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Guide des premiers pas avec Rendez-vous Square

Rendez-vous Square est un système d’établissement de calendrier d’une grande souplesse pour votre entreprise et d’une grande simplicité pour les clients. Le présent guide vous aidera à mettre sur pied et à exploiter votre compte Rendez-vous, ainsi qu’à en tirer le maximum.

S’inscrire

Lorsque vous vous inscrivez à Rendez-vous Square, vous obtenez l’accès aux outils d’établissement de calendrier de Square. Qu’ils vous connaissent ou soient sur le point de vous découvrir, les clients trouveront facilement les détails de vos services. Ils pourront aussi consulter votre disponibilité et prendre des rendez-vous à partir de votre site Web ou de votre site de réservation Square gratuit.

La tarification de Rendez-vous Square dépend du nombre d’employés associés au compte. Si vous utilisez Rendez-vous Square pour usage individuel, vous ne paierez pas de frais d’abonnement mensuels.

Dès lors que vous créez des employés qui géreront et programmeront des rendez-vous dans votre compte, nous facturerons des frais de service mensuels en fonction du nombre d’employés actifs associés à votre compte.

  • Rendez-vous pour usage individuel : Gratuit.
  • 2 à 5 employés : 60 $ canadiens par mois et frais de traitement de 2,65 % pour les cartes autres que Interac et de 0,10 $ pour les cartes Interac.
  • 6 à 11 employés : 110 $ canadiens par mois et frais de traitement de 2,65 % pour les cartes autres que Interac et de 0,10 $ pour les cartes Interac.
  • Plus de 11 employés : Veuillez communiquer avec nous.

Apprenez-en davantage au sujet des frais de traitement des paiements Square.

Télécharger l’application Rendez-vous Square : Si vous utilisez un iPhone ou un iPad, téléchargez gratuitement l’application Rendez-vous Square pour gérer vos rendez-vous directement de votre appareil mobile.

En savoir plus sur le téléchargement de Rendez-vous Square.

Configurer de multiples points de vente : Si votre entreprise a des activités dans de multiples points de vente, vous pouvez créer de multiples profils, afin d’organiser les données sur le personnel et les réservations par point de vente. Il n’y a pas de frais supplémentaires pour la configuration de multiples points de vente dans Rendez-vous Square.

Remarque : La solution Rendez-vous ne soutient pas la réservation de classe à ce stade.

Personnel

La première étape de configuration d’un rendez-vous en ligne consiste à créer des profils dans Rendez-vous Square pour vous et pour vos employés. Dans chaque profil, vous êtes en mesure de configurer les heures de disponibilité, les services offerts et les autorisations générales.

Remarque : Bien que Rendez-vous Square soit gratuit pour usage individuel, dès que vous créez un profil d’employé, des frais d’abonnement mensuels seront exigés.

Créer le personnel : Quand vous créez des membres du personnel, vous pouvez modifier l’accès à leur calendrier, configurer leurs disponibilités pour les rendez-vous, préciser les différents tarifs et gérer leurs paramètres de notification. Accordez différents niveaux d’accès quand vous créez un profil d’employé et affectez le personnel à un groupe d’autorisation précis. Si vous comptez plusieurs points de vente, vous pouvez affecter un employé à un seul ou à tous les points de vente.

Définir les heures du personnel : Vous pouvez définir des heures distinctes pour chaque membre du personnel, sans égard aux heures d’ouverture du point de vente. Les clients peuvent uniquement prendre rendez-vous avec un membre du personnel durant les heures pendant lesquelles cette personne est disponible.

Fiches de présence : Créez un membre du personnel et attribuez-lui un code confidentiel pour effectuer le suivi de ses heures travaillées. Avec la fonction Rapport sur les fiches de présence Square, vous épargnerez du temps pour le calcul des heures des employés et la production de la paie.

Régler la visibilité de l’employé : Si vous souhaitez ajouter ou enlever un membre du personnel de votre site de réservation en ligne, vous pouvez le faire à partir de son profil. Les clients ne verront pas les employés à moins que ces derniers ne soient activés pour les réservations en ligne.

Pour en savoir plus sur la création du personnel, consultez le Centre d’assistance.

Services

La prochaine étape pour accepter les rendez-vous par le biais de votre compte Square consiste à créer les services pouvant être réservés. Vous pouvez activer les services de réservation en ligne et choisir le personnel qui peut offrir des services précis.

Créer des services : Vous pouvez créer des services à partir de votre Tableau de bord Rendez-vous en ligne, ou à partir de votre application Rendez-vous. Quand vous créez des services, en plus d’en établir le prix et la durée, assurez-vous de les activer pour la réservation en ligne.

Tarification des services : Il existe quelques options pour la tarification de vos services. Vous pouvez choisir entre les options À prix fixe, À partir de, Gratuit, Le tarif varie ou Appelez-nous pour gérer la tarification au cas par cas.

Activer les services pour réservation en ligne : Après avoir créé des services, vous pouvez activer ou désactiver leur visibilité pour réservation en ligne. Si vous offrez un service saisonnier ou n’offrez pas un service pendant un certain temps, vous pouvez masquer vos services sans les supprimer en désactivant la Visibilité pour réservation en ligne.

Affecter du personnel aux services : Les membres du personnel n’offrent pas tous les mêmes services. Personnalisez la liste des services offerts par chaque membre de votre personnel dans son profil individuel. Les services que vous activez pour un membre du personnel en particulier apparaîtront quand vos clients accéderont à votre site de réservation en ligne gratuit.

Modifier l’ordre d’affichage des services : Vous avez le plein contrôle sur l’ordre dans lequel vos services apparaissent. Par défaut, vos services apparaîtront selon leur ordre de création. Essayez de présenter vos services les plus populaires au début de la liste de vos services spécialisés, ou utilisez simplement l’ordre de présentation par défaut.

En savoir plus sur la création et la modification de vos services.

Réservation en ligne

Créer un rendez-vous d’essai : Après avoir créé vos services et les membres de votre personnel, il est utile de suivre le processus et de créer un rendez-vous d’essai. Pour vous familiariser avec l’ajout d'événements à votre calendrier, accédez à votre Tableau de bord Rendez-vous en ligne et créez un rendez-vous d’essai. Les rendez-vous d’essai sont utiles, puisque le processus sera le même si vous décidez de prendre vous-même un rendez-vous pour un client plutôt que de le diriger vers votre site de réservation.

Créer un événement personnel : En plus des rendez-vous avec les clients, vous pouvez ajouter des événements personnels pour vous aider à garder votre horaire organisé. L'ajout d'un événement personnel, comme un repas au restaurant, fera passer votre état à « non disponible » pour une réservation en ligne pendant toute la durée de l’événement.

Accepter les rendez-vous manuellement ou automatiquement: Selon votre préférence, vous pouvez examiner chaque rendez-vous demandé par vos clients avant de les accepter, ou accepter automatiquement tous les rendez-vous quand ils sont demandés.

Définir les exigences de facturation pour la réservation : Choisissez entre trois options de paiement pour la réservation en ligne : Aucune exigence pour prendre un rendez-vous, Conserver la carte pour la protection en cas d’absence et Exiger un paiement anticipé.

En savoir plus sur les exigences de paiement pour la réservation.

Conserver la carte pour la protection en cas d’absence : Qu’est-ce que la protection en cas d’absence? L’activation de la protection en cas d’absence fera en sorte que les clients devront entrer les renseignements de leur carte avant que le rendez-vous ne soit officiellement confirmé. Quand vous activez la protection en cas d’absence, vous pouvez établir le délai minimum pour une annulation et également le montant ou le pourcentage facturé si le client annule après le délai établi.

Personnaliser votre profil : Modifiez les renseignements concernant un ou plusieurs points de vente. Les renseignements dans le profil du point de vente apparaîtront sur votre site de réservation, dans le gadget logiciel du site Web et dans vos communications par courriel.

Configurer votre site de réservation : Vous avez accès à un site de réservation en ligne gratuit sur lequel vos clients peuvent prendre des rendez-vous avec vous et avec votre personnel. Si vous exploitez plusieurs points de vente, chaque point de vente aura une adresse URL unique.

Intégrer la prise de rendez-vous sur votre site Web : Si vous possédez déjà un site Web, intégrez un bouton de réservation ou un gadget logiciel en insérant votre code HTML unique qui est généré automatiquement pour chaque compte Rendez-vous. Vous pouvez également personnaliser le texte et la couleur de votre bouton de réservation afin qu'ils s’agencent au concept de votre site Web.

En savoir plus sur l’utilisation du gadget logiciel de réservation intégré.

Configurer votre politique et vos frais d’annulation : Chaque entreprise est différente. Par conséquent, en précisant clairement votre politique d’annulation, vous pouvez aider vos clients à comprendre vos besoins relatifs à l’exploitation de votre entreprise au quotidien. Au moment de définir votre politique d’annulation, choisissez le montant que vous voulez facturer si votre client annule son rendez-vous après votre délai établi.

En plus de la politique d’annulation exigée, rédigez une note facultative pour préciser toute autre directive ou exigences. Votre client peut voir la politique d’annulation au moment de faire sa réservation.

En savoir plus sur la définition de votre politique d’annulation.

Clients

La création et le maintien d’une base de clients est une composante essentielle de l’exploitation de votre entreprise. L’application Rendez-vous Square comprend des outils conçus pour vous aider à gérer les coordonnées de vos clients et les rendez-vous précédents, et à commercialiser vos services pour des groupes ciblés.

Importer votre liste de clients en lot : Si vous possédez déjà une liste de clients, importez en lot leurs renseignements directement dans votre compte Square. Si vous n’avez pas de liste de clients, vous serez en mesure d’inviter les clients dans votre répertoire ou de créer manuellement les profils des clients. Les clients seront également automatiquement ajoutés à votre répertoire après avoir effectué une réservation. En savoir plus sur l’importation de votre liste de clients.

Créer des clients : Créez des clients manuellement à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Quand vous créez un client, vous pouvez saisir ses coordonnées et les attribuer à des groupes spécifiques afin de vous aider à demeurer organisé.

Gérer les communications sur les rendez-vous : Les communications sur les rendez-vous comprennent des textos et des courriels de rappel personnalisables qui sont envoyés automatiquement. Choisissez la fréquence à laquelle envoyer un message menant à la prise du prochain rendez-vous.

Inviter les clients : Quand vous ajoutez le nom et l’adresse courriel d’un client, il recevra votre message personnalisé lui indiquant que vous offrez un service de réservation en ligne avec l’application Rendez-vous Square. La saisie des renseignements du client créera également un profil du client sous l’onglet Clients de votre tableau de bord Rendez-vous en ligne.

Gérer ou supprimer des clients : Assurez-vous que votre liste de contacts est à jour en supprimant les clients que vous n’avez pas vus depuis un certain temps. Bien que vous puissiez créer et supprimer des clients à partir de l’onglet Clients dans votre Tableau de bord Rendez-vous, vous pouvez également effectuer des actions en lot, comme l’importation, l’exportation et le regroupement à partir de l’onglet Clients dans votre Tableau de bord Square principal.

Calendrier

Votre calendrier vous aide à gérer votre journée, votre semaine ou votre mois, en un coup d’œil. Filtrez les renseignements affichés par période, employé et point de vente.

Parcourir votre calendrier : Personnalisez votre calendrier en utilisant les filtres en haut de page. Affichez uniquement vos rendez-vous ou vos rendez-vous et ceux de votre personnel côte-à-côte. Les rendez-vous sont chromocodés par employé et vous pouvez mettre à jour vos préférences de couleur en sélectionnant un nouveau choix dans la grille de couleurs au bas de chaque profil d’employé individuel.

Synchroniser votre calendrier personnel : Importez votre calendrier Google personnel ou professionnel dans votre calendrier Rendez-vous Square pour gérer votre horaire au même endroit. Vous et votre personnel êtes en mesure de synchroniser vos calendriers Google — vous pouvez actualiser, supprimer ou réinitialiser vos préférences en tout temps.

En savoir plus sur la synchronisation de votre calendrier personnel ou professionnel

Planifier un rendez-vous d’un client : Ajoutez le rendez-vous d’un client en tout temps, en sélectionnant un créneau horaire directement dans votre calendrier ou en cliquant sur Créer un rendez-vous, vous pouvez ajouter les renseignements concernant votre client, lui prendre un rendez-vous avec un membre de votre personnel et sélectionnez les services à venir.

En savoir plus sur l’utilisation du calendrier Rendez-vous.

Paiements et rapports

Encaisser le paiement avec l’application Rendez-vous: L’application Rendez-vous vous permet d’afficher, de créer, de modifier et d’accepter les rendez-vous. Vous pouvez également afficher les renseignements concernant vos clients et facturer directement les clients pour les rendez-vous à partir de l’application. Quand le client est prêt à payer, sélectionnez simplement Passer en revue et passer à la caisse. Les services et les articles seront automatiquement entrés à partir des détails du rendez-vous. En savoir plus sur le passage en caisse avec l’application Rendez-vous.

Afficher les transactions et les rapports : Square offre des outils puissants de production de rapports pour vous fournir des données sur la croissance de votre entreprise. Affichez les transactions ou les rapports individuels selon une ventilation hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. En savoir plus sur l’utilisation des fonctions de rapports de Square.

Suivre les ventes des employés : Avec votre abonnement à l’application Rendez-vous, vous aurez la capacité de suivre les ventes de vos employés après avoir créé un profil d’employé à partir de votre Tableau de bord Square en ligne. Lorsque vous terminez une transaction, la vente est associée à l’employé avec lequel le rendez-vous a été pris.

Si vous traitez un paiement sans qu’un rendez-vous ne soit pris, la vente sera attribuée au membre du personnel connecté.

En savoir plus sur les paiements avec Rendez-vous Square et la gestion des employés.

Afficher l’historique des rendez-vous : Affichez l’historique complet des rendez-vous en tout temps. L’historique des rendez-vous vous permet d’effectuer une recherche par nom du client, nom du service ou membre du personnel. Vous pouvez également exporter cette information.