Gestión básica de inventario
La gestión de inventario de Square te proporciona las herramientas esenciales para que puedas llevar un control preciso de las existencias en tu colección de artículos. En el caso de los artículos que tengan el inventario activado, se actualizará el recuento de existencias según las ventas registradas desde TPV Square.
Nota: Aunque el recuento de existencias se pueda gestionar desde la aplicación TPV Square, las alertas de existencias bajas se gestionan desde el Panel de control en línea.
Asegúrate de usar la última versión de la aplicación de Square en un dispositivo compatible.
Activar la gestión de inventario
Acciones de inventario
Las acciones de inventario te permiten modificar los niveles de existencias y añadir los motivos pertinentes, como cambios debidos a nuevas existencias recibidas, a un recuento del inventario, devoluciones, robos, pérdidas o daños.
Gestionar el inventario por artículos
Si activas el inventario, podrás recibir alertas en el Panel de control cuando queden pocas existencias o haya artículos agotados. Así, siempre estarás al tanto de lo que necesitas reponer.
En el Panel de control en línea de Square, sigue estos pasos:
En el Panel de control en línea, accede a Artículos y pedidos > Colección de artículos.
Selecciona un artículo de la lista.
Para editar el inventario según la variante de artículo, haz clic en la fila Variante.
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En Acción de inventario, introduce el motivo del cambio.
Si seleccionas Daño, Robo o Pérdida, la cantidad introducida se deducirá automáticamente del recuento de existencias actual de ese punto de venta.
Si seleccionas Existencias recibidas o Devolución de existencias, tu recuento se incrementará por la cantidad introducida.
Si seleccionas Recuento de inventario, se mostrará la cantidad de existencias actuales; solo tienes que introducir la nueva cantidad de existencias para actualizarla.
Activa las Alertas. Si tus existencias caen por debajo del umbral de alerta, recibirás un aviso de que faltan de existencias.
Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar para confirmar los cambios.
En la aplicación TPV Square, sigue estos pasos:
Pulsa Más en la barra de navegación que está en la parte inferior de la pantalla y selecciona Artículos > Todos los artículos.
Crea un artículo o selecciona uno ya existente.
Introduce una cantidad de existencias en la información del artículo o pulsa en las opciones Precios, Tamaños o SKU para añadir existencias a un artículo con más de una variante.
Para modificar las existencias, pulsa sobre la cantidad y selecciona un motivo y, a continuación, introduce la cantidad actualizada.
Selecciona Guardar.
También puedes saltar directamente al tercer paso: basta con que mantengas pulsado un artículo desde la cuadrícula de artículos en la aplicación.
Nota:
Si tienes múltiples puntos de venta, el inventario se deberá establecer, modificar y registrar independientemente en cada punto de venta.
También puedes actualizar la configuración de alertas de inventario en cualquier momento en la sección Notificaciones por correo electrónico del Panel de control en línea de Square.
Marcar artículos como agotados
Aunque no hagas un seguimiento de tu inventario, puedes marcar un artículo o una variante como agotado si no está disponible para su venta.
Para ello, accede al Panel de control en línea de Square y sigue estos pasos:
En el Panel de control en línea, ve a Artículos y pedidos > Artículos.
Selecciona los artículos o las variantes que quieres marcar como agotados.
Haz clic en Editar detalles de las variantes > Gestionar existencias.
Activa o desactiva la opción Marcar como agotado en el TPV y en línea.
Haz clic en Listo.
En la aplicación TPV Square, sigue estos pasos:
Pulsa Más en la barra de navegación que está en la parte inferior de la pantalla y selecciona Artículos > Todos los artículos.
Selecciona los artículos o las variantes que quieres marcar como agotados.
Desde la pantalla Editar artículo, pulsa en las variantes para abrir la pantalla Editar variante.
Activa o desactiva la opción Marcar como vendido en este punto de venta.
Pulsa en Listo > pulsa en Guardar.
Nota: Con esta opción, el artículo o la variante también aparecerá como agotado en Ventas en línea Square.
Programar un reabastecimiento automático
También puedes programar que los artículos agotados se reabastezcan de forma automática. Configura una fecha y una hora concretas de reabastecimiento automático o utiliza el cierre del día laboral para mantener el inventario actualizado.
Para programar una hora de reabastecimiento automático, sigue estos pasos:
En el Panel de control en línea de Square, ve a Artículos y pedidos > Artículos > Colección de artículos.
Selecciona el artículo que quieras programar.
En Variantes, haz clic en el recuento de existencias. Nota: Si las existencias están a cero, puede que el recuento de existencias se muestre como Ninguno o con un guion.
Se abrirá la ventana emergente Editar variante. En Gestionar existencias, activa las opciones Marcar como agotado y Elige cuándo quieres volver a ponerlo a la venta.
Puedes elegir mantener el reabastecimiento programado para el cierre del día o utilizar el selector de fechas para configurar una fecha y hora personalizadas.
Selecciona Listo > Guardar.
Cuando programes una hora de reabastecimiento automático, aparecerá un icono de un calendario en la línea Existencias de las variantes de ese artículo.
Nota: El cierre del día se basa en el horario comercial que tengas configurado. Para modificarlo, accede a Cuenta y configuración > Negocio > Puntos de venta.
Activar la gestión de inventario en bloque
También puedes activar la gestión de inventario desde el archivo de inventario en formato Excel (XLSX) o CSV. Para hacerlo, sigue estos pasos:
Visita pestaña Colección de artículos y haz clic en Acciones > Importar colección.
Haz clic en Importar inventario y elige Modificar colección de artículos o Reemplazar colección de artículos > Siguiente.
Selecciona Descarga nuestra plantilla. Este archivo contiene tu colección de artículos completa.
Abre el archivo y añade el inventario por artículo en la columna Cantidad nueva. Guarda el archivo en tu ordenador en formato Excel (XLSX) o CSV.
Arrastra y suelta el archivo guardado en la ventana Importar inventario y haz clic en Subir.
Nota: Solo se puede activar y gestionar el inventario desde el Panel de control en línea. Por el momento, la aplicación de Square no dispone de esta opción.
Cómo gestionar el inventario para artículos individuales
Accede a tu Colección de artículos.
Para ver los artículos con pocas existencias o sin existencias para todas las categorías, selecciona Todas las categorías o Todo el inventario en la esquina superior izquierda.
Selecciona un artículo para ajustar la cantidad que se muestra en En existencias. Haz clic en Gestionar notificaciones e inventario para aumentar o reducir la cantidad.
Otra forma de gestionar las notificaciones de existencias de artículos es marcando la casilla Notificación y estableciendo el umbral. Si el número de existencias llega al umbral que has establecido o queda por debajo, se enviará un correo electrónico para notificar del estado de las existencias.
Haz clic en Guardar.
Cómo gestionar el inventario en conjunto
La herramienta Importar te permite descargar un informe del inventario actual y actualizar las cantidades en bloque. Esto te será sumamente útil a la hora de añadir existencias nuevas y verificar la cantidad de artículos de los que dispones actualmente.
Para descargar un informe del inventario o modificar tu inventario en bloque, sigue estos pasos:
Haz clic en Acciones > Importar colección.
Elige Modificar colección de artículos o Reemplazar colección de artículos > Siguiente.
Haz clic en Descarga nuestra plantilla para obtener el informe de tu inventario en formato Excel (XLSX) o CSV.
Una vez abierto el informe, actualiza los valores de Umbral de notificación y Cantidad nueva, y guarda el archivo en tu ordenador. No modifiques ninguna otra columna para evitar que se produzcan errores al subir el archivo.
Arrastra y suelta el archivo guardado en la ventana Importar inventario y haz clic en Subir.
Cuando el archivo se haya subido, haz clic en Confirmar importación para aprobar los cambios.
Haz clic en Listo.
En el menú desplegable, selecciona Exportar inventario para descargar, guardar e imprimir esta información.
Hacer un seguimiento del inventario en TPV Square
Cuando registras una venta en la aplicación de Square, se resta automáticamente a tu inventario la cantidad de existencias correspondiente para que se refleje el recuento real de los artículos disponibles.
Además, aunque un artículo esté agotado, podrás registrar la venta con TPV Square. El inventario se actualizará en el Panel de control de Square para reflejar los artículos agotados como una cantidad negativa, pero la venta siempre quedará registrada.
Inventario de componentes
Si tienes una suscripción al plan Plus de Square para comercios, puedes configurar las variantes de los artículos, como los distintos componentes o ingredientes, para que no se puedan vender por separado.
Esta función resulta útil cuando un artículo no se vende directamente a los clientes, por lo que no quieres que aparezca en tu página web ni durante el proceso de pago en el TPV. De este modo, por ejemplo, podrás llevar un registro del inventario del material de embalaje, como las cajas de cartón que utilizas en las entregas, sin que tus clientes tengan la opción de comprarlas por separado.
Nota: Esta función también está disponible en TPV Square, Ventas en línea Square, Facturas Square y Terminal virtual.
Para configurar una variante de modo que no se pueda vender, sigue estos pasos:
- En el Panel de control en línea de Square, ve a Artículos.
- Selecciona un artículo para abrir la vista Editar artículo.
- Desplázate hasta la sección Variantes y, después, haz clic en Editar variante.
- Añade el nombre de la variante, el coste unitario o el proveedor.
- En Información de ventas, desactiva la opción Se puede comprar.
- Haz clic en Listo.
- La variante aparecerá con el texto «Esta variante no se puede vender» en gris. Haz clic en Guardar para volver a tu colección de artículos.