Meilleures pratiques pour les Factures Square

Les Factures Square sont un excellent moyen de facturer vos clients sans devoir vous soucier de saisir les renseignements de leurs cartes de paiement. Cependant, vous avez alors moins de visibilité sur leurs paiements. Nous vous recommandons de suivre ces meilleures pratiques :

Apprenez à connaître vos clients.

Avant d’envoyer une facture Square, il est important de savoir à qui vous avez affaire. Prenez le temps d’appeler votre client en cas de commande inhabituelle ou d’un montant élevé. Si vous ne parvenez pas à joindre votre client ou si le numéro fourni ne fonctionne pas, ne finalisez pas la vente.

Envoyez vos factures directement à l’adresse courriel de votre client.

Cela permet de vous assurer que le client accepte et reconnaît chaque paiement traité et de réduire l’éventualité d’un litige. Si vous souhaitez conserver une copie de la facture pour en garder une trace, n’hésitez pas à mettre votre adresse courriel en copie.

Gardez un œil sur les tentatives répétées de payer une facture.

Votre client bénéficie d’un nombre limité de tentatives pour payer une facture. Par mesure de protection, Square annule la facture de votre client s’il atteint un nombre maximum de tentatives. Si vous recevez un tel message, nous vous recommandons fortement de vérifier l’identité de votre client, de choisir un autre moyen de paiement (chèque ou espèces par exemple) ou de ne pas finaliser la vente.

Méfiez-vous des cueillettes en personne.

Si un client vous demande de payer via Facture Square mais souhaite retirer le produit ou bénéficier des services en personne, cela peut indiquer qu’il tente d’utiliser les renseignements d’une carte de crédit volée. Vérifiez les quatre derniers chiffres de sa carte en accédant à la page Ventes de votre Tableau de bord Square, puis en sélectionnant Transactions. Sélectionnez le paiement concerné pour identifier le type de la carte et ses quatre derniers chiffres. Si vous rencontrez le client en personne, demandez-lui de vous montrer une copie de sa carte ainsi qu’une pièce d’identité.

Vous pouvez aussi demander à votre client de payer sa facture en personne.

Méfiez-vous des demandes de livraison immédiate ou accélérée.

Vous pouvez également vérifier si l’adresse de livraison semble cohérente avec la commande de l’acheteur. Les lieux de dépôt de courrier tels que les boutiques UPS ou les transitaires sont souvent associés à la fraude, c’est pourquoi nous vous conseillons de ne pas leur envoyer d’articles. Une commande passée par un acheteur prétendant représenter une entreprise mais expédiée à une adresse privée peut aussi indiquer une fraude.

Indiquez vos conditions d’utilisation et votre délai de livraison estimé.

Assurez-vous que vos clients connaissent vos politiques au moment du paiement. Pour prévenir les litiges, indiquez les éléments suivants dans le corps de la facture :

  • politique de remboursement
  • politique d’annulation
  • conditions d’utilisation
  • délai de livraison estimé

Remarque : Square stocke les données aux États-Unis et dans d’autres pays. Vous pouvez être obligé de notifier vos clients de ce fait et d’obtenir leur consentement avant de stocker leurs informations.