Téléchargez et gérez plusieurs articles à la fois grâce à l’outil d’importation en vrac du Tableau de bord Square en ligne.

Exporter votre catalogue d’articles

Le processus d’exportation a été simplifié de sorte qu’un fichier unique inclut tous les articles et les stocks de tous vos points de vente.

Remarque : Le format Excel (.xlsx) est recommandé pour la plupart des utilisateurs. Le format Excel est pris en charge par tous les tableurs modernes, y compris Microsoft Excel, Apple Numbers et Google Feuilles de calcul.

Remarque : Le format Excel est formaté en texte et non en chiffres. Si vous souhaitez utiliser le fichier du catalogue d’articles pour l’exécution de fonctions numériques, vous devez convertir le fichier en format numérique.

Le format de fichier a changé afin de permettre le traitement des catalogues d’articles plus complexes et l’amélioration de la gestion de points de vente multiples. Avant de tenter d’importer des modifications au catalogue, il est recommandé d’exporter une nouvelle copie de votre catalogue d’articles.

Pour exporter une copie de votre catalogue d’articles :

  1. Accédez à la section Articles de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Exporter en haut à droite, puis sur Confirmer l’exportation.
  3. Choisissez un format, Excel (.xlsx) ou CSV. Une feuille de calcul est téléchargée sur votre ordinateur.
Exporter les descriptions des champs du fichier
Jeton Le Tableau de bord Square renseigne automatiquement ce jeton. Si vous importez un nouvel article, laissez ce champ vide. Si vous modifiez des articles, ne modifiez pas le jeton.
Nom de l’article Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. Comprend un nombre maximal de 128 caractères.
Description Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. Comprend un nombre maximal de 1 024 caractères.
Catégorie Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. Comprend un nombre maximal de 128 caractères.
UGS Un UGS distinct doit être associé à chacune des variantes.
Nom de la variante Il peut s’agir de chiffres, de lettres ou de symboles. Comprend un nombre maximal de 128 caractères.
Prix Il peut s’agir d’une valeur numérique d’au moins 0,00 $ (il faut une valeur positive pour établir un prix fixe). Vous pouvez également laisser le champ vide ou ajouter la valeur « Variable » pour indiquer qu’il s’agit d’un prix variable.
[Le nom de votre point de vente] activé Oui ou non. Cette valeur permet d’indiquer si l’article peut être vu ou non dans un point de vente particulier. Si vous disposez d’un seul point de vente et que cette colonne s’affiche, vérifiez si la valeur Oui est sélectionnée pour tous les articles.
Quantité actuelle [le nom de votre point de vente] Valeur numérique. Il s’agit de l’indication de la quantité d’articles en stock si vous utilisez l’option Gestion des stocks. Les modifications apportées à ce champ ne sont pas prises en compte à l’importation.
Nouvelle quantité [le nom de votre point de vente] Valeur numérique. Si vous utilisez l’option Gestion des stocks, entrez la quantité actuelle en stock ici. Ce nombre remplacera toute autre quantité en stock indiquée.
Notification de stock activée [le nom de votre point de vente] Si vous utilisez l’option Gestion des stocks, indiquez si oui ou non il faut activer les notifications de stock sur les articles.
Notification des quantités en stock [le nom de votre point de vente] Valeur numérique. Si vous utilisez la Gestion des stocks et que les notifications sont activées, saisissez ici la quantité à laquelle vous serez averti.
Prix [le nom de votre point de vente] Valeur numérique.
Taxe [le nom de la taxe] Si vous avez créé une taxe, définissez si oui ou non une taxe s’applique à l’article.

Modifier un fichier CSV

Remarque : Les informations suivantes ne s’appliquent que si vous utilisez le format .csv, et non le format Excel (.xlsx).

Même si vous êtes en mesure d’importer les données CSV dans une feuille de calcul, si votre catalogue d’articles contient des UGS, n’ouvrez pas directement le fichier, car certains tableurs électroniques (c’est-à-dire, Excel, Numbers, etc.) modifieront les UGS sans avertissement. En fait, le tableur électronique peut supprimer les zéros non significatifs (p. ex., 12345 devient 12345) ou convertir vos UGS en fonction de la notation scientifique (p. ex., 12345678999 devient 1.2346E + 10).

Si votre fichier CSV comporte des UGS, suivez les étapes indiquées ci-dessous pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs dans les fichiers CSV :

Importer des données CSV dans Microsoft Excel

  1. Créez une nouvelle feuille de calcul dans Microsoft Excel.
  2. Sélectionnez Fichier, puis Importer à partir du menu principal.
  3. Sélectionnez l’option Fichier CSV et cliquez sur Importer.
  4. Sélectionnez le fichier CSV que vous avez exporté à partir de votre catalogue d’articles et cliquez sur Obtenir des données.
  5. Votre assistant d’importation s’ouvre :
    • Cliquez sur Suivant.
    • Assurez-vous que la virgule est le seul séparateur coché, puis cliquez sur Suivant.
    • Passez votre souris sur la colonne UGS et modifiez le format de données de colonne à Texte, puis cliquez sur Terminer.
  6. Sélectionnez Nouveau classeur et cliquez sur OK pour terminer l’importation.

Importer des données CSV dans Google Feuilles de calcul

  1. Créez une nouvelle feuille de calcul dans Google Disque.
  2. Sélectionnez Fichier, puis Importer à partir du menu principal.
  3. Sélectionnez l’onglet Télécharger et choisissez le fichier CSV exporté à partir de votre catalogue d’articles.
  4. Une fois le fichier téléchargé, une fenêtre contextuelle « Importer un fichier » s’ouvre. Configurez l’option « Convertir le texte en nombres et dates » sur Non.
  5. Cliquez sur Importer pour terminer l’importation.

Télécharger votre catalogue d’articles

  1. Accédez à la section Articles de votre Tableau de bord Square en ligne.
  2. Cliquez sur Importer dans le coin supérieur droit de la page.
  3. Sélectionnez Modifier mon catalogue d’articles pour ajouter de nouveaux articles ou modifier des articles existants, ou Remplacer mon catalogue d’articles pour remplacer tous les articles existants par les articles que vous téléchargez.
  4. Cliquez sur Suivant, puis sur Télécharger notre fichier modèle. Choisissez entre le format Excel (.xlsx), recommandé pour la majorité des utilisateurs, ou le format CSV.

    Remarque : Si vous utilisez le navigateur Safari, vous devrez effectuer un clic droit sur le lien Téléchargez notre fichier modèle et enregistrer le fichier sur votre ordinateur.

  5. Ouvrez le fichier intitulé « catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx ou .csv » enregistré sur votre ordinateur à l’étape 4 dans Excel (.xlsx) ou un autre tableur.

    Remarque : Pour modifier votre fichier CSV, nous vous recommandons d’utiliser la version la plus récente de votre tableur.

  6. Saisissez les données relatives à vos articles dans les colonnes du fichier. Lorsque vous modifiez le modèle, portez attention aux points suivants :
    • Ne touchez pas aux données de la colonne Jeton et n’effacez pas les colonnes vides.
    • Toute modification apportée à la colonne « Nouvelle quantité » remplacera la quantité d’articles existante. Si vous mettez un 0 dans la colonne « Nouvelle quantité », votre stock de cet article sera fixé à 0 pour ce point de vente.
    • Si vous laissez vide le champs Catégorie, l’article sera classé Sans catégorie.
      * Lorsque de nouvelles valeurs sont identifiées dans la colonne Catégorie, de nouvelles catégories sont créées.
      * Si vous laissez vide ou inscrivez la notation « Variable » dans le champ du prix, un article à prix variable est créé.
      * Lorsque le champ des options est vide, les options sont désactivées. Si vous voulez qu’une option spécifique soit appliquée à un article, placez un « Y » dans la colonne des Groupes d’option correspondante.

    Modifiez vos préférences de taxes et d’options depuis le fichier CSV d’importation des articles

    Remarque : Vous pouvez définir le prix, la quantité en stock ou la disponibilité pour un point de vente spécifique dans les colonnes de point de vente. Par exemple, définir un prix dans la colonne « Prix point de vente 2 » déterminera le prix de l’article à ce point de vente.

  7. Enregistrez le fichier Excel (.xlsx) ou CSV modifié sur votre ordinateur.

  8. Faites glisser votre fichier Excel (.xlxs) ou CSV dans la zone de téléchargement ou cliquez sur Sélectionner depuis votre ordinateur, puis sur Télécharger.

  9. Vérifiez vos modifications, puis cliquez sur Confirmer l’importation pour télécharger votre nouveau catalogue d’articles.

  10. Vous serez invité à aligner les attributs de principaux produits Square sur les colonnes importées de votre fichier Excel (.xlsx) ou CSV. Si vous n’avez pas changé les noms des colonnes dans le fichier téléchargé à partir de Square, les attributs de produit devraient être mis en correspondance automatiquement. Passez en revue les attributs dans votre fichier et dans Square et faites les modifications nécessaires.
    • Les colonnes suivantes sont obligatoires : nom de l’article, nom de la variante, description, SKU. Si vous avez plus d’un point de vente, la colonne [Point de vente} activé doit aussi être incluse.
    • De plus, la colonne Taxe requiert un format d’en-tête spécial. L’en-tête de la colonne Taxe doit comprendre un pourcentage entre parenthèses. Par exemple, « Taxe de vente (7 %) ».
  11. Cliquez sur Confirmer pour télécharger vos modifications.

Assurez-vous de cliquer sur Confirmer.

Remarque : Vous ne pourrez plus revenir à votre ancien catalogue d’articles après avoir cliqué sur Confirmer l’importation.

Apprenez comment régler les problèmes touchant les fichiers CSV.