Démarrer avec Factures Square Plus
Factures Square Plus vous permet de choisir entre deux formules : Gratuit et Plus. Factures Square Plus est notre option basée sur un abonnement. Elle est recommandée aux entreprises en pleine croissance qui souhaitent simplifier leur travail et leur facturation grâce à des fonctionnalités avancées qui leur font gagner du temps. Cet article vous présente ces fonctionnalités.
Démarrez en vous inscrivant à un 30-day free trial of Invoices Plus.
Fonctionnalités clés de Factures Plus
Créer des factures en lot
Gagnez du temps et simplifiez votre processus de facturation mensuelle en envoyant par courriel la même facture à plusieurs clients à la fois, au lieu de créer une nouvelle facture chaque fois.
Pour envoyer une facture en lot :
Accédez à Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur Créer une facture.
Sélectionnez Créer une facture en lot.
Créez des groupes de clients que vous faites payer régulièrement pour le même service, par exemple des frais d’abonnement, afin de pouvoir facturer les services ou les biens à l’ensemble du groupe en une seule fois.
Pour créer manuellement un groupe de clients :
Accédez à Clients dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur Tous les clients > Nouveau groupe.
Créez un nom pour le nouveau groupe, puis cliquez sur Enregistrer.
Offrez des options avec estimations à offres multiples
Vous pouvez proposer plusieurs ensembles d’articles et de services à partir d’une seule estimation.
Pour créer une estimation à offres multiples à partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
Accédez à la Page Aperçu de Factures Square et cliquez sur Estimations.
Cliquez sur Créer une estimation.
Fournissez les informations sur le client et les détails de l’estimation. Cliquez sur Suivant.
Saisissez les détails des paiements et des articles de l’estimation.
Sous Ajouter des options, cliquez sur l’icône +. Vous pouvez ajouter jusqu’à neuf offres. Saisissez un titre et une description facultatifs et cliquez sur Suivant.
Indiquez les options de communication et prévisualisez l’estimation. Cliquez sur Envoyer.
Remarque : Les estimations à offres multiples comportent un minimum de deux offres et un maximum de neuf. Vous pouvez dupliquer ou supprimer les offres selon les besoins. Le prix total de chaque offre doit être entre 1,00 $ et 50 000 $.
Créer des calendriers de paiements à jalons
Planifiez des paiements multiples pour tout travail ou projet en configurant un calendrier des paiements basé sur des jalons ou des phases précises du travail, le tout à partir d’une seule facture.
Pour créer une facture progressive avec un calendrier de paiement par jalons :
Accédez à la Page Aperçu de Factures Square et cliquez sur Créer une facture.
Sélectionnez un client dans votre Répertoire de clients ou saisissez un nouveau nom et une adresse courriel ou un numéro de téléphone.
Ajoutez des articles et appliquez au besoin des modificateurs, des remarques et des taxes en cliquant sur Personnaliser.
Sélectionnez Ajouter un calendrier des paiements.
Activez Demander un acompte initial au besoin, puis fractionnez le solde en jalons.
Saisissez les montants ou les pourcentages que vous avez programmés, sélectionnez les dates d’échéance et cliquez sur Enregistrer.
Fournissez les détails manquants pour la facture et cliquez sur Envoyer.
Remarque : Pour personnaliser la date d’échéance du paiement ou le calendrier de rappels, sélectionnez la date d’échéance du paiement ou le calendrier des rappels pour chaque paiement individuel. Vous pouvez créer jusqu’à 12 jalons de paiement pour votre client.
Convertir automatiquement les estimations acceptées en factures
Convertissez instantanément des estimations acceptées en factures pour obtenir facilement le paiement de vos clients. Pour convertir automatiquement des estimations en factures lorsque le client les accepte :
Suivez les étapes ci-dessus pour créer une estimation.
À l’écran Détails, activez Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client accepte.
Choisissez entre Envoyer la facture ou créer un lien de partage une fois acceptée et Enregistrer la facture comme brouillon une fois acceptée.
Remarque : Pour l’instant, cette fonctionnalité n’est offerte que sur le Tableau de bord Square et les appareils iOS. L’option de conversion automatique n’est pas accessible sur les appareils Android pour le moment.
Créer et réutiliser des modèles de facture personnalisée
Enregistrez et réutilisez des modèles de facture pour vous éviter de recommencer à zéro chaque fois. Créez des modèles avec des articles ou des services présélectionnés, des paramètres de paiement ou des notes que vous pouvez réutiliser pour des tâches ou des ventes similaires. Vous pouvez définir un modèle par défaut qui apparaîtra toujours comme votre premier choix lors de la création d’une facture et réorganiser l’ordre des autres modèles.
Pour créer un modèle de facture à partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
Accédez à la Page Aperçu de Factures Square dans votre Tableau de bord.
Cliquez sur Paramètres > Factures.
Cliquez sur + Nouveau modèle.
Saisissez le nom du modèle.
Fournissez les détails de la facture et cliquez sur Enregistrer le modèle.
Ajoutez des champs personnalisés à une facture ou à un contrat
Créez des champs personnalisés et choisissez-en l’emplacement pour fournir des détails supplémentaires à vos clients, notamment vos conditions d’utilisation, votre politique d’annulation, votre politique de retour ou tout autre message personnalisé. Découvrez comment créer des champs de facture personnalisés.
En outre, créez des champs personnalisés pour les contrats afin d’optimiser votre processus de travail et de garantir le plus haut niveau de précision pour les conditions acceptées par votre client. L’introduction de la personnalisation de la méthode de collecte de ces informations (par exemple, champ de texte, case à cocher) permettra également de créer plus qu’un contrat (par exemple, un formulaire d’admission, un questionnaire, etc.)
Classer les fichiers dans un espace de projets
Gagnez du temps et organisez tous vos fichiers numériques liés à votre projet. Effectuez le suivi des contrats, des estimations, des factures ou des factures récurrentes dans un seul espace de travail, le tout à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Pour créer un dossier de projet :
Accédez à la Page Aperçu de Factures Square dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Cliquez sur Projets > Créer un projet.
Saisissez le nom du projet, la date de début du projet et la date de fin facultative. Cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur Ajouter et choisissez d’ajouter des estimations, des contrats, des factures ou des séries récurrentes déjà créés. Vous pouvez effectuer une recherche par titre, identifiant ou état.
Dans l’onglet Projets de votre tableau de bord Square en ligne et de l’application Factures Square, vous avez accès à un tableau de suivi de processus qui vous permet de mieux suivre les prospects et les paiements. Pour l’afficher, sélectionnez le filtre Vue Tableau. Cela vous permet de classer les projets en différents segments, notamment Demande, Proposition et Terminé. Pour modifier la phase d’un projet, trois options s’offrent à vous :
Modifier la ligne concernée dans la vue de la liste des projets.
Lors de la création ou de la modification d’un projet, un menu déroulant s’affiche.
Faites glisser et déposez des vignettes de projet sur les colonnes de phase dans la vue processus/tableau.
Une fois que vous associez un client à un projet, vous pouvez le partager. Pour ce faire, ouvrez le projet et cliquez sur Partager.