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Gestionar pedidos con Square para comercios

Si te suscribes al plan Plus o Prémium de Square for Retail, puedes crear, modificar y gestionar pedidos, llevar un control de los proveedores y recibir el inventario con facilidad. Nota: Los pedidos no están disponibles con el plan Gratuito de Square para comercios.

Crear un pedido

Panel de control en línea de Square

  1. Ve a Artículos > Gestión de inventario > Pedidos.
  2. Haz clic en Crear pedido.
  3. Añade los detalles del pedido, como el nombre del proveedor, el punto de venta y la fecha prevista de entrega, además de información sobre los artículos.
  4. Haz clic en Crear o en Guardar como borrador.
  5. Añade la dirección de correo electrónico del proveedor y, si quieres, una nota. Para ver el pedido antes de enviarlo, haz clic en Vista previa del correo electrónico.
  6. Si quieres tener una copia del pedido, selecciona Enviarme una copia, Guardar como PDF o Guardar como archivo CSV.
  7. Haz clic en Enviar o en Listo.

Aplicación Square para comercios

Puedes crear, editar y gestionar pedidos con la aplicación TPV de Square para comercios en dispositivos iOS y Square Register. Para ello, sigue estos pasos:

  1. En el menú de navegación, pulsa Inventario. Nota: Si usas Square para comercios en un iPhone, pulsa el icono de lista para ver tu inventario.
  2. Pulsa Pedidos > Crear pedido.
  3. Selecciona un proveedor o pulsa Crear proveedor.
  4. Usa la barra de búsqueda o un lector de códigos de barras compatible, elige los artículos que quieras añadir al pedido y pulsa Continuar. Nota: Para ver solo artículos asociados al proveedor que te interesa, activa el filtro correspondiente.
  5. Elige la variante en cuestión para ajustar las existencias y, después, pulsa Continuar.
  6. Sigue ajustando las existencias según sea necesario.
  7. Confirma los costes unitarios, los códigos de proveedor y las cantidades; y pulsa cualquier otro campo que necesites ajustar. A continuación, toca Continuar.
  8. Revisa los detalles del pedido.
  9. Añade la fecha prevista y los impuestos aplicables.
  10. Pulsa Crear, o bien selecciona Guardar para editar el borrador en otro momento.

Una vez que hayas creado el pedido, podrás enviarte una copia o mandársela al proveedor, así como añadir una nota opcional.

Nota importante

  • Un pedido puede tener 500 artículos como máximo.

  • Cuando haces un pedido a un proveedor, las variantes elegidas y el coste de la compra se asocian a ese proveedor. Los artículos asociados a Proveedores aparecerán en la pestaña Colección de artículos de su perfil.

Generar un pedido en línea de forma automática

Los pedidos automáticos te permiten saber qué artículos del inventario podrían agotarse. A gran escala, Square toma decisiones basándose en cierta información:

  1. El inventario actual de un artículo, tanto en existencias como bajo pedido

  2. Una previsión de ventas de dicho artículo

  3. Una previsión del plazo de entrega de dicho artículo

Si, basándose en esta información, se prevé que un artículo se vaya a agotar antes de que lleguen más artículos del proveedor, Square te sugerirá que hagas un nuevo pedido.

Por ejemplo, pongamos que cuentas con un inventario actual de 6 artículos en existencias de «XL Levi Slim Fit Jeans» y otros 6 bajo pedido. La predicción basada en pedidos anteriores es que el artículo tardará 7 días en llegar del proveedor si lo pides hoy, y que venderás 2 unidades cada día. Esto quiere decir que, en los próximos 7 días, venderás 14 unidades, pero que actualmente tan solo cuentas con 12 unidades entre los artículos en existencias y bajo pedido, de manera que este artículo aparecerá en los pedidos automáticos.

Sigue estos pasos para activar los pedidos automáticos:

  1. En el Panel de control en línea de Square, accede a Artículos > Ajustes > Inventario > Activar los pedidos generados automáticamente.

Nota: Una vez se haya activado en los ajustes, aparecerá un banner para pedidos automáticos en la sección Pedidos. Para que los artículos se tengan en cuenta en los pedidos automáticos, estos deben tener un proveedor predeterminado y un historial de ventas. Los pedidos automáticos no están relacionados con las notificaciones de existencias bajas.

Importar un pedido

Con Square para comercios Plus, puedes importar un archivo CSV o Excel con tus pedidos desde el Panel de control en línea de Square.

Antes de importar un pedido, te recomendamos que te descargues la plantilla de Square. Para ello, haz clic en el enlace que hay a continuación o ve la sección Artículos del Panel de control en línea.

Aunque recomendamos descargar la plantilla de importación de Square, puedes usar la que quieras siempre que sea un archivo CSV o Excel.

Cuando hayas rellenado la plantilla, importa el archivo CSV o Excel siguiendo estos pasos:

  1. En el Panel de control en línea de Square, ve a Artículos > Gestión de inventario > Pedidos.

  2. Si estás creando un pedido, también verás la opción Importar.

  3. Haz clic en Importar.

  4. Arrastra y suelta el archivo en la ventana emergente Importar pedido o haz clic en Seleccionar desde el ordenador para subir la plantilla. Nota: Si aún no la has rellenado, haz clic enDescargar plantilla para empezar.

  5. Haz clic en Importar.

  6. Elige el identificador de artículo que quieras, como el SKU o el GTIN, para que sea más fácil identificar los artículos duplicados durante la importación. Nota: Square recomienda elegir el SKU o el GTIN.

  7. Haz clic en Siguiente.

Nota: Todos los identificadores de artículo deben corresponderse con un artículo o variante para completar la importación.

Si usas tu propia plantilla, primero tendrás que vincular las columnas. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en el botón Importar para empezar la importación y sube tu plantilla personalizada.

  2. Después, verás la pantalla Combinar columnas del documento. En los menús desplegables, comprueba que cada atributo del pedido de Square se corresponde con la columna correcta en el archivo de importación.

  3. Haz clic en Continuar para seguir con la importación.

Este proceso puede tardar hasta un minuto, pero suele ser cuestión de segundos. Fíjate en si aparece algún mensaje de error durante la importación. Cuando se haya completado, el pedido aparecerá al principio de la lista de pedidos del Panel de control en línea de Square.

También puedes importar cualquier borrador de pedido asociado a tu cuenta. Para ello, exporta el borrador. Haz clic en ••• junto al borrador del pedido y selecciona Guardar como archivo CSV.

Gestionar pedidos

Editar pedidos en línea

  1. Ve a Artículos y pedidos > Artículos > Gestión de inventario > Pedidos.
  2. Haz clic en el pedido que quieras editar.
  3. Haz clic en Editar pedido y actualiza los detalles del pedido.
  4. Haz clic en Guardar.

Nota: Si modificas el pedido, no se enviará otro correo electrónico al proveedor. Para que reciba la información actualizada del pedido, haz lo siguiente:

  1. En Pedidos, haz clic en ••• a la derecha del pedido.
  2. Selecciona Enviar como correo electrónico.
  3. Incluye una nota explicando el cambio.
  4. Haz clic en Enviar.

Editar en la aplicación Square para comercios

También puedes modificar un pedido directamente desde la aplicación TPV para comercios de Square en cualquier dispositivo compatible (iPhone, iPad, Square Terminal y Square Register). Para empezar, haz lo siguiente:

  1. En la barra de navegación de la parte inferior de la pantalla, pulsa Inventario. Nota: Si usas Square para comercios en un iPhone, pulsa el icono de lista para ver la opción Inventario.
  2. Pulsa Pedidos y selecciona el pedido en la lista Activos.
  3. Elige los artículos que quieras cambiar para abrir la pantalla Modificar recepción de artículo.
  4. Haz los cambios necesarios y repite estos pasos con los artículos que quieras.
  5. Pulsa Guardar para terminar.

Cancelar un pedido

Para cancelar un pedido en el Panel de control en línea de Square, haz lo siguiente:

  1. En la pestaña Pedidos, haz clic en ••• junto al pedido que quieras cancelar.
  2. Selecciona Cancelar pedido.

Nota: Cuando se cancela un pedido, pasa a la sección Pedidos archivados. Por el momento, no es posible cancelar pedidos desde la aplicación Square para comercios.

Recibir un pedido

Panel de control en línea de Square

  1. En la pestaña Pedidos, haz clic en el pedido que has recibido.
  2. Haz clic en Recibir todo o en No recibir nada. Para recibir solo una cantidad parcial, haz clic en Recibir en la fila del producto.
  3. Introduce la cantidad que quieras recibir.
  4. Haz clic en Guardar.

Aplicación Square para comercios

  1. En la barra de navegación situada en la parte inferior de la pantalla, pulsa Inventario.
    • Si usas Square para comercios en un iPhone, pulsa el icono de lista para ver la opción Inventario.
    • Si usas Square para comercios en Square Register, pulsa el icono de lista situado en la parte izquierda de la pantalla.
  2. Pulsa Pedidos y selecciona el pedido en la lista Activos.
  3. Pulsa Seleccionar artículos para recibir, elige los artículos y pulsa Siguiente.
  4. Si quieres modificar los artículos que vas a recibir, pulsa Recibir íntegramente para recibir la cantidad total, o bien Recibir parcialmente para recibir una cantidad parcial. A continuación, selecciona Guardar.
  5. Pulsa Siguiente de nuevo para ver un resumen del pedido y selecciona Listo para confirmarlo.

Nota importante

  • Por ahora, no se pueden hacer ni recibir pedidos en cantidades decimales, ya que solo se aceptan números enteros.

  • Si hay artículos dañados o no se puede tramitar el pedido por alguna otra razón, haz clic en Actualizar junto al artículo en cuestión. Las anotaciones de artículos dañados, robados o perdidos no se reflejan en el informe del coste unitario de producción.

  • Cuando recibes un pedido, puedes introducir los gastos de envío, los de gestión o cualquier otro coste con solo hacer clic en Añadir comisión. Aunque esos costes no influyen en el coste unitario de los artículos del pedido, sí se incluirán en el informe del coste unitario de producción.

Añadir o crear artículos desde un pedido

Si ya has creado los artículos de un pedido, solo tienes que escribir para buscarlos en tu colección. Si lo que quieres es crear un artículo para un pedido, puedes introducir de forma manual el nombre, el precio y el coste unitario.

Crear un artículo a partir de un pedido en línea

  1. En Pedidos, haz clic Crear.
  2. Introduce el nombre del artículo que quieras crear.
  3. Haz clic en Crear artículo.
  4. Introduce la información del artículo, incluidos el SKU, el precio y el coste.
  5. Haz clic en Guardar.

Crear un artículo a partir de un pedido en la aplicación

En la barra de navegación, pulsa Inventario. Nota: Si usas Square para comercios en un iPhone, pulsa el icono de lista para ver la opción Inventario.

  1. Pulsa Pedidos y selecciona Crear pedido.
  2. En la barra de búsqueda de artículos, escribe el nombre del artículo que quieras crear.
  3. Pulsa Crear artículo.
  4. Introduce la información del artículo, incluidos el SKU, el precio y el coste.
  5. Pulsa Guardar.

El artículo se incluirá de forma automática en el pedido. Nota: Un pedido puede tener 500 artículos como máximo.

Además, en la página de creación de artículos, si haces clic en Ver todas las propiedades del artículo, podrás añadir información como los puntos de venta en los que están disponibles el artículo o sus variantes.

Fijar el coste unitario en los pedidos

Cuando recibes existencias con un pedido, el coste unitario de los artículos del pedido se guarda automáticamente.

Para fijar el coste unitario mediante la opción Existencias recibidas, sigue estos pasos:

  1. En el Panel de control en línea de Square, ve a Artículos y pedidos > Artículos.

  2. Busca y selecciona el artículo del inventario que quieras ajustar.

  3. Elige el punto de venta y selecciona Existencias recibidas.

  4. Añade la cantidad (a partir de 1).

  5. Añade el precio de la unidad y selecciona Guardar.

Consulta más información sobre cómo fijar y modificar los costes unitarios.

Imprimir etiquetas de códigos de barras para pedidos

Puedes imprimir etiquetas de códigos de barras para pedidos desde el Panel de control en línea de Square.

Para empezar, sigue estos pasos:

  1. En el Panel de control en línea de Square, ve a Artículos y pedidos > Artículos.

  2. Haz clic en Acciones > Imprimir etiquetas.

  3. Haz clic en Seleccionar desde el pedido. Se mostrará una lista con tus pedidos, su número y el nombre del proveedor.

  4. Selecciona los pedidos que quieras y haz clic en Listo.

Nota: Cuando se imprimen las etiquetas directamente desde un pedido y aparece una cantidad decimal, el número de etiquetas que se van a imprimir debe redondearse al número entero más próximo.

Consulta más información sobre cómo crear barcode labels with Square for Retail.