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Définir une politique d’annulation personnalisée avec Rendez-vous Square

Protégez-vous contre les absences aux rendez-vous grâce à une politique d’annulation personnalisée. Vous pouvez exiger des clients qu’ils entrent leurs données de carte lorsqu’ils demandent un rendez-vous en ligne. Si le client ne se présente pas ou annule son rendez-vous au-delà du délai prévu, vous pouvez décider d’appliquer votre politique d’annulation.

Mise en place d’une politique d’annulation

D’abord, vous devrez déterminer un délai d’annulation :

  1. Accédez à l’onglet Paramètres du tableau de bord Rendez-vous, puis cliquez sur Calendrier et réservation.
  2. Faites défiler la page jusqu’à Durée maximale allouée aux clients pour annuler ou reprogrammer, puis cliquez sur Déterminer un délai d’annulation.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Votre politique d’annulation apparaîtra au cours du processus de réservation en ligne et au bas des courriels de confirmation que recevront vos clients.

Conserver la carte pour la protection en cas d’absence

Si vous activez cette fonction, les clients devront inscrire une carte de paiement pour terminer leur réservation. Vous pourrez porter des frais à la carte en cas de non-respect de votre politique d’annulation. Il est aussi possible d’activer la Protection en cas d’absence au moment de créer un rendez-vous à partir du calendrier si vous disposez de la carte enregistrée du client. Si vous voulez enregistrer la carte de votre client au dossier pour des paiements futurs, vous devrez lui demander de sélectionner Enregistrer la carte au moment de prendre le rendez-vous.

Remarque : Si vous n’avez pas l’activation pour accepter des paiements par carte avec Square, vous devrez confirmer votre identité avant d’activer cette fonction. C’est le titulaire du compte qui doit effectuer cette procédure. Découvrez les critères d’abonnement à la Solution PDV Square.

Avec la Protection en cas d’absence, vous disposerez de deux options : imposer des frais au service ou des frais fixes au rendez-vous.

Remarque sur la Protection en cas d’absence facturée au service

Selon le mode de création du service, le montant par défaut des frais pour absence facturés au service variera.

Services créés dans l’application

Comme il n’y a pas de champ où ajouter les frais d’absence dans l’application Rendez-vous, si vous activez la Protection en cas d’absence au service pour des éléments créés dans l’application, les frais par défaut seront de 50 % du prix du service.

Services créés en ligne

Si vous créez un service à partir du tableau de bord Rendez-vous, vous aurez la possibilité d’entrer les frais d’absence au service. Pour les éléments créés dans le tableau de bord Rendez-vous, les frais par défaut facturés au service seront de 0 $. Pour modifier ce montant, entrez simplement la somme à facturer aux clients à l’onglet Services au cas où ils annuleraient ou déplaceraient leur rendez-vous après le délai prévu.

Activer la Protection en cas d’absence

Pour activer la Protection en cas d’absence en ligne :

  1. Accédez à l’onglet Paramètres du tableau de bord Rendez-vous, puis cliquez sur Paiements et annulations.
  2. Sélectionnez Réservation avec protection en cas d’absence.
  3. Déterminez les frais fixes de l’annulation facturée au rendez-vous ou activez la facturation au service. Remarque : Lorsque la Protection en cas d’absence est activée pour chaque service, les frais d’annulation par défaut seront de 50 % du coût du service pour un service créé dans l’application et de 0 $ pour un service créé en ligne. Pour modifier ces frais, accédez à l’onglet Services afin d’y inscrire vos frais d’annulation.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Les frais d’annulation facturés au rendez-vous sont limités à 650 $.

Pour activer la Protection en cas d’absence à partir de l’application Rendez-vous Square :

  1. Touchez les trois lignes horizontales pour faire apparaître la barre de navigation.
  2. Touchez Paramètres, Réservation en ligne, puis Paiements en ligne.
  3. Touchez Conserver la carte pour la protection en cas d’absence.

Si vous activez la Protection en cas d’absence à partir de l’application Rendez-vous Square avant d’adopter une politique d’annulation à l’aide des étapes ci-dessus, les paramètres par défaut qui suivent s’appliqueront :

  • Délai d’annulation : 24 heures avant le rendez-vous.
  • Frais d’annulation : 50 % du prix du service pour un service créé dans l’application, 0 $ pour un service créé en ligne.

Pour modifier ces paramètres, accédez à l’onglet Services.

Il est possible de modifier le délai d’annulation dans la section Calendrier et réservation du tableau de bord Rendez-vous Square. Pour modifier les frais d’annulation, accédez à la section Paiements et annulations.

À ce point, les clients devront entrer leurs données de paiement pour terminer leur demande de rendez-vous. Celles-ci ne seront conservées que pour la Protection en cas d’absence et ne seront enregistrées ni pour le paiement ni pour les réservations futures.

Consultez le blogue de Square pour obtenir des conseils sur la réduction des absences aux rendez-vous.

Modifier les frais d’annulation facturés au service

Si vous choisissez de facturer des frais d’annulation pour chaque service, les frais d’annulation par défaut seront de 50 % du coût du service pour un service créé dans l’application et de 0 $ pour un service créé en ligne. Vous pouvez modifier ces frais en tout temps.

Voici comment faire :

  1. Connectez-vous au tableau de bord Rendez-vous, puis accédez aux Services.
  2. Cliquez sur le service à modifier.
  3. Sous Tarification, entrez les nouveaux Frais d’annulation.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

L’annulation des rendez-vous et les absences aux rendez-vous

Si un client demande l’annulation ou la modification d’un rendez-vous alors que le délai d’annulation est dépassé, vous aurez la possibilité d’appliquer votre politique d’annulation.

En cas d’activation d’une politique d’annulation, l’application de la politique demeurera à votre entière discrétion. Vous disposerez de deux semaines (14 jours civils) pour facturer les frais au client. Si vous le faites, le client recevra un avis par courriel, qui pourra inclure une remarque de votre part, l’informant des frais découlant de son annulation du rendez-vous. Le client aura aussi été informé de votre politique au moment de l’annulation après le délai prévu.

Des frais sont portés à la carte de paiement du client lorsque vous décidez d’appliquer votre politique d’annulation. Si la carte est refusée, vous devrez communiquer avec le client et convenir avec lui d’un autre mode de paiement.

L’encaissement de frais d’annulation vous coûtera 2,9 % + 0,30 $ de frais de traitement, et les frais seront déposés dans le compte bancaire associé à Square selon votre calendrier des dépôts.

Remarque : Les rendez-vous annulés apparaissent en gris, et les absences aux rendez-vous apparaissent en rouge dans le dossier du client.