Démarrer avec la Gestion d’équipe

1. Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Équipe > Membres de l’équipe.
2. Cliquez sur + Membre de l’équipe. Vous pouvez également créer un membre d’équipe dans l’application Solution PDV Square en touchant Équipe.
3. Remplissez le profil du membre de l’équipe. Saisissez le nom, l’adresse courriel et/ou le numéro de téléphone du membre de l’équipe. Une adresse courriel ou un numéro de téléphone unique est requis pour terminer la création d’un profil de membre de l’équipe. L’identifiant du membre de l’équipe est facultatif, mais nous vous recommandons de l’indiquer.
4. Cliquez sur Suivant.

À partir de l’écran Postes, vous pouvez attribuer des intitulés de poste et des salaires pour suivre les coûts de main d’œuvre. Si vous utilisez Quarts de travail Square, consultez le temps consacré à l’exécution d’une ou de plusieurs tâches au sein de votre entreprise.

Vous pouvez aussi indiquer l’intitulé de poste principal et le type de rémunération (horaire ou salaire). Remarque : Si le poste existe déjà, cliquez sur Intitulé de poste principal pour accéder au menu déroulant des postes existants.

1. En fonction du type de paie choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel et le nombre d’heures hebdomadaires.
2. Si l’employé exercera plusieurs postes, cliquez sur Ajouter un autre poste.
3. Cliquez sur Suivant.

Sur l’écran Accès, vous pouvez attribuer un ensemble d’autorisations et des points de vente aux membres de l’équipe, ce qui détermine ce à quoi ils ont accès dans le Tableau de bord Square, la solution PDV et les applications Square pour chaque point de vente. Les autorisations permettent aux membres de votre équipe d’accéder au Tableau de bord Square en ligne ou de se connecter à l’application Square pour accepter des paiements, pointer leur arrivée et leur départ en utilisant l’application Square.

Un ensemble d’autorisations personnalisé (autorisations d’équipe) est offert gratuitement. Square pour détaillants Plus et Personnel Square incluent seulement deux ensembles d’autorisations pour votre équipe, sans compter les autorisations du responsable. Accès avancé Square, ainsi que Square pour restaurants Plus et Rendez-vous Square Premium, offrent des ensembles d’autorisations personnalisés illimités pour vous permettre de créer autant de niveaux d’accès nécessaires pour votre équipe.

Remarque : De nouveaux ensembles d’autorisations ne peuvent être créés que dans votre Tableau de bord Square en ligne et ne peuvent pas être effectués dans l’application.

Pour configurer les autorisations :

1. À partir de l’écran Accès, sélectionnez un ensemble d’autorisations existant ou cliquez sur Créer un nouvel ensemble d’autorisations. Pour créer un ensemble d’autorisations, il est possible que vous deviez d’abord sélectionner un niveau d’autorisation. Pour ce faire, choisissez un point de départ en fonction du niveau d’accès souhaité, par exemple Standard, Avancé ou Complet. Vous pourrez ajuster les autorisations en modifiant les profils des membres de l’équipe.
   • Standard : comprend les autorisations de base pour le traitement des transactions au point de vente. Convient à de nombreux membres de l’équipe comme les caissiers, les baristas, les prestataires de services et le personnel des salles à manger.
   • Avancé : comprend des autorisations plus avancées, comme l’annulation d’une vente, la mise à jour des stocks et la gestion des périodes de travail. Convient aux membres de l’équipe exerçant des rôles comme chef de quart, gestionnaire et personnel de l’accueil.
   • Complet : active toutes les autorisations, à l’exception de la gestion des transferts et des comptes bancaires. Convient aux copropriétaires, aux directeurs généraux et aux autres membres de l’équipe administrative.
2. Cliquez sur Points de vente pour sélectionner le point de vente auquel le membre de l’équipe sera affecté. Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez autoriser le membre de votre équipe à travailler à chacun d’entre eux, activez l’option Attribuer à tous les points de vente actuels et à venir.
3. Créez un code confidentiel que le membre de l’équipe utilisera pour se connecter et effectuer le suivi des heures travaillées. Vous pouvez personnaliser ce code confidentiel ou le créer de façon aléatoire en cliquant sur Générer.
4. Cliquez sur Enregistrer et vérifier.

Assurez-vous de conserver le code confidentiel dans vos dossiers et de le communiquer aux membres de votre équipe. Chaque code confidentiel est unique pour chaque membre de l’équipe; c’est ainsi qu’ils accéderont à l’application Square sur n’importe quel appareil jumelé ou point de vente de votre entreprise.

1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, touchez Équipe.
2. Touchez l’icône (+) pour ouvrir l’écran Créer un membre de l’équipe.
3. Entrez d’abord le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone du membre de l’équipe.
4. Ensuite, touchez Intitulé de poste principal pour attribuer un intitulé de poste au membre de l’équipe ou touchez Créer un poste pour attribuer un nouvel intitulé de poste.
5. Touchez la flèche de retour pour revenir à l’écran Créer un membre de l’équipe et saisissez le taux horaire du membre de l’équipe. Remarque : Il n’est pas nécessaire de remplir ce champ pour enregistrer les informations du profil du membre de l’équipe.
6. Touchez Ensemble d’autorisations pour attribuer un ensemble d’autorisations existant au membre de votre équipe. Remarque : Les membres de l’équipe se verront automatiquement attribuer des autorisations d’équipe lors de la création de leur profil. À l’heure actuelle, les options de création et de modification de nouveaux ensembles d’autorisations ne sont accessibles que dans le Tableau de bord Square.
7. Touchez Code confidentiel personnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé au membre de l’équipe. Puis touchez Enregistrer. Remarque : Un code confidentiel généré automatiquement sera attribué aux nouveaux membres de l’équipe, mais vous pourrez attribuer un code confidentiel personnalisé à partir de cette section.
8. Touchez Point de vente pour sélectionner le ou les points de vente appropriés pour le membre de l’équipe et choisissez d’activer ou de désactiver l’option Attribuer à tous les points de vente existants et à venir. Remarque : En créant le profil d’un membre de l’équipe, le point de vente attribué par défaut correspond à celui de votre compte de Solution PDV Square.
9. Retournez sur l’écran Créer un membre d’équipe, assurez-vous de l’exactitude des renseignements, puis touchez Enregistrer.

1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Équipe > Autorisations.
2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et modifiez-les, puis cliquez sur Enregistrer.
3. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : Toute modification apportée s’appliquera à chaque membre de l’équipe à qui cet ensemble d’autorisations a été attribué. Si des membres actifs de l’équipe détiennent toujours cet ensemble d’autorisations, il faudra leur retirer l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

Si un membre de l’équipe a reçu un ensemble d’autorisations inactif, il n’aura pas accès à Square. Cette situation peut être due à une expiration de l’abonnement Accès avancé ou d’une offre groupée avec Accès avancé, comme Square pour restaurants Plus, Square pour détaillants Plus ou Rendez-vous Square Premium.

Si votre abonnement Accès avancé est expiré, vous pouvez choisir de vous réabonner et ces membres de l’équipe retrouveront l’accès à leurs autorisations. Sinon, vous pouvez attribuer à ces employés des autorisations communes, disponibles gratuitement.

Sur l’écran Intégration, vous pouvez gérer les tâches d’intégration en vous connectant à votre Tableau de bord Square en ligne et en cliquant sur Personnel > RH et conformité > Intégration.

Remarque : Pour déléguer la possibilité de gérer les tâches d’intégration qui sont visibles par vos employés, activez l’autorisation Gérer l’intégration des employés pour les responsables concernés. En savoir plus sur les autorisations que vous pouvez attribuer à vos employés.

1. Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Équipe > Membres de l’équipe.
2. Dans le profil du membre de votre équipe nouvellement créé, cliquez sur Configurer les autorisations.
3. À l’écran des autorisations du membre de l’équipe, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisations.
4. Saisissez un nom pour cet ensemble d’autorisations.
5. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
6. Choisissez des points d’accès pour préciser à partir d’où le membre de l’équipe pourra accéder aux applications Square.
   • Solution PDV partagée : Autoriser ce membre d’équipe à accéder à votre application Solution PDV en utilisant un code confidentiel à quatre chiffres (comme lorsque plusieurs membres partagent la même application Solution PDV) ou un badge de membre de l’équipe.
   • Solution PDV mobile : Autorisez ce membre de l’équipe à se connecter à l’application Square avec son adresse courriel et son mot de passe sur son propre appareil.
   • Tableau de bord : Autorisez ce membre de l’équipe à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son adresse courriel et son mot de passe.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : La création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement accessible par le biais du Tableau de bord Square en ligne et ne peut pas être effectuée dans l’application.

Une fois que vous avez créé un membre de l’équipe, Square lui envoie une invitation par courriel ou texto lui permettant de créer ses propres identifiants de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Si le membre de l’équipe utilise Quarts de travail Square pour la gestion de la main-d’œuvre, il peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Équipe Square. S’il n’a pas reçu le courriel « Vous êtes invité à rejoindre l’équipe », conseillez-lui de vérifier ses pourriels. Le cas échéant, le membre de l’équipe peut également ajouter les informations de Gestion de paie Square afin de recevoir son code confidentiel personnel pour se connecter au Tableau de bord Square et à l’application Équipe Square.

Remarque : Les invitations expirent 30 jours après leur envoi. Les profils des membres de l’équipe ne peuvent pas partager une adresse courriel ou un numéro de téléphone dans le même compte Square. Chaque membre doit avoir des coordonnées uniques

1. Accédez à votre Tableau de bord Square et cliquez sur Personnel > Équipe > Autorisations.
2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et apportez les modifications.
3. Cliquez sur Enregistrer. Toute modification apportée s’appliquera à chaque membre de l’équipe à qui cet ensemble d’autorisations a été attribué.
4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : Si des membres actifs de l’équipe détiennent toujours cet ensemble d’autorisations, il faudra leur retirer l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir le supprimer.

1. Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations à partir du Tableau de bord Square en ligne.
2. Cliquez sur Autorisations de l’équipe, confirmez les niveaux d’accès et les autorisations et cliquez sur Continuer.
3. Sélectionnez les autorisations accordées à tous les membres de l’équipe. Si un membre de l’équipe tente d’accéder à une section que vous n’avez pas sélectionnée, il aura besoin du code confidentiel d’un membre de l’équipe avec les autorisations appropriées pour procéder.
4. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe pour les membres de l’équipe utilisant un point de vente partagé. Enregistrez le code confidentiel, puis transmettez-le à votre équipe.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les autorisations de l’équipe peuvent également être activées la première fois qu’un membre de l’équipe est créé.

1. Accédez à Personnel > Équipe > Autorisations.
2. Sélectionnez Autorisations de l’équipe.
3. Créez ou générez au hasard un code confidentiel d’équipe. Enregistrez le code confidentiel, puis transmettez-le à votre équipe.
4. Cliquez sur Enregistrer.

1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
2. Touchez le code confidentiel de l’équipe actuel.
3. Saisissez votre code confidentiel de titulaire.
4. Saisissez votre nouveau code confidentiel de l’équipe et touchez Enregistrer.
5. Transmettez le nouveau code confidentiel à toute votre équipe.

1. À partir du menu de navigation, touchez Plus.
2. Touchez Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
3. Activez l’option Autoriser le code confidentiel de l’équipe. Remarque : Un code confidentiel de titulaire ou un code confidentiel d’accès total est requis pour activer cette autorisation.
4. Par défaut, votre équipe n’aura accès qu’à l’acceptation des paiements, tandis que toutes les autres actions nécessiteront un code confidentiel de titulaire. Si vous souhaitez accorder aux membres de l’équipe des autorisations comme l’émission de remboursements ou la consultation des rapports, touchez Modifier. Vous serez dirigé vers Autorisations dans le Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile.
5. Créez un Code confidentiel de l’équipe pour les membres d’équipe utilisant un point de vente partagé et sélectionnez les accès que vous souhaitez accorder.
6. Touchez Enregistrer pour retourner dans l’application Solution PDV Square.

À ce stade, tout membre de l’équipe qui utilise le code confidentiel d’équipe configuré pourra accepter des paiements et accéder aux zones et aux fonctionnalités du point de vente que vous aurez sélectionnées pour les autorisations de l’équipe. Si un membre de l’équipe doit accéder à des zones et à des fonctionnalités à accès restreint, vous devrez saisir le code confidentiel du titulaire et les autorisations appropriées devront être activées.

Les codes confidentiels personnels vous permettent d’exiger des membres de l’équipe qu’ils utilisent un code confidentiel pour certaines actions. Les membres de l’équipe pourront aussi se connecter à l’application Square sans adresse courriel ni mot de passe sur tout appareil associé à votre point de vente d’entreprise. Remarque : L’ensemble d’autorisations que vous avez attribué à un membre de l’équipe est associé à son code confidentiel personnel.

Une fois connectés avec un code confidentiel personnel, les membres de l’équipe peuvent encaisser des paiements qui apparaîtront dans leur rapport de ventes individuel et prendre d’autres mesures propres à leur ensemble d’autorisations.

1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse courriel de titulaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez en utilisant un code d’appareil, assurez-vous d’entrer votre code confidentiel avec les autorisations requises pour gérer les paramètres.
2. À partir du menu de navigation, touchez Plus.
3. Touchez Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels, puis activez les Codes confidentiels.
4. Sous Exiger le code confidentiel, sélectionnez entre Après chaque vente et/ou Pour l’annulation d’une vente.
5. Touchez Délai expiré pour sélectionner le temps d’inactivité limite avant le verrouillage de votre Solution PDV.

Une fois que les codes confidentiels sont activés dans l’application PDV, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : La désactivation des codes confidentiels empêche les membres de l’équipe de se connecter au point de vente avec un code confidentiel d’équipe ou personnel.

1. À partir du menu de navigation, touchez Plus.
2. Touchez Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
3. Désactivez l’option Autoriser les codes confidentiels d’équipe.

Si un membre de l’équipe quitte votre entreprise (de manière temporaire ou permanente), vous pouvez désactiver son profil.

1. À partir de la liste Personnel > Équipe > Membres de l’équipedans votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un membre de l’équipe.
2. Cliquez sur les trois points pour ouvrir le menu déroulant, sélectionnez Désactiver le membre de l’équipe et confirmez votre sélection.
3. Cliquez sur Désactiver.

Remarque : Les renseignements sur le membre de l’équipe ne seront ni perdus ni supprimés une fois qu’il sera désactivé et le membre de l’équipe pourra être réactivé en tout temps.

1. Dans Personnel > Équipe > Membres de l’équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le filtre Étatet cliquez sur Inactif.
2. Cliquez sur le nom du membre de l’équipe.
3. Cliquez sur le menu déroulant des actions à trois points et sélectionnez Réactiver un membre de l’équipe.

Remarque : Veuillez conserver ce code confidentiel en dossier, car celui-ci sera utilisé par le membre de votre équipe pour accéder à une application PDV sur laquelle la Gestion d’équipe est activée.