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Gérer vos paramètres de compte Rendez-vous Square

Gérez votre compte Rendez-vous Square, dont vos réglages de calendrier et de réservation, vos paiements, votre politique d’annulation, les relations avec les clients et les historiques à partir de l’onglet Paramètres du tableau de bord Rendez-vous Square.

Personnaliser son profil public de rendez-vous

Si vous êtes déjà un commerçant Square, les renseignements de base sur votre entreprise sont automatiquement transférées dans votre compte Rendez-vous. Pour personnaliser ou modifier votre profil Rendez-vous Square, suivez les étapes ci-dessous. Les renseignements qui se trouvent dans le profil du point de vente apparaîtront dans votre site de réservation, le gadget logiciel de votre site Web et vos communications par courriel.

  1. À partir du Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Compte et paramètres, puis sur Points de vente.
  2. Sélectionnez ou créez un point de vente, puis entrez les coordonnées de l’entreprise.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Au départ, les heures d’ouverture et le fuseau horaire indiqués dans le profil de point de vente déterminent aussi la disponibilité du personnel. Il est possible de personnaliser la disponibilité du personnel à partir de la section Personnel de votre compte Rendez-vous. La modification de l’horaire d’un employé ne modifie pas vos heures d’ouverture globales.

Gérer les paramètres du calendrier et de la programmation de rendez-vous

À partir des Paramètres, gérez la manière dont les rendez-vous sont offerts aux clients.

Préférences de rendez-vous

Déterminez si les clients doivent demander un rendez-vous ou si la possibilité de réserver leur garantit un rendez-vous. Pour autoriser les clients à gérer leurs rendez-vous, cochez la case Les clients peuvent déplacer ou annuler leurs rendez-vous. Si cette option est activée, le client qui ouvrira son courriel ou texto de confirmation de rendez-vous pourra le modifier.

Intégration de calendrier

Intégrez votre calendrier Rendez-vous Square à votre agenda Google personnel, pour consulter vos rendez-vous et événements sur les deux plateformes. Apprenez à synchroniser vos calendriers.

Réservation en ligne

Voici les paramètres de gestion de la prise de rendez-vous :

  • Le paramètre Les rendez-vous sont programmés : détermine à quel moment les rendez-vous peuvent être programmés.

    • L’option Selon la durée du service : divise la grille horaire disponible en créneaux horaires qui correspondent à la durée du service. Par exemple, un service d’une durée de 20 minutes entraînera la création de créneaux de 20 minutes.

    • L’option Tous les quarts d’heure : affiche des créneaux de quinze minutes, par exemple à 15 h, 15 h 15, 15 h 30, 15 h 45.

    • L’option Toutes les demi-heure : affiche des créneaux de trente minutes, par exemple à 15 h, 15 h 30, 16 h.

    • L’option Toutes les heures : affiche des créneaux d’une heure, par exemple à 15 h, 16 h, 17 h.

  • Le paramètre Les rendez-vous doivent être pris un certain temps à l’avance : permet de déterminer le délai de réservation du rendez-vous, d’une heure à une semaine.

  • Le paramètre Durée maximale allouée aux clients pour annuler ou reprogrammer : détermine jusqu’à quel moment les clients peuvent annuler ou déplacer un rendez-vous.

  • Le paramètre Les rendez-vous ne peuvent être réservés au delà de : détermine jusqu’à quand les clients peuvent prendre rendez-vous. Il est utile lorsque l’on ne connaît pas le temps dont on disposera dans quelques semaines ou mois.

  • Le paramètre Afficher l’option pour réserver avec n’importe quel employé disponible : permet aux clients de choisir parmi tous les créneaux libres pour quelque employé que ce soit.

  • Le paramètre Permettre la réservation en ligne de plusieurs services : permet aux clients de réserver de multiples services pour un même rendez-vous lorsqu’ils font une réservation en ligne.

Faux filtre

Le faux filtre permet de gérer les créneaux offerts à la réservation dans le calendrier que consulte le client.

  • Désactivé : Cette option n’applique aucun filtre à votre calendrier.
  • Légèrement occupé : Cette option retire environ 25 % de vos heures d’ouverture.
  • Occupé modérément : Cette option retire environ 40 % de vos heures d’ouverture.
  • Très occupé : Cette option retire environ 50 % de vos heures d’ouverture.

Gérer les communications relatives aux rendez-vous

Rappels par courriel et par message texte

Réglez les paramètres de rappels par courriel et message texte à partir de la section Communications de votre tableau de bord.

Personnaliser les courriels aux clients

Toutes les notifications pouvant être envoyées aux clients qui prennent rendez-vous auprès de vous se trouvent dans la section Communications. Cliquez sur le modèle de courriel ou de texto de votre choix pour le personnaliser.

Ajouter et gérer des clients

À partir de la section Clients, stockez et mettez à jour les coordonnées des clients et consultez l’historique des réservations du client et des courriels échangés avec lui.

Pour ajouter des clients un à la fois :

  1. Cliquez sur Créer un client dans le coin supérieur droit de la page.
  2. Entrez les renseignements sur le client, puis cliquez sur Enregistrer.

Il est aussi possible d’exporter en lot les coordonnées des clients se trouvant dans vos dossiers.

Historique des rendez-vous

À partir de l’Historique, consultez et exportez votre historique de rendez-vous. Cliquez sur Exporter dans le coin supérieur droit pour exporter le fichier CSV de l’historique dans vos dossiers. Le fichier CSV de l’historique indique l’historique des rendez-vous, dont le point de vente, le statut du rendez-vous, l’adresse, les services rendus, la durée, le nom du client, l’adresse courriel du client, le numéro de téléphone du client, ainsi que l’employé qui a rendu les services.

Gérer les services

Préparez une liste des services que vous offrez et choisissez les membres du personnel qui pourront être affectés à ces services. Pour en savoir plus sur le remplacement de ces paramètres, accédez à la rubrique gadgets logiciels de site Web intégrables.

Créer des services

Créez vos services à partir de l’onglet Services de votre tableau de bord Rendez-vous Square :

  1. Cliquez sur Créer un service.
  2. Entrez le nom du service, la description, la durée et une option de tarification.
  3. Déterminez si le service sera offert aux clients au moment des réservations en ligne.
  4. Déterminez quels employés pourront être demandés pour ce service.
  5. Bloquez les périodes de transition nécessaires entre les rendez-vous, puis cliquez sur Enregistrer.

Options de tarification

Les prix de nombreux services varient en fonction du client et de la durée du service. Les options de tarification offrent la possibilité de déterminer la façon dont le prix d’un service s’affiche au client potentiel au moment de la réservation en ligne. Voici ces options :

  • Prix fixes : L’option de prix fixe affichera le prix exact.
    • Exemple : « Coupe de cheveux : 50 $ ».
  • À partir de : Cette option permet d’indiquer le point de départ d’une fourchette de prix.
    • Exemple : « Coupe de cheveux : À partir de 50 $ ».
  • Prix variable : Le prix pourra varier.
    • Exemple : « Coupe de cheveux : Prix variable ».
  • Vide : Aucun prix ne s’affichera.
    • Exemple : « Coupe de cheveux ».
  • Gratuit, Offert ou Veuillez nous appeler : La mention s’affichera à côté du service.
    • Exemple : « Coupe de cheveux : Gratuite ».

Modifier l’ordre d’affichage des services

Modifiez l’ordre d’affichage des services dans votre site de réservation et vos widgets de réservation :

  1. Cliquez sur Modifier l’ordre d’affichage dans le haut des Services.
  2. Faites glisser les services pour les réorganiser, puis cliquez sur Enregistrer.