Les Factures Square sont disponibles directement depuis l’application Square; vous pouvez afficher et gérer les factures à tout moment, où que vous soyez. Exigez le paiement de biens ou de services, recherchez vos clients par nom et envoyez même des rappels lorsqu’une facture est échue, tout cela depuis votre appareil mobile ou votre tablette. Des frais fixes de traitement de 2,9 % + 0,30 $ s’appliquent au moment du paiement de la facture (vous pouvez envoyer un nombre illimité de factures).

Avant de commencer, assurez-vous que l’application Square est à jour avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité. Assurez-vous également de suivre notre guide de pratiques exemplaires relatives aux factures.

Factures dans l’application Square, affichage Paysage

Remarque : Si des employés travaillent pour vous, vous devrez activer l’autorisation Gérer et créer des factures pour que des factures puissent être envoyées à partir de l’application Square.

Créer une facture depuis l’application Square

  1. Sélectionnez Factures dans le menu de navigation Créer une facture.
  2. Touchez Ajouter un client et créez un nouveau client ou ajoutez-en un depuis votre répertoire.
  3. Touchez Ajouter un article ou une remise pour ajouter des articles depuis votre Catalogue d’articles. Une fois ajouté, touchez le nom de l'article pour ajuster la quantité et les taxes, ajouter une note, ou appliquer un pourcentage de remise. Pour ajouter une remise à la totalité de la facture, touchez Ajouter un article ou une remise et sélectionnez une remise existante depuis votre Catalogue d'articles.
  4. Sous Méthode de facturation, choisissez si vous voulez envoyer la facture par courriel à votre client ou si vous préférez partager l'URL avec eux directement.
  5. Choisissez la Fréquence de votre facture, entre envoyer une facture Unique ou le règlement de factures récurrentes.
  6. Sélectionnez la date pour Envoyer votre facture, tout comme une date d'Échéance.
  7. Ajoutez des détails personnalisés à la facture, comme un titre, un Nº de facture personnalisé pour qu'elle concorde avec celle de vos dossiers, et tous courriels supplémentaires à être copiés.
  8. Ajoutez un message personnalisé pour cette facture ou créez un message par défaut pour toutes les factures à venir en touchant Enregistrer comme message par défaut.
  9. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez Prévisualiser la facture comme votre client la verra, Enreg. brouillon, ou l'Envoyer.

Vos clients peuvent payer des factures Square à l’aide de n’importe quelle carte de paiement prise en charge. Les factures payées seront affichées dans la section Transactions de votre application et dans votre Tableau de bord Square en ligne, sous Transactions.

Créer une facture dans l’application Square

Ajouter des pièces jointes à des factures

  1. Lorsque vous créez une facture, sélectionnez Ajouter une pièce jointe.
  2. Choisissez une photo à partir de votre galerie de photos ou prenez-en une.
    Note : Pour le moment, seul le format JPEG est pris en charge.
  3. Modifiez le nom de l’image si nécessaire et touchez l’option Télécharger.
  4. Pour ajouter d’autres pièces jointes, retournez à l’étape 1.
  5. Touchez Envoyer.

Remarque :Les fichiers d’image et les PDF peuvent être téléchargés avec un maximum de dix fichiers combinés d’une taille ne dépassant pas 25 MO. Vous pouvez télécharger les fichiers de type PDF, PNG et JPG.

N’utilisez pas cette fonction pour télécharger des renseignements médicaux personnels, du contenu illégal ou du contenu qui enfreint les Conditions d’utilisation de Square. Le contenu que vous téléchargez peut être vérifié et utilisé par Square lorsqu’une rétrofacturation est contestée.

Accepter les paiements de factures depuis l’application Solution PDV Square

Vous pouvez régler les factures de vos clients directement dans l’application Square.

  1. Sélectionnez Factures dans le menu de navigation.
  2. Touchez la facture à partir de votre liste ou apprenez comment créer une facture à partir de votre appareil mobile.
  3. Touchez Encaisser un paiement
  4. Glissez la carte de votre client, ou sélectionnez un autre mode de paiement (carte enregistrée, espèces, carte cadeaux, chèque ou autre).
  5. L’écran final Facture payée s’affiche une fois le paiement finalisé.
  6. Votre client recevra automatiquement une confirmation de paiement à l’adresse courriel associée à sa facture.

Remarque : L'ajout de pourboires aux factures est offert et se configure selon la plateforme (Android ou iOS) que vous utilisez.

  • Android : Si l’option Pourboires est activée dans les paramètres de l’application Solution PDV, les clients pourront ajouter des pourboires pour l’ensemble des factures et paiements traités dans l’application.
  • iOS : L’ajout de pourboires ne sera disponible que s’il est activé quand la facture est créée. Les paramètres Pourboires de la Solution PDV n’affectent pas les factures.

Remarque : Les paiements de factures ne prennent pas en charge les signatures sur papier, et toutes les signatures de cartes se feront sur l’écran de l’appareil, même si l’option Signature sur l’appareil est désactivée.

Modifier, renvoyer ou annuler des factures depuis l’application Square

  1. Sélectionnez Factures depuis le menu de navigation.
  2. Choisissez dans votre liste la facture que vous souhaitez modifier.
  3. Touchez le bouton Modifier en haut à droite.
  4. Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Renvoyer pour retourner la facture (coin supérieur droit) ou touchez Annuler la facture au bas de la page.
  5. Confirmez ou modifiez les destinataires mis en copie sur la facture afin de déterminer qui (le cas échéant) sera notifié des modifications et des annulations de la facture.

Partager une facture avec votre appareil mobile

  1. Ouvrez l’application Square, puis touchez Factures.
  2. Touchez Créer une facture.
  3. Dans le champ d’envoi, touchez Partager l’URL manuellement.
  4. Remplissez la facture et touchez Créer.
  5. Cliquez sur Copier le lien pour copier le lien URL à partager dans votre presse-papiers ou touchez Plus d’options pour transmettre le lien de la facture au client par courriel, messagerie texte ou tout autre réseau social.

Vous trouverez également un bouton Partager le lien dans une facture existante. Copiez l’URL de la facture en bas de l’écran Détails de la facture pour la partager à partir de votre appareil mobile.

Remarque : Il n’est pas possible pour l’insant d’imprimer une facture à partir d’un navigateur sur appareil mobile.

Ajouter des rappels automatiques aux factures

  1. Lorsque vous créez une facture, défilez jusqu’à Options de facture.
  2. Sélectionnez Rappels > et activez la fonction Programmer des rappels de paiement.
  3. Modifiez les deux options par défaut et cliquez sur Ajouter un rappel pour ajouter une autre option.
  4. Remplir et programmer ou envoyer votre facture.

L’envoi des rappels cessera lorsque la facture aura été payée.

Envoyer un rappel pour une facture depuis l’application Square

  1. Sélectionnez Factures depuis le menu de navigation.
  2. Choisissez dans votre liste la facture pour laquelle vous souhaitez envoyer un rappel.
  3. Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture et touchez le bouton Envoyer un rappel.

Dupliquer une facture à partir de l’application Square

  1. Sélectionnez « Factures » depuis le menu de navigation.
  2. Choisissez dans votre liste la facture que vous souhaitez dupliquer.
  3. Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture et touchez le bouton Dupliquer.
  4. Une page comportant la nouvelle facture qui présente les détails antérieurs s’affiche. Modifiez les sections au besoin et touchez le bouton Envoyer en haut à droite.