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Gestionar pedidos con Square para comercios

Con Square para comercios, puedes hacer pedidos, llevar un control de los proveedores y recibir el inventario con facilidad Nota: Los pedidos no están disponibles con el plan Gratuito de Square para comercios.

Crear un pedido

Crear un pedido en línea

  1. En el Panel de control en línea de Square, ve a Artículo > Gestión de inventario > Pedidos > haz clic en Crear pedido.

  2. Introduce la información del pedido y haz clic en Crear o Guardar como borrador. Recuerda que un pedido puede tener 500 artículos como máximo.

  3. Comprueba la dirección de correo electrónico del proveedor y, si quieres, añade una nota.

  4. Si quieres una copia del pedido, selecciona Enviarme una copia, Guardar como PDF o Guardar como archivo CSV.

Cuando haces un pedido a un proveedor, las variantes elegidas y el coste de la compra se asocian a ese proveedor. Los artículos asociados a un proveedor aparecerán en la pestaña Colección de artículos de su perfil.

Nota: Si quieres ver el pedido antes de enviarlo, haz clic en Vista previa del correo electrónico.

Crear un pedido en la aplicación

  1. En la barra de navegación, pulsa Inventario. Nota: Si usas Square para comercios en un iPhone, pulsa el icono de lista para acceder al inventario.

  2. Pulsa Pedidos y selecciona Crear pedido.

  3. Selecciona un proveedor o pulsa Crear proveedores para añadir uno nuevo. Después, selecciona Continuar.

  4. Usa la barra de búsqueda o un lector de códigos de barras compatible para añadir artículos al pedido y pulsa Continuar.

  5. Introduce más detalles del pedido, como el coste unitario y la cantidad, y pulsa Continuar para revisarlo.

  6. En la pantalla Revisar pedido, comprueba que toda la información sea correcta. A continuación, selecciona Guardar si quieres seguir trabajando en el pedido en otro momento o Crear para completarlo.

  7. Desde la pantalla Enviar copia del pedido, puedes enviarte una copia o mandársela al proveedor, así como dejar notas específicas sobre el pedido. Cuando hayas terminado, pulsa Listo.

Generar un pedido en línea de forma automática

  1. Ve a la sección de Previsión de existencias del Panel de control en línea de Square.

  2. Selecciona las variantes de artículos que quieras en la pantalla Crear pedido.

  3. Comprueba que toda la información sea correcta.

  4. Pulsa Guardar como borrador para continuar con el pedido en otro momento o Crear si quieres crear el pedido.

En la parte superior de la sección Pedidos del Panel de control en línea de Square, es posible que veas un banner con los artículos que se están agotando. Si lo abres, verás la opción Crear pedidos automáticos para pedir esos artículos de forma automática.

Importar un pedido

Con Square para comercios Plus, puedes importar un archivo CSV o Excel con tus pedidos desde el Panel de control en línea de Square.

Antes de importarlos, te recomendamos que te descargues la plantilla de Square. Para ello, haz clic en el enlace que hay a continuación o ve la sección Artículos del Panel de control en línea.

Aunque recomendamos descargar la plantilla de importación de Square, puedes usar la que quieras siempre que sea un archivo CSV o Excel.

Cuando hayas rellenado la plantilla, importa el archivo CSV o Excel. Para ello, haz lo siguiente:

  1. En la pestaña Artículos del Panel de control en línea de Square, haz clic en Gestión de inventario y selecciona Pedidos. Si estás creando un pedido, también verás la opción Importar.

  2. Haz clic en Importar.

  3. Arrastra y suelta el archivo en la ventana emergente Importar pedido o haz clic en Seleccionar desde el ordenador para subir la plantilla. Nota: Si aún no la has rellenado, haz clic enDescargar plantilla para empezar.

  4. Haz clic en Importar.

  5. Elige el identificador de artículo que quieras, como el SKU o el GTIN, para que sea más fácil identificar los artículos duplicados durante la importación. Nota: Square recomienda elegir el SKU o el GTIN.

  6. Haz clic en Siguiente.

Nota: Todos los identificadores de artículo deben corresponderse con un artículo o variante para completar la importación.

Si usas tu propia plantilla, primero tendrás que vincular las columnas. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en el botón Importar para empezar la importación y sube tu plantilla personalizada.

  2. Después, verás la pantalla Combinar columnas del documento. En los menús desplegables, comprueba que cada atributo del pedido de Square se corresponde con la columna correcta en el archivo de importación.

  3. Haz clic en Continuar para seguir con la importación.

Este proceso puede tardar hasta un minuto, pero suele ser cuestión de segundos. Fíjate en si aparece algún mensaje de error durante la importación. Cuando se haya completado, el pedido aparecerá al principio de la lista de pedidos del Panel de control en línea de Square.

También puedes importar cualquier borrador de pedido asociado a tu cuenta. Para ello, exporta el borrador. Haz clic en el icono de los tres puntos que está junto al borrador del pedido y selecciona Guardar como archivo CSV.

Modificar un pedido

Modificar un pedido en línea

  1. Ve a Artículos y pedidos > Artículos > Gestión de inventario > Pedidos y elige el pedido que quieras modificar.

  2. Haz clic en Modificar pedido y haz los cambios necesarios.

Nota: Si modificas el pedido, no se enviará otro correo electrónico al proveedor. Para que reciba la información actualizada del pedido, haz lo siguiente:

  1. Ve a Pedidos y haz clic en el icono de los tres puntos que encontrarás a la derecha del pedido.

  2. Selecciona Enviar como correo electrónico e incluye una nota explicando el cambio.

Modificar un pedido en la aplicación

También puedes modificar un pedido directamente desde la aplicación Comercios en cualquier dispositivo compatible (iPhone y iPad). Para empezar, haz lo siguiente:

  1. En la barra de navegación situada en la parte inferior de la pantalla, pulsa Inventario. Nota: Si usas Square para comercios en un iPhone, pulsa el icono de lista para ver la opción Inventario.

  2. Pulsa Pedidos y selecciona el pedido correspondiente en la lista Activos.

  3. Elige los artículos que quieras cambiar para abrir la pantalla Modificar recepción de artículo.

  4. Haz los cambios necesarios, repite estos pasos con los artículos que quieras y pulsa Guardar.

Cancelar un pedido

Cancelar un pedido en línea

  1. Inicia sesión y haz clic en los tres puntos horizontales junto al pedido que quieras cancelar.

  2. Haz clic en Cancelar pedido.

Nota: Cuando se cancela un pedido, pasa a la sección Pedidos archivados.

Recibir un pedido

Recibir un pedido en línea

  1. Ve a Pedidos y haz clic en el pedido que has recibido.

  2. Haz clic en Recibir todo o No recibir nada. Para recibir el inventario de forma parcial, selecciona Recibir en la fila del producto correspondiente, introduce la cantidad parcial que quieras y haz clic en Guardar.

Recibir un pedido en la aplicación

  1. En la barra de navegación situada en la parte inferior de la pantalla, pulsa Inventario. Nota: Si usas Square para comercios en un iPhone, pulsa el icono de lista para ver la opción Inventario.

  2. Pulsa Pedidos y selecciona el pedido correspondiente en la lista Activos.

  3. Pulsa Seleccionar artículos para recibir, marca los artículos correspondientes y pulsa Siguiente.

  4. Si quieres modificar los artículos que vas a recibir, pulsa Recibir íntegramente para recibir la cantidad total, o bien Recibir parcialmente para recibir una cantidad parcial. A continuación, pulsa Guardar.

  5. Pulsa Siguiente de nuevo para ver el resumen del pedido y, después, Listo para completar la recepción.

Nota: Por ahora, no se pueden hacer ni recibir pedidos en cantidades decimales; solo se aceptan números enteros.

Si hay artículos dañados o no se puede tramitar el pedido por alguna otra razón, haz clic en Actualizar junto al artículo en cuestión. Las anotaciones de artículos dañados, robados o perdidos no se reflejan en el informe del coste unitario de producción.

Nota: Cuando recibes un pedido, puedes introducir los gastos de envío, los de gestión o cualquier otro coste con solo hacer clic en Añadir comisión. Aunque esos costes no influyen en el coste unitario de los artículos del pedido, sí se incluirán en el informe del coste unitario de producción.

Añadir o crear artículos desde un pedido

Si ya has creado los artículos de un pedido, solo tienes que escribir para buscarlos en tu colección. Si lo que quieres es crear un artículo para un pedido, puedes introducir de forma manual el nombre, el precio y el coste unitario.

Crear un artículo desde un pedido en línea

  1. Ve a Pedidos y selecciona Crear pedido.

  2. Introduce el nombre del artículo que quieras crear.

  3. Haz clic en Crear artículo.

  4. Introduce la información del artículo, incluidos el SKU, el precio y el coste.

  5. Haz clic en Guardar.

Crear un artículo desde un pedido en la aplicación

  1. En la barra de navegación, pulsa Inventario. Nota: Si usas Square para comercios en un iPhone, pulsa el icono de la lista para acceder al inventario.

  2. Pulsa Pedidos y selecciona Crear pedido.

  3. En la barra de búsqueda de artículos, escribe el nombre del artículo que quieras crear.

  4. Pulsa Crear artículo.

  5. Introduce la información del artículo, incluidos el SKU, el precio y el coste.

  6. Pulsa Guardar.

El artículo se incluirá de forma automática en el pedido. Nota: Un pedido puede tener 500 artículos como máximo.

Además, en la página de creación de artículos, si haces clic en Ver todas las propiedades del artículo, podrás añadir información como los puntos de venta en los que está disponible el artículo o sus variantes.

Fijar el coste unitario en los pedidos

Cuando recibes existencias con un pedido, el coste unitario de los artículos del pedido se guarda automáticamente.

Para fijar el coste unitario mediante la opción Existencias recibidas en el Panel de control, sigue estos pasos:

  1. En el Panel de control en línea de Square, ve a Artículos y pedidos > Artículos, busca el artículo del pedido que quieras modificar y selecciónalo.

  2. Elige el punto de venta y selecciona Existencias recibidas.

  3. Añade la cantidad (a partir de 1).

  4. Añade el precio de la unidad y selecciona Guardar.

Consulta más información sobre cómo configurar y actualizar los costes unitarios.