Les fonctions Gratuités et annulations de Square sont utilisées pour supprimer un article ou un débit de la facture d’un client, sans perdre ces détails de vue dans votre Tableau de bord Square en ligne. Avec Gratuités et annulations, vous pourrez faire le suivi des erreurs et des modifications, surveiller les compétences des employés et documenter les pertes qui y sont associées.

Premiers pas avec Gratuités et annulations

Pour chaque gratuité ou annulation, les employés doivent sélectionner un motif. Les motifs peuvent être créés et mis à jour sous l’onglet Articles dans le Tableau de bord. Les annulations ne seront pas affichées sur les factures ou les reçus du client, les articles passés en gratuités s’afficheront en revanche sur la facture du client, mais sans autres détails sur l’article.

Quand utiliser les gratuités ou les annulations

Les fonctionnalités Gratuités et annulations sont différentes de la simple suppression d’un article ajouté par erreur, vous et vos employés devrez donc les utiliser selon le cas.

Si un article a été commandé mais pas encore préparé, les employés peuvent annuler l’article afin de le supprimer de la facture du client. Un enregistrement de l’article annulé s’affichera dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Exemple : Un serveur ajoute par erreur ‘Poulet rôti’ au lieu de ‘Poulet frit’ sur la commande d’un client, mais ne se rend compte de l’erreur qu’après l’envoi de la commande en cuisine. Si le serveur arrive à informer la cuisine avant la préparation, ou qu’il réutilise ‘Poulet rôti’ pour une autre commande, on utilise une annulation.

Le fait d’appliquer une gratuité à un article supprime le coût de l’article de la facture du client. Les articles peuvent passer en gratuité pour corriger une erreur, ou comme un geste de bonne volonté. Un enregistrement de l’article passé en gratuité s’affichera dans votre Tableau de bord Square en ligne.

Exemple : Un serveur ajoute par erreur « Poulet rôti » au lieu de « Poulet frit » sur la commande d’un client, mais ne se rend compte de l’erreur qu’après que la commande a été préparée. Le serveur passe le « Poulet rôti » en gratuité et rectifie la commande (qui pourra également être passée en gratuité à titre de dédommagement pour l’attente supplémentaire occasionnée).

Permettre aux employés d’utiliser Gratuités/annulations

  1. Activez l’option Motifs des gratuités dans votre Tableau de bord Square en ligne pour créer des motifs personnalisés que vos employés peuvent utiliser pour passer un article en gratuité.
  2. Créez une sélection de motifs de gratuité particuliers pour vos employés.

Activer les Gratuités dans le Tableau de bord

  1. Activez l’option Motifs d’annulation dans votre Tableau de bord Square en ligne pour créer des motifs personnalisés que vos employés peuvent utiliser pour annuler un article.
  2. Créez une sélection de motifs d’annulation particuliers pour vos employés.

Une fois que les motifs de gratuité et d’annulation ont été créés dans le Tableau de bord, vous pouvez modifier les groupes d’autorisations de vos employés dans le Tableau de bord pour supprimer ou autoriser l’accès aux Gratuités et annulations. Les employés qui peuvent « Supprimer ou annuler les articles enregistrés dans les tickets en attente » ont la possibilité d’annuler un article, et ceux qui disposent de l’autorisation « Utilisation de réductions et gratuités limitées » pourront passer un article en gratuité.

À noter : Par défaut, la possibilité d’offrir ou d’annuler des articles est activée. Retrouvez plus de renseignements sur l’attribution d’autorisations ou consultez la page Employés pour mettre à jour les groupes d’autorisations et les autorisations en mode Invité.

Rapports sur les gratuités et les annulations dans le Tableau de bord

Vos annulations et gratuités figurent dans la section Rapports de votre Tableau de bord Square :

  1. Accédez à la section Rapports de la section Ventes de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Sélectionnez Gratuités ou Annulations dans le menu Rapports.
  3. Utilisez les filtres en haut de la page pour rechercher des périodes précises, ou essayez les options Avancées.

Apprenez-en davantage sur les récapitulatifs et rapports dans le Tableau de bord Square en ligne.