue estos pasos:
Accede a la Vista general de Facturas Square y haz clic en Presupuestos.
Haz clic en Crear presupuesto.
Rellena la información del cliente y los datos del presupuesto. Haz clic en Siguiente.
Introduce la información del pago y las líneas de pedido del presupuesto.
En Añadir opción, haz clic en el icono +. Si lo necesitas, puedes añadir hasta nueve opciones diferentes. Escribe un título y una descripción si quieres y haz clic en Siguiente.
Rellena las opciones de comunicación y consulta una vista previa del presupuesto. Haz clic en Enviar.
Nota: Los presupuestos con varias opciones pueden incluir entre dos y nueve opciones, y puedes duplicar o eliminar elementos según sea necesario. El total debe ser entre 1,00 $ y 50 000 00 $.
Crea calendarios de pagos a plazos
Programa varios pagos para cualquier trabajo o proyecto con un calendario de pagos a plazos o fases específicas del trabajo, todo desde una única factura.
Para ello, sigue estos pasos:
Accede a la Vista general de Facturas Square y haz clic en Crear factura.
Selecciona un cliente del directorio o introduce un nombre y una dirección de correo electrónico o un número de teléfono nuevos.
Añade las líneas de pedido y, si quieres, aplica modificadores, notas e impuestos haciendo clic en Personalizar.
Selecciona Añadir calendario de pagos.
Activa Solicitar depósito inicial y, si es necesario, Dividir importe en plazos.
Introduce el importe o el porcentaje que has programado, selecciona la fecha de vencimiento y haz clic en Guardar.
Termina de rellenar la factura y haz clic en Enviar.
Nota: Para personalizar una fecha de vencimiento o el recordatorio programado de un pago, haz clic en la fecha o el recordatorio en cada uno de los pagos. Puedes configurar hasta 12 plazos de pago para tus clientes.
Convertir automáticamente presupuestos aceptados en facturas
Para convertir los presupuestos que aceptan tus clientes en facturas y enviárselas, solo tienes que hacer lo siguiente:
Completa los pasos que hemos descrito anteriormente para crear un presupuesto.
En la pantalla Detalles, activa la opción Convertir automáticamente presupuestos en facturas cuando el cliente los acepte.
Elige entre Enviar factura o crear un enlace para compartir una vez aceptado o Guardar factura como borrador una vez lo acepten.
Nota: Esta función solo está disponible a través del Panel de control de Square y en dispositivos iOS. Por ahora, la opción de conversión automática no está disponible en dispositivos Android.
Elabora y reutiliza las plantillas personalizadas para las facturas
Guarda plantillas de facturas y reutilízalas para no tener que empezar de cero cada vez. Puedes crearlas con artículos preseleccionados, servicios, configuraciones de pago o notas para aprovecharlas en proyectos o ventas similares. Además, tienes la posibilidad de definir una plantilla predeterminada que siempre aparecerá como primera opción al generar una factura, así como asignar un orden al resto de las plantillas.
Para crear una plantilla de factura desde el Panel de control en línea de Square, sigue estos pasos:
En el Panel de control, ve a la Vista general de Facturas Square.
Haz clic en Ajustes > Facturas.
Haz clic en + Nueva plantilla.
Introduce el nombre de la plantilla.
Rellena la información de la factura y haz clic en Guardar plantilla.
Añade campos personalizados a cualquier factura o contrato
Crea campos personalizados en tus facturas para ofrecer información adicional a los clientes, como las condiciones del servicio, la política de cancelación o de devolución o cualquier otro mensaje que quieras añadir. Obten más información sobre cómo crea campos personalizados de facturas.
Además, crea campos personalizados en los contratos para optimizar tu trabajo y definir con claridad los términos acordados con el cliente. Al poder personalizar cómo se recopila esta información (por ejemplo, mediante un campo de texto o una casilla de verificación), también podrás crear otros tipos de documentos, como formulario de admisión, cuestionarios, etc.
Organiza los archivos en espacios de trabajo
Ahorra tiempo y organiza todos los archivos digitales relacionados con tu proyecto. Haz un seguimiento de los contratos, los presupuestos, las facturas o las facturas recurrentes en un mismo espacio de trabajo, todo desde el Panel de control en línea de Square.
Para crear una carpeta de proyecto, sigue estos pasos:
En el Panel de control en línea de Square, accede a la Vista general de Facturas Square.
Haz clic en Proyectos > Crear proyecto.
Introduce el nombre del proyecto, la fecha de inicio y, si quieres, la fecha de finalización. Haz clic en Guardar.
Si quieres añadir presupuestos, contratos, facturas o grupos recurrentes, selecciona Añadir. Puedes buscar por título, identificador o estado.
En la pestaña Proyectos del Panel de control en línea y en la aplicación Facturas Square encontrarás un panel de seguimiento con toda la información que necesitas para estar al tanto de los clientes potenciales y los pagos. Para consultarlo, selecciona el filtro Vista de panel. Desde allí podrás categorizar los proyectos en diferentes segmentos, por ejemplo, por Consulta, Propuesta o Completados. Tienes tres opciones para cambiar la fase de un proyecto:
Desde la fila correspondiente en la vista de lista del proyecto.
Desde el menú desplegable que encontrarás al crear o editar un proyecto.
Arrastrando y soltando las cuadrículas de los proyectos en las distintas columnas de las fases que encontrarás en la vista de seguimiento o de panel.
Una vez que asocies un cliente a un proyecto, podrás compartirlo con él. Para ello, solo tienes que abrir el proyecto y hacer clic en Compartir.